Blog post znanje

Guši vas sastanak i ne znate što s njim?

Igor Pureta

Sastanak koliko god važan bio zna biti i teška noćna i dnevna mora, ako ga ne znamo organizirati ili usmjeriti u pravom smjeru.

Sastanak treba dobro organizirati.

Ujutro otvorite oči i provjerite elektronsku poštu, poruke te statuse na društvenim mrežama Zatim pogledate u svoj kalendar i vjerojatno vas stisne u grudima jer je stigao barem jedan zahtjev za sastanak. To je jedan u moru onih koje ste za taj dan isplanirali sami ili vam ih je netko drugi isplanirao. Ponekad vam se čak i čini da ništa drugo i ne radite već samo jurite od sastanka do sastanka, a u glavi vam se samo gomilaju neobavljeni poslovi za koje svi očekuju da ih obavite na vrijeme.

Na žalost, često i sami sastanci svojom lošom organizacijom, dugim trajanjem i nedostatkom cilja pridonose vašem zaziranju od njih. Je li moguće sastanak učiniti takvim da ćete vrijeme posvećeno njemu smatrati dobro uloženim? Jest! I to vrlo jednostavno: najvažnije je definirati što točno želite od sastanka i to realizirati. Naravno, vi možete težiti organizirati vlastite sastanke na taj način, ali što kad će svi ostali sastanci kojima ćete prisustvovati biti jednako neučinkoviti kao i prije!

Tko vodi sastanak?

Vjerujte mi da će, ako vaši sastanci budu zaista smisleni, učinkoviti i produktivni i ostali se početi pridržavati istih pravila. Tako će odlazak i na te druge sastanke biti ugodniji. Možete, kao sudionik sastanaka koje su organizirali drugi, zatražiti pridržavanje istih pravila te utjecati na kvalitetu sastanaka u vašoj organizaciji. Ujedno će vam ostati i više vremena za odrađivanje svih preostalih zadataka na vrijeme. Pa pogledajmo o kojim se pravilima učinkovitosti i produktivnosti radi!

No to je ponekad lakše reći nego učiniti, jer sastanku može prisustvovati i netko od hijerarhijski viših voditelja, pa i sam direktor. Onaj koji je sastanak sazvao može se izgubiti u hijerarhijskim ovlastima i odgovornostima, očekujući od nadređenih da vode sastanak. U takvim situacijama imajte na umu da ste vi sazvali sastanak! Da su svi na sastanku članovi vašeg tima i tu su da vam pomognu riješiti problem, a ne voditi sastanak. Prilikom vođenja imajte na umu kako tijekom sastanka trebate svakom od prisutnih dati vrijeme za iznošenje mišljenja. Isto tako trebate spriječiti da netko nadglasavanjem ili automatizmom nametne svoje rješenje. Da ste to htjeli, mogli ste ga pitati za mišljenje nasamo, a ne sazivati sastanak.

Ima li sastanak cilj?

Ovo je jedan od najčešćih problema svih sastanaka. Sastanak se sazove jer netko ima problem i želi ga riješiti, ali ne zna kako. Samo okupiti ljude koji će iznijeti svoje mišljenje je teško gubljenje vremena. Većina će sudionika lutati mislima i riječima po neuhvatljivim dimenzijama, koje su na samo njima poznat način povezane s temom. Takvu bujicu riječi i misli teško je kanalizirati u pravom smjeru ako je cilj nepoznat sudionicima sastanka. Zato je apsolutno nužno da ga na početku sastanka jasno i glasno objavite. Tada možete svaki besplodni monolog i raspravu prekidati i usmjeravati prema cilju.

Zaključci, zaključci, zaključci

Na kraju sastanka ponovite sve važne dijelove dogovora, zaključke i rokove te odgovorne osobe. Bez toga nemojte niti pomisliti na završetak sastanka. Važno je da ih osim što ih izgovorite i napišete u obliku zapisnika. Izbjegavajte formu "sudskih" stenograma jer će se u njihovoj doslovnosti izgubiti bit, a dogovori i zaključci ostati magloviti. Ukoliko sastanak traje duže nego što je predviđeno, neki sudionici će možda otići (npr. na neki drugi sastanak) te ih stoga neće čuti. U svakom slučaju pokušajte privesti kraju sastanak dovoljno rano, kako bi ostalo vremena i za njegov sažetak.

Ponekad sastanci započinju prezentacijom kao uvodom u temu koja se želi obraditi na sastanku. Vrijeme predviđeno za prezentaciju teško je kontrolirati u uvjetima kad predavač nudi dodatna pojašnjenja. Ako slušatelji i gledatelji k tome postavljaju mnoga pitanja, u svrhu pojašnjavanja teme, problem se povećava. Stoga je rijetko tko iznenađen kad se na kraju zaključi da sastanka neće niti biti jer je isteklo predviđeno vrijeme. Jedino moguće rješenje je – sazvati novi sastanak.

U takvim slučajevima možda će vam pomoći ono što sam nedavno pročitao o Jeffu Bezosu. Način na koji je on izašao na kraj s tim problemom je odličan. Ukratko, na sastancima više nema prezentacija. Prezentacijski materijal svim sudionicima sastanka treba biti dostavljen barem 24 sata prije sastanka. Naravno, i vi, kao i Bezos, znate da to ne jamči da će svi pročitati taj materijal, pa stoga prvih 10 minuta sastanka rezervirajte da sudionici u miru pročitaju materijal i zatim o njemu do kraja sastanka raspravljaju i donesu zaključke. Ovih nekoliko pravila, ukoliko ih se dosljedno pridržavate, mogu sastanke učiniti uistinu neprocjenjivim alatom za uspješan rad. Sretno i podijelite s nama vaša iskustva!

Da bi ova web-stranica mogla pravilno funkcionirati i da bismo unaprijedili vaše korisničko iskustvo, koristimo kolačiće. Više informacija potražite u našoj Politici Kolačića.

  • Nužni kolačići omogućuju osnovne funkcionalnosti. Bez ovih kolačića, web-stranica ne može pravilno funkcionirati, a isključiti ih možete mijenjanjem postavki u svome web-pregledniku.