Što vam prvo padne na um kada čujete riječ pregovaranje? Možda vas misli odvedu u šarenilo istočnjačkog bazara. Glasovi i žamor tamnoputih muškaraca, koji prodaju i pregovaraju su svuda oko vas. Ljubazno vam u ruke guraju papirnate čaše s egzotičnim čajevima kakve sigurno ne možete pronaći nigdje dalje u svijetu.
Oni su uvjereni u vašu kupnju, čak i ako vam kilogram čaja s komadićima manga nude za vrtoglavih 60 eura. Oni se uzdaju u svoje vještine pregovaranja. Vjerojatno ste bili u nekoj situaciji gdje s osmjehom izlazite iz prodavaonice, zadovoljni s cijenom i proizvodom, međutim znate da je i vaš prodavač s osmijehom na licu s druge strane. Sigurno se pitate kako je to moguće!
Vještine pregovaranja su važnije nego što mislimo
Pregovaranje je neizostavan dio poslovanja. Prema definicijama, to je rasprava između dviju ili više strana s očitom svrhom da se razriješi raskol interesa. Bilo to cjenkanje za spuštanje cijene majice na tržnici ili za bolju poslovnu ponudu.
Pregovaranje o ponudi za posao, traženje povišice, zalaganje za povećanje proračuna, kupnja i prodaja imovine samo su neke vrste pregovaranja u kojima ste sudjelovali u poslovnome svijetu. Poboljšanje vaših pregovaračkih vještina ima ogromnu korist. Omogućuje vam postizanje sporazuma koji bi vam inače mogli iskliznuti kroz prste. Također, u nekim slučajevima, omogućuje vam rješenje sukoba prije nego što oni eskaliraju.
Nedostatak vještina pregovaranja dovodi do izbjegavanja pregovaranja
Neugodno vas je pitati šefa za povišicu ili žaliti se za krivo ugrađenu kuhinju? Radije ćete to prepustiti nekome drugome? Bojite se pitati za ono što uistinu želite i mirite se s gotovim? Takvo stanje naziva se strah od pregovaranja ili izbjegavajući stil pregovaranja i posjeduju ga mnogi. Izbjegavajući stil pregovaranja i nije tako poželjan jer ga karakterizira strah da će vaši zahtjevi narušiti odnos. To posljedično vodi do izbjegavanja pregovaranja i nedobivanja onog što želite. No, to ne mora biti tako! Ako ste nesigurni u svoje pregovaranje, postoji pregršt vještina pregovaranja koje je potrebno poboljšati. Ulaganje vremena i energije u razvoj vještina pregovaranja može vas pripremiti da maksimalno povećate kvalitetu s kojom vi i vaši kolege sjedate za pregovarački stol. Pregovaranje je vještina koja se vježba i gradi s vremenom i iskustvom.
Njemački psiholog, Friedemann Schulz von Thun, postavio je postulate uspješne komunikacije. On nalaže da komunikacija kako bi bila uspješna mora biti razumljiva i usklađena. Pod razumljivost uključuje jednostavnost, jasnoću i entuzijastičnost pri govoru. Dok pod usklađenost spada istinitost situacije. Istinitost situacije definira se kao jasno izražavanje vlastitih ciljeva bez skrivenih namjera. Da biste postigli idealan ishod za pregovaračkim stolom, bitno je jasno komunicirati što točno želite i koje su vaše granice.
No, komunikacija se još uvijek doima poput kvantne fizike. Vjerojatno zato što mnogi vjeruju u mit koji nalaže da se komunikacija odvija isključivo kada dvije osobe pričaju. Malo njih se osvrne da se komunikacija sastoji od dvije komponente; one verbalne i one neverbalne. Obje su isključivo važne za pregovaranje.
Na što obratiti pažnju kod verbalne i neverbalne komunikacije?
Verbalni aspekt komunikacije sastoji se od govora i slušanja. Logično, zar ne? Kvaka je u tome što se redovito ne obraća pažnja na način primanja i odašiljanja poruke. Ljudi su skloni što brže izreći ono što žele ne razmišljajući o tome je li druga strana uopće razumjela njihovu poruku. Stoga je verbalni aspekt komunikacije potrebno daljnje raščlaniti. U govor spada jasno prenošenje i formuliranje poruke, a u slušanje mogućnost aktivnog slušanja. Mnogo nas ne zna slušati drugu stranu, već nestrpljivo gura nos u zajednički mikrofon. To što nismo u stanju saslušati što druga strane želi itekako utječe na pregovaranje. Možda imamo iste želje i težimo k istim ishodima, međutim kako bismo došli do toga zaključka moramo aktivno slušati drugu stranu. Pseudo slušanje, selektivno slušanje, otimanje riječi, obrambeno slušanje lako se podvuku u našu komunikaciju ukoliko nešto jako želimo. Trebamo biti svjesni svih aspekata komunikacije, ponajviše slušanja i neverbalne komunikacije kako bismo uspješnije pregovarali.
Pod neverbalnu komunikaciju valja obratiti pozornost na naš izraz lica, pogled, položaj tijela i kretnje, prostornu bliskost, te vanjski izgled. Svi smo čuli za to. Međutim, tu postoji i aspekt neverbalne komunikacije koja je jednoliko važna – paralingvistički znakovi u komunikaciji. U paralingvističke znakove spadaju emocionalni ton, visina, jasnoća, brzina, glasnoća, točnost, stanke i zastoji u govoru. Ukoliko prebrzo pričate, možete se dojmiti nesigurnim te time i pregovori mogu završiti neuspješno. Ili pak vaš emocionalni ton može biti oštar što može uznemiriti drugu stranu te potaknuti bespotrebnu neprijateljsku atmosferu. Paralingvistički znakovi kao takvi igraju važnu ulogu u poboljšanju vaših komunikacijskih vještina. A time i vašeg pregovaranja.
Učinkovite komunikacijske vještine omogućuju vam da se uključite u raspravu s drugim pregovaračima i zajedno se krećete prema prihvatljivom rješenju. Sklapanje dogovora prirodno zahtijeva davanje i uzimanje, stoga je važno artikulirati svoje misli i aktivno slušati ideje i potrebe drugih.
Emocionalna inteligencija
Svi smo svjesni utjecaja emocija u našem životu. Pa tako i u svijetu pregovaranja. Emocije, neovisno o tome jesu li ugodne ili neugodne, su konci koji pokreću nas ljude tijekom pregovaranja. Kontrola i regulacija naših emocija naziva se emocionalna inteligencija. Emocije poput frustracije i ljutnje lako se mogu ušuljati u naše pregovore te voditi sam proces pregovaranja. A to ne završava dobro. Emocionalna inteligencija nam pomaže kako se nositi s emocijama i na koji način ih pokazati. Pri tome emocije ne treba susprezati. Emocije mogu biti korisne u pregovorima. Pogotovo one ugodne emocije. Ukoliko ste baš vi šaljivdžija i društveno ljepilo, to itekako možete iskoristiti u pregovaranju. Pokoja šala i vic mogu poboljšati cjelokupnu atmosferu i smiriti tenzije. Živčanost i stres nisu od koristi nikome.
Osim svojih emocija, važno je prepoznati i emocije drugih. Za to je potrebna visoka razina emocionalne inteligencije i prebacivanje fokusa na drugoga, a ne na isključivo sebe i svoje emocije. Legenda kaže da je prvi korak, pri prepoznavanju tuđih emocija, dobro proraditi svoje emocije. Muž vas je doma naljutio, posvađali ste se oko toga tko će usisavati ovaj tjedan. Čak i takav mali stres nas može, poput Petra Pana, povesti u Zemlje razmišljanja upravo tijekom poslovnog pregovaranja. Rastresenost i duhovna odsutnost tijekom pregovaranja nas sprečava da pročitamo tuđe emocije. Prilikom pregovaranja, prepoznavanjem tuđih emocija možete uočiti kako je druga strana možda uplašena. Dobro je tijekom pregovaranja reći „Primjećujem da vas brine financijski aspekt ove situacije, to je sasvim normalno.“ Prepoznavanje tuđih emocija važna je vještina koja vam uvelike može pomoći u lakšem i zadovoljnijem obostranom pregovaranju.
Planiranje
Planiranje s jasnom idejom o tome što se nadate postići i gdje leže vaše granice bitan je korak u svakom pregovaranju. Bez odgovarajuće pripreme, moguće je zanemariti važne uvjete pregovora. Pri tome važno se fokusirati na pronalaženje zajedničkog jezika. Mnogi asociraju pregovaranje s jednim pobjednikom i jednim gubitnikom. To je daleko od istine.
Iako vještina, uspješno pregovaranje vrlo vjerojatno može završiti sa zadovoljenim i sretnim objema stranama. Ključ toga je planiranje. Trebate uvidjeti koje bi bile potencijalne koristi druge strane pri pregovaranju i kako njihove koristi maksimizirati bez vlastitih gubitaka. To se zove integrativno pregovaranje gdje se u obzir uzimaju obje strane i gdje obje strane izlaze kao pobjednici. Korisno je također razumjeti svoju najbolju alternativu u pregovaračkom sporazumu (BATNA). Pomno planiranje rezultira dobru BATNU. A rezervni plan štiti vas od napuštanja pregovora praznih ruku.
Stvaranje vrijednosti
Stvaranje vrijednosti u pregovorima jedna je od najmoćnijih vještina i svakako ju treba brusiti. Uspješni pregovori zahtijevaju dobru ravnotežu između traženja i stvaranja vrijednosti. Ova ravnoteža je kritična, a često pogrešno shvaćena. Što bi zapravo bilo stvaranje vrijednosti? Stvaranje vrijednosti je razumijevanje obostranih potreba te razvijanje rješenja koja zadovoljavaju obje strane, ili barem jedne od njih, a da drugu znatno ne pogoršaju. To se obično naziva win-win situacijom.
Zašto se veseliti okrajku torte kada možemo imati cijelu tortu ukoliko ispravno i temeljno postavimo vrijednosti? Fokus integrativnog pregovaranja sastoji se od gradnje povjerenja, pronalaženja razlika te pripremnosti za svaki mogući ishod. Atmosfera povjerenja među partnerima iznimno je važna jer omogućava lakši tijek komunikacije te partnere konstantno podsjeća da je pregovaranja neka vrsta simbioze. Pregovaranje nije suparništvo, a gradnja povjerenja pomaže pri tome. Naravno, sličnosti u viziji i u zajedničkim ciljevima iznimno su važni u pregovaranju. Međutim, definiranje različitosti u interesima i koristima pospješuju pregovaranje. Neotkrivanje različitosti može otežati dogovor i imati skrivene troškove i žrtve.
Razvijanje strategije
Uz temeljitu pripremu i sposobnost stvaranja vrijednosti, potrebno je jasno razumijevanje učinkovitih pregovaračkih taktika.
Kako biste razvili snažnu strategiju pregovaranja, razmotrite sljedeće korake:
- definiranje vlastite uloge u pregovaranju
- definiranje željenog cilja pregovaranja
- analiziranje položaja druge pregovaračke strane
Praćenje ovog procesa prije svakog pregovora može vam omogućiti formuliranje jasnog plana djelovanja. Razumijevanjem uloga onih koji su uključeni, vrijednosti koju svaka strana nudi i prednosti vašeg sugovornika, možete se bolje pripremiti za rad prema zajedničkom cilju.
Analiza prethodnih pregovora
Konačno, kako biste zaokružili svoje pregovaračke vještine i razvili stručnost, važno se prisjetiti prošlih pregovora. Što je bilo dobro? Gdje je krenulo nizbrdo? Jesu li ciljevi bili postignuti? Je li pregovaranje bilo uspješno za sve strane? Koliko vam je trebalo da pronađete zajednički jezik? Što trebate poboljšati? Neka su od pitanja za postaviti samome sebi pri pregovaranju. Nakon svakog pregovora, uspješnog ili neuspješnog, razmislite o tome što je prošlo dobro i što je moglo proći bolje. To vam može omogućiti procjenu dobrih i loših taktika. Možda je taktika bila dobra, međutim ne za kontekst u kojem ste ju primijenili. To vam pomaže pri širenju spektra strategija i taktika te strateške inteligencije kada što primijeniti.
Nakon što procijenite svoje snage i slabosti, identificirajte područja na kojima želite raditi i napravite plan djelovanja. Na primjer, ako ste imali problema s usklađivanjem svojih ciljeva s ciljevima vašeg partnera, razmislite o, primjerice, BATNI.
Pregovaranje je vještina s mnogo lica
Bez obzira na vaše snage i slabosti, savladavanje ovih vještina zasigurno vas vodi prema uspješnom pregovaranju. Pregovaranje zahtjeva od nas dobru komunikaciju (verbalnu i neverbalnu), regulaciju vlastitih i prepoznavanje tuđih emocija. Osim komunikacije i razvijene emocionalne inteligencije, planiranje, stvaranje zajedničkih vrijednosti i strategije također su vještine koje dovode do uspješnog pregovaranja. I zadnje, nakon svakog pregovaranja važno je prakticirati vještinu reflektiranja koja omogućava uočavanje najslabije karike i usmjeravanje na jake strane trenutnog pregovora.
