Faze kvalitetnog onboarding procesa

Vjerojatno već slutite da je odgovor nažalost ne. Kao i s većinom stvari na svijetu, savršen onboarding nije moguć. Zapravo sam koncept savršenog onboardinga nema smisla jer se onboarding proces treba prilagođavati potrebama organizacije. Neke organizacije će trebati puno pripreme prije samog prvog radnog dana zaposlenika, dok neke druge neće vidjeti potrebu za tim.

Da bismo znali odlučiti koje faktore uključiti u program te koja vrsta onboardinga će donijeti najbolje rezultate za organizaciju, moramo znati što je zapravo onboarding. Potrebno je poznavati potrebe svojih novih zaposlenika, a istovremeno i poznavati svoju organizaciju da bismo znali kako organizirati onboarding. Ako su pozicije vrlo složene, a zaposlenici neiskusni, postojat će potreba za opsežnijim i detaljnijim onboardingom. Za neke druge organizacije i zaposlenike, bit će dovoljna standardna obuka i upoznavanje s kolegama.

Stoga, na neki način možemo zaključiti da savršen onboarding postoji, ali samo za jednu organizaciju. Ono što je savršeno vašoj organizaciji možda neće odgovarati nekoj drugoj. Ipak, onboarding i njegov razvoj kroz povijest te godine iskustva i istraživanja neke faze onboardinga pokazale su se nužnima da bi taj proces bio uspješan. Bitno je napomenuti da su te faze ključ za efikasan početak rada novih zaposlenika. Kada osmišljavate svoj onboarding proces, bilo bi dobro imati na umu upravo ove faze koje ćemo podrobnije opisati u nastavku.

Pre-boarding priprema

Iako je logično razmišljati kako je zaposlenicima prvi dan posla najvažniji, stoga onboarding treba krenuti tad, to ipak nije u potpunosti istina. Ponekad je iznimno korisno osmisliti neku vrstu pripreme prije samog onboarding procesa. Ta priprema ima za cilj stvoriti pozitivan prvi dojam za nove zaposlenike te smanjiti tremu i nervozu koju osjećaju prije svojeg prvog radnog dana. Primjer kako izgleda pre-boarding ili priprema za onboarding jest da se novim zaposlenicima daju sve nužne informacije vezane uz njihovo radno mjesto, rad organizacije i ostalog osoblja. Unutar toga se može uključiti pravila organizacije, različite relevantne resurse i izvore informacija za nove radnike. Stoga se u zadnje vrijeme koristi kombinirana uloga softvera i osobnog kontakta u onboardingu.

Osim davanja informacija, tijekom pre-boardinga je dobro i upoznati nove zaposlene s timovima u kojima će raditi ili s kojima će surađivati. Također, ako postoji mogućnost za to, davanje virtualnog obilaska organizacije može značajno smanjiti stres zaposlenika oko započinjanja novog posla. Osjećati će se sigurnije i samopouzdanije ako imaju priliku prije prvog radnog dana obići radno mjesto i organizaciju da bi se što bolje snašli. Osim toga, mogu se u pre-boarding aktivnosti uključiti i personalizirane poruke dobrodošlice ili paketi dobrodošlice. Svi zaposlenici se vole osjećati pripadnost zajednici, pa tako i novi zaposlenici. Ako pridodamo pažnju njihovom dolasku s malim znakovima pažnje, kao što su primjerice majice, kape ili slični rekviziti s logom organizacije, paketi proizvoda koje organizacija proizvodi i slično, zaposlenici će se osjećati viđeno i cijenjeno. Ako angažiramo zaposlenike i prije njihovog prvog radnog dana i damo im pažnju, promičemo osjećaj pripadanja i uzbuđenja kod zaposlenika. Time se osigurava glatki prijelaz na novo radno mjesto te se uobičajeni osjećaji nervoze pretvaraju u motiviranost za rad.

Obuka zaposlenika je neizostavna

Još jedna faza koju je bitno uključiti u onboarding proces jest orijentacija i obuka. Ona je ključna za davanje novih i korisnih alata zaposlenicima. Ova faza uključuje opremanje zaposlenika sa znanjima i vještinama koje su ključne da bi oni mogli raditi svoj posao bez poteškoća. Primjerice, ako se radi o proizvodnji, zaposlenike trebamo podučiti kako određeni strojevi funkcioniraju, postoje li neka vremenska ograničenja i okviri koji se moraju poštivati i slično. Ova faza služi da se zaposlenici osjećaju spremno za početak rada već u prvim danima posla. Osim toga, tijekom ove faze se obrađuju pravila, struktura organizacije i najbitnije informacije o radu.

Struktura organizacije je bitan dio onboarding procesa. O njoj zapravo dosta i ovisi onboarding. Ponekad je struktura organizacije vrlo jednostavna pa nije potrebno prolaziti s novim zaposlenicima ovaj dio. U nekim drugim slučajevima će zaposlenici jedino shvatiti složenu strukturu ako im netko tko je već upoznat s njome objasni. Ove informacije mogu biti vrlo važne kako bi novi zaposlenici znali kome se prvo trebaju obratiti za pomoć i informacije, koji sve kadrovi postoje i koje su im funkcije te kako se općenito posluje u organizaciji.

Unutar ove faze može se pružiti i sveobuhvatna obuka vezana uz specifično područje rada zaposlenika. Ako se detaljno objasni novim zaposlenicima uloga i radni zadaci koje moraju obavljati, ubrzat će se proces učenja i prilagodbe na rad. Odnosno, zaposlenik će puno brže postati samostalan i sposoban za stvaranje novih uspjeha, kako za sebe tako i za organizaciju. Uključivanje ove faze je iznimno važno jer time organizacije demonstriraju predanost napretku zaposlenika.

Dugoročna suradnja za zadovoljstvo poslom

Ključ organizacije čine zaposlenici. Ako zaposlenici nemaju dobre međusobne odnose, postoji velika mogućnost da će zbog toga posao patiti. Što time pokušavamo reći? Kada unutar organizacije imamo neslaganja, konflikte i svađe povećava se vjerojatnost da će se uz to javiti i zabušavanje, demotiviranost i davanje otkaza. Klima i radna atmosfera su jedne od najbitnijih aspekata zadovoljstva na radnom mjestu. Zaposlenici koji su međusobno povezani vjerojatnije će surađivati i odrađivati posao s lakoćom.

Upravo zbog toga je ključno da u onboarding proces uključimo fazu integracije i socijalizacije zaposlenika. Biti na novom radnom mjestu je stresno iz mnogo razloga. Jedan od njih jest to što ne poznajemo nikoga na radnom mjestu i moramo početi graditi odnose s kolegama kako bi nam radno mjesto postalo što ugodnije. Ponekad je to vrlo teško kada dolazimo u novu okolinu. Zbog toga je onboarding proces i osmišljen. Fokus ove faze je ostvarivanje odnosa između novih zaposlenika i kolega, čime se pospješuje osjećaj suradnje.

Ova faza može primjerice uključivati team-building aktivnosti, neformalna druženja ili programe mentorstva. Team-building aktivnosti su posebno korisne kada je priroda radnog mjesta takva da ovisi o radu u timu. Da bi se lakše povezali s ostalim članovima, kroz ovakve aktivnosti novi zaposlenici mogu stvoriti prijateljstva u opuštenom okruženju. Druženje potiče stvaranje pozitivnog radnog okružja što može smanjiti vjerojatnost odlazaka iz poduzeća. Kada se zaposlenici slažu, vjerojatnije će pitati jedni druge za savjet, mišljenje ili pomoć. A to može biti iznimno važno za nove zaposlenike koji su puni nedoumica. Da bismo što više olakšali zaposlenicima prijelaz na novo radno mjesto, onboarding proces treba dio fokusa staviti na socijalizaciju s kolegama, voditeljima i nadređenima.

Povratne informacije su zlata vrijedne

Kada bismo sve ove faze morali rasporediti po važnosti, ova faza bi bila vjerojatno na prvom mjestu. To je faza izvedbe i povratnih informacija. Njezin cilj je uskladiti očekivanja zaposlenika s onima organizacije, pružiti potporu u procesu prilagodbe na radno mjesto i evaluacija napretka novih zaposlenika. Tu veliku ulogu preuzimaju menadžeri koji bi trebali stvoriti vrlo jasne ciljeve koje očekuju da će zaposlenici ispuniti u svojoj izvedbi. Osim toga, rukovoditelji bi trebali i pružati povratne informacije kako bi zaposlenici što više učili i razvijali se u početnim danima svojeg rada.

Konstruktivne povratne informacije mogu pomoći zaposlenicima da sami shvate gdje postoji mjesto za napredak, a koje dijelove opisa radnog mjesta su već usavršili. Osim toga, povratne informacije pružaju mogućnost zaposlenicima da prate svoj vlastiti napredak te da uvide jesu li na pravom putu ili ne. U ovoj fazi možemo i dati priliku samim zaposlenicima da iskažu svoje nedoumice i izazove s kojima se nose na novom radnom mjestu. Isto tako, potičemo kulturu otvorene komunikacije što je od velike važnosti za budućnost.

Osim davanja povratnih informacija zaposlenicima, još jedna vrsta povratnih informacija je bitna. To su povratne informacije o samom onboarding procesu. Naime, koga bolje pitati o uspješnosti onboarding procesa nego same zaposlenike koji prolaze ili  su prošli kroz taj proces. Povratne informacije možemo prikupljati na različite načine, a jedan od najuobičajenijih jest standardiziranim upitnicima. Kada onboarding proces privodimo kraju, podijelimo upitnike tražeći iskreno mišljenje zaposlenika. Kasnije te informacije možemo analizirati te vidjeti koje su jake strane trenutnog onboarding procesa, a koje su slabosti. Zatim možemo poraditi na slabijim stranama i tako usavršiti onboarding proces za našu organizaciju.

Onboarding – dugoročna investicija za budućnost

Zadnja faza koja bi se trebala uključiti u onboarding proces je faza dugoročne integracije zaposlenika. Ona podrazumijeva da održavamo angažman i motiviranost zaposlenika i nakon što sam onboarding proces prođe. Ova faza može uključivati daljnje prilike za usavršavanje i obuku. To se primjerice često može vidjeti u IT sektoru, gdje konstantno postoje ponude za besplatne obuke kojima zaposlenici razvijaju svoje karijere te napreduju. Osim toga, mogu se pružiti i planovi za razvoj karijere rađeni u suradnji sa samim zaposlenicima. Još jedna stavka koja može biti od koristi jest i evaluacija izvedbe odnosno upravljanje učinkom. Tako će zaposlenici moći pratiti svoj napredak, a rukovoditelji će moći procijeniti uspješnost onboarding procesa.

Investiranje u dugoročnu integraciju omogućava organizacijama da iskažu svoju predanost za dobrobit zaposlenika. Time se može doći do rezultata kao što je rast i razvoj zaposlenika, zadovoljstvo poslom i ostanak na radnom mjestu. Ne samo da ovim putem stvaramo brojne prednosti za organizaciju, već i omogućavamo zaposlenicima napredak koji ih može dodatno motivirati i poticati im intrinzičnu motivaciju.
Kvalitetni onboarding je onaj koji je dizajniran sa specifičnim zahtjevima i potrebama svake organizacije. Iako su ove faze ključne da bi onboarding proces bio uspješan, one neće garantirati uspjeh. Razlog tomu jest što je svaka organizacija specifična i ima jedinstvene potrebe za brojne dijelove funkcioniranja, pa tako i za onboarding. Svaka od navedenih faza će uvelike doprinijeti smanjenju straha i stresa koji prvi radni dan donosi sa sobom. Osim toga, ostavlja pozitivan dojam na organizaciju što dugoročno može imati velike benefite za organizaciju. Kada se novi zaposlenici osjećaju viđeno i cijenjeno, to će se pretočiti i u njihov rad, koji će biti kvalitetniji i dragocjeniji.