Karakteristike dobro strukturirane prezentacije

Dobra prezentacija ostavlja utisak. Nije upitno da svi želimo postati vrsni i nezaboravni govornici koji osvoje publiku iz prve. Tu su, naravno, prezentacijske vještine presudne. Međutim, što je sa samom strukturom prezentacije? Kako vizuali utječu na angažiranost publike? Je li publika jednako zainteresirana za sve teme? Koliko teksta trebaju imati moji popratni slajdovi? Je li petominutni video predug za prezentaciju koja smije trajati 15 minuta? Kako se nositi s nenadanim ometanjima? Sve su to pitanja koja nam trepere iznad glave kad i sami osmišljavamo prezentaciju. A mi ćemo pokušati dati odgovore na njih, te ćete time poboljšati ne samo dobru strukturu vaše prezentacije već i vaše prezentacijske vještine.

Dobra prezentacija ima svoja pravila i možda se čini kao lagan posao jer ste prestali koristiti poštapalice, znate nabaciti koju šalu i oduševiti svoju publiku. Da, u pravu ste. Prezentacijske vještine su zlata vrijedne. Jeste li kad bili na predavanju gdje predavač oduzima publici dah svojim vještinama? Stanke su na pravom mjestu, a boja glasa govornika budi slušateljima pozitivne emocije. Kad ono, nakon 5 minuta, vidite da slušatelji nisu baš prisutni. U glavi vam se roji sto različitih misli. Jesam li kupio sve namirnice? Ili moram do dućana? Jesu li stigli novi letci za ovaj tjedan? Je li ima čega na sniženju? Svi smo prisustvovali prezentaciji koja nije privukla našu pažnju. I to više puta. Možda izlagač ne zna tajne uspješne samoprezentacije? Govornik može biti fenomenalan, ali nekako… teško je zadržati pažnju. 

Koliko dugo traju naša zainteresiranost i pažnja?

To je sve učestaliji problem današnjice. Zašto je to tako? Postoje raznorazni kradljivci našeg vremena kao što su društvene mreže: Facebook, Instagram, Youtube. Istraživanja pokazuju da nikad prije u povijesti nismo imali tako kratak opseg pažnje koji se sve više smanjuje. Mnogi smatraju da su za to zaslužne društvene mreže koji nas pune dopaminom sa što kraćim interaktivnim sadržajima. Prije smo čitali knjige od 500 stranica i gledali filmove od dva sata. Danas, to više nisu knjige, već podcasti. Podcasti koji se mnogu staviti na duplu brzinu ili videi koji traju svega nekoliko sekundi.

Umjesto jedne knjige i dva filma, mi pogledamo 500 videa i poslušamo dva podcasta. To je stvarno ogromna količina informacija koju naš mozak ne može obraditi. I što mozak radi kada je preopterećen? Naravno, sve te informacije slaže u ladicu zvanu kanta za smeće. Možemo potrošiti tri sata na društvenim mrežama i ne sjetiti se apsolutno niti jedne informacije koju smo vidjeli. To naravno utječe na našu pažnju koja je sve kraća i kraća.

Dobro strukturirana prezentacija pomaže publici da zadrži pažnju

I to je jedan razlog zašto je naša publika je zahtjevnija nego što mislimo. Imajući na umu da je kapacitet pažnje uistinu malen, moramo osmisliti nove pristupe kako angažirati i animirati publiku. Pa kako onda zainteresirati publiku? Jeste li uopće upoznali svoju publiku? Prezentacijske vještine su, naravno, važne. Zajedno s njima, dobro strukturirana prezentacija pomaže publici da održi pažnju. Imajući sve ovo na umu, slijede 10 karakteristika dobro strukturirane prezentacije kako biste postigli željene rezultate.

• Jasno definirani cilj

Jednostavno i jasno. Svaka prezentacija mora imati svoj jasno definirani cilj. Ova karakteristika prezentacije je i više nego zdravorazumska. Pak, mnogi ne obraćaju pažnju. Ako sam došao pričati ekipi da pizza i ugljikohidrati nisu zdravi, logično je da je cilj moje prezentacije kako zdravije živjeti, zar ne? Zašto bi gubio svoje vrijeme objašnjavajući nešto što je samo po sebi jasno?

Razlog navođenja cilja koliko god to bilo očito jest jednostavan. 100 ljudi, 100 ćudi. Svatko istu temu shvaća drukčije. Možda netko vaše riječi da je pizza nezdrava shvati osobno. Stoga, navođenje cilja koji glasi: Cilj današnje prezentacije nije da kažete ne pizzi i ugljikohidratima, već da osvijestite što takvom prehranom unosite u sebe. Cilj je zdravije se hraniti i imati zdrav odnos s hranom. Cilj kao takav pomaže slušatelju da zna što želite reći te da lakše shvati poantu vaše prezentacije. Time će i lakše prihvatiti poruku koju želite prenijeti.

• Od glave do repa – informacije na slajdovima su organizirane

Iako malo neformalnosti može biti sjajno za prezentaciju, kada je riječ o njenoj strukturi, važne su stroge smjernice. Kada prezentacija ima svoj tijek, slušatelji lakše prate što im želite reći jer usmjeravate pažnju tamo gdje želite da bude. Možete im, na primjer, reći: „Završili smo s prvim poglavljem. Sada prelazimo na drugo poglavlje današnjeg predavanja koje uključuje kako ostvariti bolju ravnotežu između posla i osobnog vremena.“

Takve smjernice navode slušatelja gdje usmjeriti pažnju i pomažu mu pri organizaciji novih informacija koje je upravo zaprimio. To zapravo i poboljšava pamćenje. A jedan od ciljeva vašeg javnog nastupa jest informiranje vaše publike. Džabe sve silne prezentacijske vještine, ako vaša publika ostane zbunjena vašim javnim nastupom zbog neorganiziranosti sadržaja i informacija.

• Karta do skrivenog blaga – ima sadržaj prezentacije

Osim toga, publici pomaže kada na početku predavanja imaju okvirni sadržaj. Time znaju na što usmjeriti pažnju i veća je vjerojatnost da će pratiti vaše izlaganje. Jedan dodatni trik je da taj sadržaj imate u malom obliku na svim slajdovima. Posebno je koristan, ako vaša prezentacija ima puno slajdova i traje cijeli dan. Takav pregled omogućuje publici povezivanje različitih tema i veću angažiranost. Sjetite se da nitko u razredu nitko nije dizao ruku niti kada je profesorica pitala rješenje zadatka zbrajanja dva broja. Razlog je jednostavan – nitko nije pratio što profesorica govori! Ali, ako publika dobro razumije, sluša, veća je vjerojatnost njihova angažmana.

Ponavljanje je majka znanja

Zašto uopće vježbati prezentaciju? To je čisto gubljenje vremena… i onda dođete prezentirati, pa 15 predviđenih minuta postane debelih i dosadnih 30 minuta. Tko bi rekao? Vi sigurno niste predvidjeli ovakav ishod s obzirom da znate sve o toj temi… Kako se to uopće dogodilo?

Da, apsolutno morate vježbati. Ono što kažete, ne samo da treba biti jasno izgovoreno, to treba biti isporučeno na organiziran način i treba biti pažljivo usklađeno s onim što prikazujete na ekranu. Sigurno ste svjedočili situaciji kada se govornik ležerno zapričao i totalno skrenuo s teme. Onda, usred toga, shvatio je da je ispričao 10 slajdova, a na projektoru još uvijek stoji uvodni slajd. To odaje nepripremljenost i odveć pretjeranu improvizaciju. Vježbanje prezentacije omogućuje usklađenost s popratnim slajdovima, što znatno poboljšava usmjerenost i pažnju publike.

Čak i ako ste istu prezentaciju davali deset puta, nije na odmet ponoviti je prije nego krenete prezentirati jedanaesti put. Uostalom, svaka je publika drugačija, pa ćete možda morati prilagoditi svoju prezentaciju svaki put jedinstvenim potrebama i interesima vaše publike. Praksa vam pomaže da budete uvjereniji u svoje prezentacijske vještine, a bit ćete uvjerljiviji vašoj publici.

• Manje je više – nema puno teksta na slajdovima

Svi smo svjedočili kada je profesorica iz povijesti pričala o egipatskim piramidama. Najdosadnije predavanje u tom polugodištu… Ne zato što su piramide dosadne ili zato što je povijesna baština suhoparna. Upravo suprotno! Već zato što je prezentacija bila crni Times New Roman veličine 9,5 na bijelom slajdu. Vjerojatno niti jedne slike. Možda pokoja na kraju. Ali, prekasno… jer ste vi već spremili svoje knjige u ruksak i nestrpljivo čekali zvono. Izgled prezentacije itekako je važan.

Poželjno je imati što manje teksta na vašoj prezentaciji, koristiti što više slika koje će biti asocijacije za vaše misli. Tu, naravno igraju i ulogu vaše prezentacijske vještine. Ako ste pouzdani govornik, manjak teksta na slajdu vam neće biti problem. Također, poželjno je da je tekst napisan većim fontom, točnije fontom veličine 22.

• Svijet multimedije – sadrži razne oblike prezentacije informacija

Što bi danas bila prezentacija bez nekog videa, citata ili šaljive slike? Ključno je popratiti vašu prezentaciju nekim zanimljivim sadržajem. Tu treba imati na umu kada dodajete razne oblike multimedije da budu povezane sa sadržajem. Osim toga, poželjno je da ste ipak vi oni koji ima glavnu riječ. Ako imate izlaganje od 15 minuta, video od deset minuta i nije baš prigodan za vaše izlaganje. Mislite da je video od iznimne važnosti? Onda, izaberite najvažniji isječak, a ostalo ispričajte sami. To je prilika i da vaše prezentacijske vještine zablistaju. Vaša publika nije došla gledati video, već slušati vas! Pokazivanje dugih videa nije profesionalno te odaje publici da se niste dovoljno pripremili za određenu temu.

Uključuje poziv na akciju

Kao što svaka prezentacija ima jasno definiran cilj, tako mora imati i jasan poziv na akciju. Što želite da vaša publika učini na kraju vaše prezentacije? Tu se radi o davanju jednostavnih smjernica i hodograma za budući rad. Primjerice, na konferencijama se mogu navesti izvori informacija pomoću kojih se publika može dodatno informirati o toj temi. Ili ako pričate o tome kako biti bolji menadžer, poželjno je to sročiti u korake kako bi publika to mogla primijeniti u svom radu. Kada je riječ o pozivima na akciju, postoji onoliko opcija koliko i ciljeva. Osmišljavanje poziva za akciju može biti vrlo kreativan proces.

• Vrijeme je novac – održana je u zadanom vremenskom okviru

Karakteristika dobro strukturirane prezentacije je dobar vremenski plan. Danas, je vrijeme novac. I svi želimo to vrijeme što bolje iskoristiti. Stoga, potrebno je cijeniti tuđe vrijeme i ne bespotrebno duljiti. Zašto pričati 45 minuta, ako isti sadržaj može biti ispričan za svega 30 minuta? Tu je ključna vježba. Što više vježbate prezentacijski sadržaj, to ćete se bolje držati smjernica. Cijenite svoju publiku i učinite da vaša prezentacija traje onoliko koliko je potrebno da publika usvoji znanje, vještine ili samo informacije koje ste im željeli prenijeti. To je uistinu, ne samo dobro strukturirana prezentacija, već i prezentacijska vještina.

• Tko to govori? – sadrži informacije o vama

Jednostavno, a profesionalno. Publika će vas shvatiti ozbiljnije ako na početku vašeg izlaganja kažete par riječi o sebi. Jednako važno, vaša prezentacija ima notu profesionalnosti ako zadnji slajd sadrži informacije o vama i vašoj organizaciji. Ako će se kasnije sjetiti pitanja znat gdje se i kome obratiti. Ne samo da to odaje profesionalnost, već vas i povezuje s publikom koja zna da ste dostupni vašim klijentima. Također, bilo bi poželjno imati istaknut vaš logotip na svim slajdovima.

• I šećer na kraju – ostavlja prostor za pitanja

U svakom izlaganju treba ostaviti prostor za pitanja. Na taj način se potiče angažiranost vaše publike, ali i razjašnjavaju stvari koje publika nije potpuno razumjela. Pitanja na kraju omogućuju publici da bolje posloži informacije te utvrdi svoje novostečeno znanje. Pritom su ključne prezentacijske vještine poput snalažljivosti. Trebamo biti sposobni odgovoriti na sva pitanja. Na pitanja na koja ne znamo odgovor, važno je biti iskren i odgovoriti da ćete na to pitanje odgovoriti kasnije kako publiku svojim, možda, krnjim ili pogrešnim odgovorom ne biste doveli u zabludu.

Dobro strukturirano izlaganje ima svoju glavu i rep kako bi ste i vi kao predavač zadržali hladnu i strukturiranu glavu te informacije svojoj publici prenijeli upravo na takav – strukturiran način. Time ćete se za još jedan korak približiti svom cilju – oduševljenoj publici koja je zapamtila poruku koju ste i namjeravali prenijeti. A to je najvažniji cilj svakog izlaganja!