Učinkovito upravljanje promjenama

Te promjene mogu uključivati promjene strategija koje se koriste za ostvarenje ciljeva, promjene tehnologije s kojom se radi, promjene strukture zaposlenika ili pak ciljeva i kulture same organizacije. Mnogi faktori utječu na pojavu potrebe za promjenom. Najčešće su to potrebe tržišta i konkurencija, odnosno zastarjelost metoda dosadašnjeg rada organizacija. U radu bilo koje organizacije važno je biti u toku s trendovima te stalno ciljati na napredak i povećanje učinkovitosti rada.

Promjene u organizaciji često zahvaćaju sve zaposlenike, stoga procesu upravljanja promjenama treba pristupiti s velikom razinom motivacije i odgovornosti. Budući da samo upravljanje promjenama zahtijeva ulaganje energije, truda i vremena u samu izvedbu i planiranje, nije sasvim lako izbjeći pogreške i probleme. Upravljanje promjenama, kao i ostale aktivnosti u radu menadžera, može biti učinkovito i neučinkovito. Učinkovitost upravljanja promjenama važna je jer su posljedice promjena ključne za sve oblike organizacija. Osim za sam rad, posljedice su važne i za zaposlenike, održavanje morala i organizacijske kulture. S obzirom na sve što promjena zahvaća, važno je znati kako njome učinkovito upravljati.

Menadžer ima važnu ulogu za učinkovito upravljanje promjenama

Iz svega navedenog, može se zaključiti kako menadžer ima širok raspon uloga i zadataka kad su u pitanju elementi procesa upravljanja promjenama. Kako bi taj proces bio učinkovit, menadžer mora predvidjeti promjene koje će se dogoditi i prepoznavati one koje se pojave. Osim toga, promjene moraju biti provedene i usmjerene kako bi što više djelovale na unapređenje organizacije.

Uz unapređenje samog rada, važno je i zaštiti svoje zaposlenike. Menadžer me možete tvrditi kako učinkovito upravlja promjenama ako zaposlenici pate. Na neučinkovito upravljanje u ovom slučaju ukazivale bi pojava otpora kod zaposlenika vezano uz promjenu, povišena razina stresa, pojava sukoba i konflikata, gubitak motivacije te u najgorem slučaju, otkaz. Kako se pobrinuti za svoje zaposlenike i učinkovitost upravljanja promjenama, a da pritom osigurati i radnu učinkovitost?

Nađite nešto za sebe!

Važno je pomoći vašim zaposlenicima pronaći nešto s čime se osobno slažu ili što osobno zastupaju u promjeni koja slijedi. Njihova podrška promjeni te sudjelovanje u njoj važno je za uspješnost provođenja promjene, odnosno učinkovito korištenje metode upravljanja promjenama.

Kada smo za nešto osobno, odnosno unutarnje motivirani, veća je šansa da uspijemo nego kada smo motivirani izvana. Unutarnja motivacija odnosi se na neko osobno zadovoljstvo, poklapanje vrijednosti ili ispunjenje vlastitih i osobno važnih ciljeva. Vanjska motivacija odnosi se na vanjske nagrade ili kazne, poput povišice, promaknuća, otkaza itd.

Dakle, ako u nečemu vidimo neku osobnu važnost, bit ćemo više motivirani sudjelovati u njegovom ostvarenju. Motiviranost na svim razinama organizacije ključna je u učinkovitost rada, pa tako i u učinkovitoj provedbi promjene u organizaciji. To je tako zbog većeg napora, truda i energije kojeg ulažemo u nešto kada smo jako motivirani, u odnosu kada nismo. Njegovanje motivacije svojih zaposlenika zlatna je karta do učinkovitosti!

Kreirajte viziju – pomozite drugima razumjeti što se događa!

Iako ste vi kao menadžer možda educirani za nošenje sa nepredvidljivim situacijama i dinamikom promjene, vaši zaposlenici vjerojatno nisu. Vi ste njihov vođa i mentor te ih stoga trebate usmjeriti i pomagati im u tim trenucima.

Najbolje ćete to napraviti tako što ćete im ponuditi konkretnu viziju promjene. To znači da ćete im pomoći razumjeti što se i na koji način događa te kako teče promjena i koji je krajnji ishod koji se želi postići. Za vaše zaposlenike važno je razumjeti što se događa kako bi se mogli mentalno i fizički pripremiti. Kada vaši zaposlenici znaju što će se i kako odvijati, lakše im je pronaći svoju ulogu u tom procesu te aktivno sudjelovati. Naravno, nužno je pritom biti sasvim transparentan i iskren. Time iskazujete i odlične kvalitete menadžera i poštenje prema svojim zaposlenicima.

Promjena je nešto novo i dinamično

Ljudi različito reagiraju na promjene, stoga su moguće i različite reakcije među vašim zaposlenicima. Neke od uobičajenih reakcija na promjene su otpor, poricanje, ljutnja, ravnodušnost te prihvaćanje. Otpor je najčešća negativna reakcija pri promjenama u organizaciji. Otpor se javlja zbog straha od nepoznatog i gotovo pri svakoj promjeni naći će se jedna osoba koja će ga pružati. To je razumljivo budući da nesigurnost u to kako će se promjena razviti može biti zastrašujuća za one koji će kroz nju morati proći. Stoga je važno ukloniti taj strah i rizik od otpora tako što ćete biti u potpunosti transparentni i podržavajući.

Poricanje se javlja kod onih pojedinaca koji smatraju da promjena nije potrebna. Stoga neće pružati nikakvu podršku niti saslušati ničija mišljenja budući da smatraju da je to što se zbiva besmisleno. Ljutnja s druge strane dolazi najčešće nakon same promjene ako su zaposlenici nezadovoljni novim stanjem, odnosno žele vratiti ono staro. Obično se nezadovoljstvo javlja zbog prekida rutine i navike, što smatramo poznatim i ugodnim. Ravnodušnost je također negativan odgovor na promjenu jer se kod ravnodušnih pojedinaca očekuje da neće razumjeti ni prihvatiti promjenu. Nedostaje taj osobni interes koji bi garantirao uspjeh. Kod svih ovih tipova reakcija nedostaje razumijevanje vizije i razumijevanje vlastite uloge te pozitivnih promjena koje će cijeli proces donijeti. Stoga je vaša zadaća pobrinuti se da tu viziju osmislite i učinkovito prenesete.

Osim negativnih, postoji i pozitivna reakcija na promjenu, a to je prihvaćanje. No ni ono se najčešće ne događa odmah, ali brže se javlja kod onih koji su izravno uključeni u proces promjene. To ima smisla budući da lakše pronalazimo osobni interes u procesu promjene ako smo izravno uključeni u njega. Stoga imamo i pozitivniji stav prema promjeni, ali i prema sudjelovanju u njenoj izvedbi.

Koristite alate i pomagala!

Veća šansa za učinkovito korištenje načela upravljanja promjenama dolazi s boljom pripremom za promjenu. Za pripremu možemo koristiti razne alate i pomagala. Ti 'alati' i 'pomagala' zapravo su vještine koje svakako trebate posjedovati i koristiti u svom menadžerskom radu. Samo ih sada upotrijebite za upravljanje promjenama.

Prvi i najvažniji 'alat' je komunikacija. Dobre komunikacijske vještine su ključ u vašoj učinkovitosti u izvedbi promjene. Važno je da vaši komunikacijski kanali budu otvoreni prije, tijekom i nakon provedbe promjene. Stalna komunikacija takve vrste potrebna je u slučaju promjena u samoj realizaciji promjene. Tako možete izbjeći negativne posljedice nepredvidljivih situacija te vježbati pripremanje za buduće promjene u organizaciji.

Drugi, je 'alat' edukacija. Odnosno razumijevanje promjene. Educiranjem svih uključenih o razlozima promjene te mogućim očekivanim ishodima možete razjasniti neke dileme koje zaposlenici možda imaju. Na taj način sprječavate negativne reakcije, pad morala među zaposlenicima te eventualno sabotaže zbog neznanja.

Treći 'alat' odnosi se na obuku. Ovo se ponajviše odnosi na one izravno uključene u provedbu promjene. Važno je pobrinuti se da su svi uključeni obučeni za svoje zadatke te u toku sa svim potrebnim i korištenim strategijama, materijalima i tehnologijom. Time povećavamo efikasnost tima i osiguravamo učinkovito upravljanje promjenama.

Četvrti 'alat' naizgled 'pobija' silno naglašavanje važnosti planiranja. Odnosi se na fleksibilnost. Iako je najvažnije promjenu planirati, nikako nije moguće predvidjeti sve što se može dogoditi. Tada je važno biti fleksibilan i staložen, spremno dočekati potrebne izmjene plana i ne paničariti. Važno je pokazati svom timu da je fleksibilnost ključna jer je ona jedina koja će vam osigurati učinkovitost kada nešto pođe po krivu.

Dakle, koristite svoje vještine tako što ćete ih prenijeti na svoj tim. Budite pravi vođa i mentor te uključite svoj tim u cijeli proces promjene. Samo zajedničkim snagama možete postići maksimalne rezultate!

Tražite povratne informacije!

Sada smo naveli već dosta savjeta koji se odnose na pripremu za proces provođenja promjene te sve ono što promjeni zapravo prethodi. Međutim, za učinkovitost upravljanja promjenama važna je sama izvedba promjene, ali i razdoblje tik nakon što je promjena postignuta.

Uzimajući u obzir sve ranije navedeno, ne smijete zaboraviti na povratne informacije vaših zaposlenika i vašeg tima tijekom cijelog procesa. Kako bi se utvrdio i zadržao učinak promjene, važno je tim i zaposlenike izvještavati o rezultatima koji se postižu. To se opet nadovezuje na vrijednosti transparentnosti i poštenje te micanje straha od nepoznatog zbog neznanja.

Osim toga, zatražite povratne informacije od zaposlenika na svim razinama vaše organizacije. Ako se zaposlenici izjasne kao nezadovoljni ili se dogodi pad učinkovitosti rada, ne možete reći da učinkovito upravljate promjenom. Te informacije možete skupljati i anonimno i osobno i na razini anketa, maila ili nešto slično. Ne mora biti iscrpan intervju sa svakim zaposlenikom, a opet ćete imati priliku saslušati sva mišljenja.

Međusobno izvještavanje i povratne informacije važni su za upravljanje promjenama. To je tako budući da upravljanje promjenama uključuje i usklađivanje samih ljudi i njihovih potreba s potrebama i problemima organizacije. I to na način da svi zajedno radite na jednom zajedničkom važnom cilju. Za to je potrebna hrabrost za rast na osobnoj razini za upravljanje promjenama.

Važno je razumjeti promjenu

Iako su promjene neizbježne, a upravljanje njima iscrpno i zahtjevno, postoji toliko resursa unutar vas i vaše organizacije koje taj proces upravljanja mogu sasvim olakšati. I to ne samo olakšati, već osigurati da vaše upravljanje bude učinkovito. Ne smijete zaboraviti na snagu straha od nepoznatog, odnosno vrijednosti educiranja i pojašnjavanja. Jednom kad vi i vaši zaposlenici sasvim razumijete nešto, možete samo raditi u smjeru rješavanja svih poteškoća. Dok nedostaje to razumijevanje, pri pojavi očekivanih teškoća u procesu promjene mogu se pojaviti samo dodatne, nepotrebne i one koje su se mogle izbjeći.

Razumijevanje promjene važno je jer utječe na sve što se događa u organizaciji i ostavlja posljedice. Kako bi se promjena učinkovito provela, ali i zadržala, važno je smatrati to što se događa smislenim, ispravnim pa i osobno važnim. Zato dođite spremno i s planom pred svoj tim i svoje zaposlenike i pokažite im zašto je njihov rad smislen i koja je njihova uloga u ovoj novoj viziji organizacije s kojom će se suočiti nakon uspješne promjene. Želimo vam učinkovito upravljanje promjenama!