Za projektni menadžment važna je komunikacija

Igor Pureta

Bombardirani smo mogućnostima koje pružaju fondovi EU za pojedine projekte. Još nam je jedino potreban menadžment koji će omogućiti uspjeh projekta.

Komunikacijske vještine za projektni menadžment

Živimo u vrijeme bombardirani mogućnostima koje pružaju fondovi i novac koji se iz Europske unije može dobiti za pojedine projekte. Postavlja se pitanje zašto je projekata koji se realiziraju tako malo i što bi trebalo učiniti da ih bude više. Bez obzira jesmo li u potjeru za dokumentacijom krenuli sami ili nam u tome pomaže jedno od mnogobrojnih poduzeća za projektni menadžment velika je vjerojatnost da ćemo u tom procesu negdje zapeti.

Slično je i u poduzećima gdje se projekti započinju gotovo na dnevnoj razini. Menadžment pokušava imati pregled nad njima koliko je to god moguće. No, uz toliku količinu projekata neki od njih će se vući "ispod radara" sve dok nekom ne zatrebaju rezultati. Kada se problem uoči teško je ustanoviti ili barem priznati gdje ili kada su stvari pošle u krivo. Tada je najlakše uprijeti prst u nekog drugog. I u tome nema ništa loše ukoliko se koristi pravi način komunikacije.

Na žalost, rijetki su oni koji znaju kako reagirati u takvim situacijama. Obično nastane više ili manje otvoreni sukob uz moguću, dodatnu, količinu "teške artiljerije" mailova, vike pa i ružnih riječi. Sigurno se i vama dogodilo da ste bili sudionik takve rasprave. I, vjerujem, još uvijek imate osjećaj da ste se loše osjećali. Takva komunikacija zapravo ne rješava ništa. Ona služi kao ventil nakon kojeg je još teže nastaviti razgovor o pravom problemu. Agresivno ponašanje često odnosi privremenu pobjedu.

Agresivni menadžment je privremeni uspjeh

Ono može utjecati na budućnost projekta no to istovremeno ne znači da će projekt ići u pravom smjeru. Nakon završetka bure nastane pat pozicija u kojoj voditelj izbjegava susret jer zna ili osjeća da je pogrešno reagirao. Podređeni čak i svjesno zanemaruje rad na projektu. Na taj način poduzeće ili organizacija ne mogu napredovati niti nastaviti s projektom. Ne radi ovdje samo o jednom projektu ili više njih već i o mnogim drugim operativnim stvarima koje treba obaviti. Umjesto suradnje dobili smo zastoj koji nas odvodi još dalje od uspjeha koji je nužan da bi poduzeće opstalo.

Takav zastoj ili pat pozicija je pak omiljeno utočište mnogih. Teško ga je zaobići ili napraviti nešto kako bi se stvari ponovno pokrenule. Puno je jednostavnije zašutjeti i pustiti stvari da idu svojim tokom. Do tada će svi uključeni obavljati samo najjednostavnije zadatke i manje-više usiljeno održavati komunikaciju. Vrijeme sve liječi, no u poslovnom svijetu je takav pristup projektnom menadžmentu poguban. Dok vrijeme izliječi posljedice konflikta projekt, a ovisno o njegovoj veličini i važnosti, i poduzeće mogu već odavno biti zaboravljeni. To je ujedno i najgori mogući ishod za svaku organizaciju i njene zaposlenike.

Ipak svaka je kriza i prilika! Ako se sukob u mišljenjima oko provođenja određenih projekata i odluka postavi kao kritičan i važan aspekt efektivnog donošenja odluka. Najbolji menadžment, timovi i lideri često imaju sukobljena mišljenja. O njima otvoreno i konstruktivno razgovaraju kako bi argumentima i osjećajima došli do najboljeg rješenja za sve uključene. A ne samo za one čija je komunikacija dovoljno glasna i bezobrazna da prekine – komunikaciju! To ne znači poticati sukobe bilo kada i bilo gdje. To se odnosi na mjesto i vrijeme predviđeno za raspravljanje o idejama. U takvim situacijama se traži otvorenost, konstruktivnost i kreativnost.

Konstruktivna komunikacija je usmjerena na problem

Tako donesena odluka je prihvatljiva svima i podupire napore poduzeća da napravi što bolje projekte na što bolji način. Naravno, prilikom samog provođenja dogovorenog će također nastupiti situacije koje mogu zahtijevati novu raspravu, razmjenu mišljenja i novu komunikaciju. Tada ne treba slijepo slijediti već dogovorene korake ili upasti u zamku pat pozicije u kojoj se traži krivac. Takva situacija uzrokuje sve veće i veće probleme. Treba sagledati situaciju na temelju novih informacija i donijeti nove zaključke.

Zatvaranjem i prepuštanjem drugima da vode glavnu riječ u razgovoru ne koristite nikome, a najmanje sebi. Na taj način potkopavate kvalitetu vlastitog stava. Time najprije sebi, a podsvjesno i drugima, dajete signale da je vaše mišljenje nevažno, posebice ako takav pristup opetovano koristite. Važno je mirno i asertivno razgovarati o svim potrebnim temama, a to se posebno odnosi na menadžment poduzeća. On mora biti ujedinjen pred drugima, a u međusobnim razgovorima treba dozvoliti iznošenje ideja, mišljenja, pa i zamjerki. Budućnost poduzeća ovisi o tome koliko je konstruktivan dogovor postignut. Osim što otvorenost treba tražiti od svog tima i menadžer treba biti barem jednako otvoren.

Konstruktivna komunikacija znači usmjerenost za problem i odmicanje od osobe. Tvrdnje koje iznosite u komunikaciji trebaju biti potkrijepljene primjerima i pozitivnim emocijama. Tako će vaši sugovornici vidjeti da vam je stalo do rješenja. Time će te dati do znanja da ste sposobni poslušati njihove emocije naročito ukoliko su pozitivni i usmjereni prema rješenju.

Razgovor i suradnja su uvijek najbolji način prelaženja prepreka, bilo malih ili velikih. Komunikacija je uvijek dobra ukoliko se držite ovih nekoliko pravila. Iznesite konstruktivno svoj stav i pronađite zajednički jezik s vašim kolegama. Samo na taj način možete postati vrhunski tim. Najbolji se timovi, ne zaboravite, sukobljavaju često, otvoreno i konstruktivno te upravo zbog toga žanju uspjeh za uspjehom!

Da bi ova web-stranica mogla pravilno funkcionirati i da bismo unaprijedili vaše korisničko iskustvo, koristimo kolačiće. Više informacija potražite u našoj Politici Kolačića.

  • Nužni kolačići omogućuju osnovne funkcionalnosti. Bez ovih kolačića, web-stranica ne može pravilno funkcionirati, a isključiti ih možete mijenjanjem postavki u svome web-pregledniku.