Može li sastanak biti koristan vječita je tema. Neki misle da sastanaka treba biti više, a drugi da ih se ukine jer troše vrijeme za rad.
Može li sastanak biti koristan ili ne vječita je tema. Neki misle da sastanaka treba biti više, a drugi se zalažu da ih se ukine jer troše previše vremena za premalo rezultata. Prosječni menadžer provede između 35 i 50 posto vremena na sastancima, dok viši menadžeri smatraju da su dvije trećine sastanaka gubitak vremena. Stoga prije nego što planirate vaš sljedeći sastanak dobro razmislite o njegovoj učinkovitosti i korisnosti. Izračunajte trošak sastanka tako da pomnožite broj sudionika s njihovim prosječnim satnicama (računajući i sva davanja na plaće) te razmislite za koje sve druge stvari izračunati iznos možete upotrijebiti.
Ako ne znate kolike su plaće baš svih ljudi koje ćete pozvati na sastanak jer vaše poduzeće ima takvu politiku – snađite se i napravite neku procjenu. Je li ostvarivanje cilja vašeg sastanka vrijedno tog iznosa? Kako biste odlučili je li sastanak stvarno nužan, razmislite o sljedećem: je li komunikacija prvenstveno jednostrana (u tom slučaju možete jednostavno poslati e-mail), je li svrha sastanka povećanje komunikacije među djelatnicima (u tom slučaju postoje bolji načini), trebate li informacije od grupe ljudi (tada ograničite sastanak samo na one ljude čije mišljenje stvarno želite čuti) te hoće li vrijeme biti dobro utrošeno (tu se oslonite na prethodni izračun troška).
Kako najbolje iskoristiti sastanak
Rijetko kad smo zadovoljni kako je sastanak na kojem smo bili protekao. To može biti zbog loše atmosfere tijekmo sastanka, a možda i rezultat koji je na sastanku postignuti nije po našoj volji. Možda ne možete baš uvijek utjecati na to da rezultat sastanka bude po vašoj volji, ali možete utjecati na vaš doprinos sastanku, a to će već promijeniti i dojam koji imate nakon sastanka. Upitajte se što želite postići tim sastankom. Želite li promijeniti nečije mišljenje, otkriti nečije stavove, prenijeti informacije, propitati nečiju odluku? Nastojte utvrditi barem jedan konkretan željeni rezultat sastanka. Zatim se upitajte kako ćete do tog rezultata doći. Koja je ključna stvar koju trebate istaknuti? Pripremite si nacrt onoga što želite reći. Nije rijetkost da ljudi na sastanku zapinju ili propuste šansu da interveniraju.
Planirajte i neizbježne prepreke: ljude koji vam upadaju u riječ, kolegu koji se podsmjehuje, vlastiti strah. Da biste zadržali staloženost i osigurali da vas čuju koristite jasne i odriješite riječi te izbjegavajte preopširnost i nesigurnost. Možda možete pronaći i kolegu koji će vam nakon sastanka dati iskrenu ocjenu vašeg izlaganja. A tijekom neizbježnih dosadnih sastanaka promatrajte druge. Takve sastanke učinite svojim laboratorijem za učenje. Dakle ima puno načina da, iz malo napora, sastanak protekne i završi baš kako vi želite!
Sastanak s hodanjem učvršćuje zdravlje
Sastanak zna biti dug i zamoran, Učinite sastanak zanimljivim i puno produktivnijim - hodanjem! Razgibajte se, udahnite zrak i razgovarajte. Hodajući sastanci su u Hrvatskoj još uvijek nepoznati. No, među Silicon Valley poduzećima pravi su hit. U LinkedInu započeli su s hodajućim sastancima zbog pomanjkanja prostora, u vrijeme kada je poduzeće naglo raslo. Naviku su zadržali i danas kada prostora imaju i više nego dovoljno. Zaposlenici često koriste biciklističku stazu blizu sjedišta čija je dužina idealna za polusatne sastanke. Istraživanja su otkrila da hodanje pomaže razbiti formalnosti, ukloniti sustezanja te potaknuti kolegijalnost, dok manje izravnih pogleda potiče osobnije razgovore. Sastanci kroz šetnju također pomažu smanjiti razne distrakcije: nema telefona, mailova, sms poruka niti kolega koji bi vas prekidali.
Nedavno istraživanje Sveučilišta Stanford pokazalo je da hodanje potiče i kreativnije razmišljanje. Ideje koje su blokirane u dvorani za sastanke jednostavno počinju teči kada se krećemo. Hodanje kao da oslobađa neki filter u nama. Neki od velikih obožavatelja hodajućih sastanaka su suosnivač Twittera Jack Dorsey, Obama i Zuckerberg, a ako vam hodanje baš i nije milo možete održati stojeći sastanak kojim ćete uštedjeti na vremenu i razgovarati samo o bitnim stvarima – nikome od prisutnih se baš ne stoji :-).
Kako izbjeći dosadan sastanak
Sastanak pa sastanak, čitav radni dan nam je ispunjen sastancima. Sastanak obično zamišljamo kao trošak vremena i gubljenje ideja. No, sastanak može izgledati i drugačije! Stoga se pobrinite da tako i bude kako bi vaša ideja došla do ušiju članova vašeg tima. Washington University iz St. Louisa provelo je istraživanje na 200 studenata kojima su dali radni zadatak te ih zatim podijelili u timove od kojih su neki radili sjedeći za stolom, dok su drugi timovi radili u istoj prostoriji, ali bez stolica. Iako su konačni rezultati rada bili podjednaki, istraživanje je pokazalo da su oni studenti koji su stajali imali manje potrebu svojatati svoje ideje i bili su ih spremniji podijeliti s kolegama te su bolje komunicirali kao tim.
Također su bili uzbuđeniji poslom kojega su dobili, a istraživači tvrde da to uzbuđenje potiče osjećaj pripadnosti i zajedničko pronalaženje smisla, neophodne za poticanje na zajedničku akciju. Studenti bez stolica također su obraćali više pažnje na svoje kolege te bolje razvijali ideje drugih kolega iz tima. Nije čudo stoga da mnoge kompanije danas usvajaju stajaće sastanke, za koje je dokazano da značajno skraćuju vrijeme sastanka, dok neke idu još i dalje te organiziraju sastanke tijekom kojih se hoda!
