Kao voditelju poduzeća dobro vam je poznato kako je za uspješno upravljanje promjenama potrebno imati učinkovite zaposlenike. Odmor je potreban kako za bolji uspjeh na poslu tako i za psihološku dobrobit.
Iako većina ljudi zaboravlja, zapravo se i za odmor treba pripremiti. Odlazak na odmor može drastično olakšati upravljanje promjenama. Bitno je imati na umu da odmor služi za predah i pauzu od posla. Odlazak na odmor i nastavak rada na zadacima koje ste ponijeli s posla može vam donijeti samo probleme. I na odmoru i na poslu! Mnogi upravo zbog toga imaju otpor prema odlasku na odmor i ne znaju kako bi ga svladali!
Iako se čini da je do ljeta još daleko, proljeće je pravo vrijeme kad treba započeti s planiranjem godišnjeg odmora. Konkurencija je možda uzela zamah i natjerala čitavu vašu organizaciju na nove napore, ali to vas ne smije spriječiti da planirate svoj odmor. Neka poduzeća to rade zbog zakonskih obaveza, a druga jer su dobro organizirana. Koji god je razlog, dobro planiranje godišnjih odmora korisno je za uspješno upravljanje promjenama. Uobičajeno je da članovi tima dostave podatke o izabranom terminu godišnjeg odmora, koji voditelj odobri svojim potpisom. Voditelji provjeravaju eventualno preklapanje termina koje su izabrali članovi tima, kao i njihovu usklađenost s poslovnim planovima, te se vesele što su još jednu važnu obavezu skinuli s liste svojih zadataka. Zato bi bilo dobro da ove godine proces odobravanje godišnjih odmora iskoristite za još nešto! Na primjer, za širenje znanja, podizanje samopouzdanja i dodatno učvršćivanje pripadnosti timu.
Na odmor nosite samo najnužniji posao. Ako morate!
Znam da je situacija kod nas različita nego u SAD-u. No, ne toliko da istraživanja zanemarimo. Prema nekim istraživanjima u SAD-u se manje od 10% radnika na odmoru uspije potpuno opustiti. Gotovo dvije trećine cijelo vrijeme ostane potpuno usmjereno na posao. Konkretno, 40% muškaraca i 46% žena je priznalo kako ne žele iskoristiti sav godišnji odmor. Kao razlog navode kako razmišljaju o tome koliko toga su mogli napraviti da nisu na odmoru i razmišljaju kako neće stići sve napraviti. Više od 40% kontaktira poduzeće barem jednom dnevno. Više od 6% i nekoliko puta dnevno za vrijeme odmora. I, što je najgore, više od 27% radnika na odmoru osjeća veći stres nego na poslu. Naročito pred kraj odmora, jer znaju da im se čitavo vrijeme odmora gomilao posao koji će ih dočekati po povratku. Stres se također povećava neposredno prije odlaska na odmor, jer se od radnika traži da što više posla završe prije nego otputuju.
Ako se prepoznajete u ovim brojkama, sigurno znate koliko bi vam značilo da se s odmora na posao vratite opušteni i odmorni. Odnosno da se u takvom pozitivnom stanju vrate vaši radnici. Kao voditelj, vjerojatno već i znate koliko je ovo bitno kad je u pitanju upravljanje promjenama. Stoga je jako važno da vi kao voditelj organizirate nesmetano odvijanje posla s radnicima koji su u uredu. Tako ćete omogućiti miran odmor onima koji ga trenutno koriste.
Odmor je vrijeme kad smo usmjereni na privatno
To znači odmak od razmišljanja po kojem će posao koji obavlja trenutačno odsutan radnik biti na ledu do njegova povratka. To je pristup poslu tijekom kojeg se na elektroničku poštu koju radnik dobiva, ne odgovara. Čemu? Ionako su svi dobili obavijest da je na godišnjem! Telefonske pozive jednostavno rješavate na sličan način. Obavještavate pozivatelja da je kolega na godišnjem i da ne možete pomoći. Od voditelja ovisi uspjeh ne samo tima već i čitavog poduzeća. Zato on treba biti usmjeren da njegov tim obavlja jednaku ili neznatno smanjenu količinu posla. Kao i kad radi u punom sastavu. Stoga, u svoj plan za upravljanje promjenama dodajte da dobro proučite opise posla svakog od vaših radnika i svakako ih ažurirajte ako je to potrebno. To će vama, a i radniku, omogućiti da definirate kritične dijelove posla, koji moraju biti pokriveni tijekom njegovog odsustva.
Zatim razmislite koje ćete od tih kritičnih dijelova dodijeliti kojem radniku. Pritom izbjegavajte dodijeliti sve zadatke jednom radniku. To će povećati mogućnost pogreške koja se može dogoditi prilikom obavljanja posla. U svoj plan za upravljanje promjenama dodajte da podijelite posao na nekoliko radnika čime omogućavate bolje upoznavanje procesa unutar tima kod njih, a time i stvaranje šire slike. Šira slika je, pak, nužna za shvaćanje smisla svakog našeg zadatka i njegove važnosti u širem kontekstu. Shvaćajući važnost svog rada, radnici će zdušnije, a time i kvalitetnije, obavljati svoj zadatak. Isto je tako nužno da za zadatak koji mu je dodijeljen, radnik bude obučen od strane radnika koji odlazi na odmor.
Odmor je važan za zdravlje i kreativne ideje
Za uspješno upravljanje promjenama, važno je znati zašto je odmor važan. Dosljedno dugo radno vrijeme i neuzimanje predaha od posla može imati štetan učinak na zdravlje. Također može i negativno utjecati na obiteljski život. Devetogodišnje istraživanje pokazalo je da godišnji odmor smanjuje rizik od srčanih bolesti. Muškarci koji nekoliko godina nisu otišli na godišnji odmor imali su 30 posto veću vjerojatnost da će doživjeti srčani udar od onih koji su na godišnji odmor otišli barem tjedan dana. Istraživanja su pokazala izravnu vezu između stresa i zdravstvenih stanja. Ta stanja su glavobolje, kardiovaskularne bolesti, rak i razne vrste infekcija dobivenih kao posljedica slabijeg imunološkog sustava. Odlazak na godišnji odmor također smanjuje učestalost sagorijevanja (burn out).
Odmor je važan i koristan u raznim područjima osim zdravlja. Slobodno vrijeme može potaknuti kreativnost, a ne samo pomaganja članovima tima da održe svoju produktivnost i poboljšaju svoju izvedbu. Vrijeme provedeno izvan ureda može pomoći da kreativne ideje poteku i može čak pomoći vašim ljudima da dođu do vaše sljedeće velike ideje. Omogućuje nam da ponovno izgradimo svoju energiju i često pronađemo jednostavna rješenja za probleme koji su se prije činili nerješivima.
Uz ove koristi, odmor također pomaže pri spavanju. Istraživači kažu da izostanak s posla može pomoći u prekidu navika koje ometaju san, poput rada do kasno u noć ili provjeravanja mobitela prije spavanja. Još jedan razlog zašto se san poboljšava tijekom odmora i produljuje nakon povratka je to što novi krevet pomaže se odvojiti od negativnih obrazaca spavanja kod kuće.
Odmor je važan i članovima tima
Kako bi olakšali upravljanje promjenama trebate olakšati posao svojim zaposlenicima. Jedan od načina da ovo učinite je da im pomognete isplanirati odmor bez stresa. Za to je potreban vaš osobni razvoj i prevladavanje starih navika za bolju budućnost cijele organizacije. Obavijestite sve koji surađuju s vašim timom o promjenama koje vrijede dok je dotična osoba na odmoru. Izmijenite automatske poruke e-pošte, preusmjerite telefonske linije i budite na raspolaganju članovima tima koji su još na poslu. Oni će možda trebati pomoć u rješavanju različitih situacija. Svakako inzistirajte na tome da se radnici koji su na odmoru zovu samo kad vi ili čitav tim, sami ne možete riješiti problem. Zabilježite takve situacije, kako biste ih sljedeći put mogli lakše riješiti, što će dodatno omogućiti da se više posvetite – odmoru!
U svoj plan za upravljanje promjenama dodajte da je važno da članovi vašeg tima znaju da od njih očekujete punu posvećenost poslu dok su na poslu, a da ćete im, zauzvrat, omogućiti potpuni mir dok su na odmoru. Uz ovakvu pripremu i vi i vaši suradnici mogu pokriti svakog člana tima (pa i vas!) dok je na odmoru. Time ćete dobiti zadovoljnije radnike, koji će odmor provesti opuštajući se i radeći ono što vole, a po povratku na posao biti odmorni i usmjereni na zadatke koji dolaze.
Kako pomoći sebi i članovima tima pripremiti se za odmor bez stresa?
Kako ste već mogli vidjeti, odmor bez stresa koristan je za upravljanje promjenama u vašem poduzeću putem zadovoljnijih zaposlenika. Na vama je da kroz osobni razvoj pomognete svojim zaposlenicima imati odmor bez stresa. Isplanirati si opuštajući odmor bez stresa možda se čini nemogućim, no, na svu sreću, to nije točno. Uspješno planiranje odmora zahtjeva malo vremena, no rezultira nižom razinom stresa i većim uspjehom na poslu i kod kuće.
Prvi korak u planiranju opuštajućeg odmora jest prestati odgađati planiranje. Rijetki od nas upravljaju promjenom u svom životu, a vi biste trebali biti uzor. Nekoliko tjedana prije godišnjeg odmora napravite popis zadataka koje morate obaviti prije odlaska. Dogovorite se sa svojim timom da ga, nakon što naprave popis, pokažu vama, a vi im na osnovu popisa recite povratne informacije. Zatim koristite ovaj zajednički dogovoreni popis kako biste odredili prioritete i isplanirali svoj rad za svaki dan. Drugi zadaci i prilike će se pojaviti, ali osim ako nisu bitni, usredotočite se na svoj popis. Ako se ne pridržavate svojih prioriteta, vaši će se zadaci - i stres - gomilati. Primijetite da je rečeno, „nekoliko tjedana prije“. Nemojte čekati tjedan vašeg godišnjeg odmora da to uradite. Ako uzimate tjedan dana odmora, počnite barem dva tjedna ranije. Ako uzimate dva tjedna odmora, počnite određivati prioritete mjesec dana prije odlaska.
Kako se odvojiti od stresa na godišnjem odmoru?
Drugi korak jest odvojiti se od posla tijekom odmora. Dogovorite se sa svojim timom da vam pošalju datume odlaska i dolaska na posao. S ostatkom tima se dogovorite da se kolege koji su na godišnjem odmoru ne kontaktira. Neki se ljudi brinu da će nedostupnost naštetiti tim odnosima, ali važno je napomenuti svom timu da to nije točno. Ljudi su impresionirani onima koji su posvetili vrijeme odmora jednako temeljito kao što su predani svom poslu.
Pokušajte s članovima svoga tima odrediti tko se najbolje može nositi sa svakim dijelom posla osobe koja ide na godišnji odmor. Važno je i pitati tu osobu mogu li pokrivati taj posao dok je član tima na odmoru. Ponudite opciju da članovi tima čine isto zauzvrat. Dogovorite se s timom da svi pošalju im naknadnu e-poruku u kojoj se nalaze detaljne informacije što bi sve trebali odraditi. Također, ako postoje bilo koje informacije koje bi im koristile za lakše obavljanje posla zatražite od članova tima da vas obavijeste tko će se čime baviti dok vas nema. Možda zvuči kao pretjerano, ali znajući da uvijek ima netko tko je sposoban odraditi obveze svojih kolega može uvelike pomoći u oslobađanju stresa. Kako vašeg, tako i osoba koje su na godišnjem odmoru. Također će pomoći osigurati da se kolege osjećaju istinski odgovornima za obavljanje tih zadataka dok je član tima odsutan. To znači manje posla kojem se morate vratiti na povratku.
Povratak na posao bez stresa
A što nakon što se vratite na posao? Ne morate stići na posao, ponovno se uključiti, imati zadatke koji vas zapljuskuju i pokušati sve riješiti odmah. Potrebna je hrabrost za osobni rast koji će vam pomoći da ovako upravljate promjenom. Odvojite prvih trideset minuta po povratku da napravite popis prioriteta. To možete učiniti čak i prije nego što provjerite svoju pristiglu poštu. Nakon nekoliko dana ili tjedana odsustva često dobijemo novu perspektivu te organiziranje vremena postaje lakše. Ako si date vremena da proučite ono što vam je na tanjuru, osmislite i provedete strategiju, to može znatno doprinijeti povećanju produktivnosti i smanjenju stresa.
Kao voditelj odgovoran za upravljanje promjenama, jedna bitna promjena je smanjiti stres svojim zaposlenicima. Stoga im vi trebate pokazati na koji način se mogu vratiti na posao i raditi bez stresa. Dogovorite se sa svojim zaposlenicima da ćete im poslati e-mail obavijest dan prije nego što se vrate na posao. U e-mailu im navedite što se sve dogodilo dok su bili na godišnjem odmoru. Koji je od njihovih kolega odradio koji dio njihovog posla i kakve su novosti. Tako će vaš zaposlenik moći nastaviti s poslom bez stresa.
Kako se vi pripremate za godišnji odmor? Imate li slične pripreme i u vašem timu? Kako ćete uklopiti smanjenje stresa na odmoru u vaš plan za upravljanje promjenama?
