Interna komunikacija za prijenos informacija
Komunikacija je najbitniji alat za održavanje odnosa. Svakodnevno koristimo komunikaciju jedni s drugima, pa čak i kad sjedimo u tišini. Od davnina je poznato da bi neki plan uspio, potreban je dogovor.
Kako bi uspješno obavili neki radni zadatak kao skupina, važno je i dogovoriti se kao skupina. Interna komunikacija značajan je dio odrađivanja radnih zadataka te je karakteristična za sve organizacije. Važno je da interna komunikacija bude što uspješnija jer se njome poboljšava učinkovitost.
Osim zaposlenika i radnih zadataka, za vašu organizaciju je važno i na koji način se prenose informacije poslovanja. Drugim riječima, o dobro uspostavljenoj internoj komunikaciji ovisi hoće li obavijesti zaposlenicima dolaziti direktno ili indirektno.
Interna komunikacija upravo služi da sve važne informacije o poslovanju zaposlenicima dolaze direktno i na vrijeme linijom voditelj – zaposlenik. Važno je da svi vaši zaposlenici budu upoznati sa situacijama koje su vezane za njihov posao i organizaciju u kojoj rade. Jasno i precizno komuniciranje povećava šanse da se radna učinkovitost vaših zaposlenika poveća, a smanjuju se šanse za dezinformacije koje kruže među zaposlenicima.
Naravno, interna komunikacija nije jednaka u svim organizacijama. U ponekim organizacijama je ona jasno definirana te nema zastoja u mreži. Informacije se jasno prenose od menadžera do tima i njegovih zaposlenika. Suprotno tome, postoje organizacije u kojima dođe do „slabljenja signala“ te određene informacije ne uspiju doći do zaposlenika. Tada zaposlenici na indirektan i često neformalan način dođu do informacije kako moraju ispuniti neki radni zadatak. Tada osjećaju frustraciju i nepravdu jer smatraju da im nešto nije rečeno na vrijeme. Postoje organizacije u kojima interna komunikacija uopće nije prisutna. Takve organizacije najčešće imaju kratak rok trajanja. Kako se to i vašoj organizaciji ne bi dogodilo, važno je da razumijete važnost komunikacije i komunikacijskih vještina. Na sreću, sve je to moguće naučiti i usavršiti.
Svakodnevna i krizna komunikacija
Jasno vam je da je komunikacija sastavni dio ljudskog postojanja i da bez nje čovjek ne bi opstao. Još od davnina, naši preci su se služili jezikom i artikulacijom kako bi se važne informacije širile, posebno tijekom opasnosti. Važno je da vaša organizacija ima čvrste temelje za uspješnu i kvalitetnu komunikaciju. Prvenstveno, bitno je znati tko su vaši zaposlenici i koja je njihova uloga te doprinos organizaciji. Od koristi je razgovarati s vašim zaposlenicima, ne samo kada je nešto važno za posao, već i u drugim slučajevima. Primjerice, manje formalnim razgovorom tijekom procjene radnog učinka možete otkriti što zaposlenici smatraju važnim na poslu. Osim toga, oni su izvrstan izvor da saznate koje aspekte rada je potrebno poboljšati.
Kada imate čvrste temelje svakodnevne komunikacije, tada će i komunikacija u kriznim situacijama biti uspješnija između vas i vaših zaposlenika. U današnje vrijeme mogući su brojni uzroci kriza te je potrebno biti spreman na njih. Kako bi smanjili paniku i širenje dezinformacija, potrebno je opremiti se alatima za brzu i direktnu komunikaciju tijekom krize. Kako bi smanjili negativne misli zaposlenika i nesigurnosti oko zadržavanja/gubitka radnoga mjesta, potrebno ih je obavijestiti o tome. Kako vas, tako i vaše zaposlenike zanima zašto se kriza događa i što ona predstavlja za organizaciju. Stoga je korisno podijeliti uzroke i posljedice krizne situacije te njeno trenutno stanje. Osim toga, korisno je zaposlenicima osvijestiti obje strane kriznog događaja, odnosno one pozitivne i negativne. Šanse za paničarenje i prekomjernu brigu će se smanjiti te manje naškoditi radnoj učinkovitosti vaših zaposlenika.
Komunikacija u krizi treba biti brza i promišljena
Interna komunikacija vitalni je dio upravljanja krizama i očuvanja organizacijskog imuniteta. Pri tome je svejedno radi li se o pandemiji poput COVID-19, prirodnoj katastrofi poput poplave i potresa ili oružanoj pljački na radnome mjestu.
U situaciji gdje se čitav svijet susreće s krizom uzrokovanom pandemijom, zaposlenici su posebno osjetljivi na njezin utjecaj na sigurnost radnog mjesta. Isto tako, osjetljivi su i na sposobnost poduzeća da organizira rad u drugačijim uvjetima te nastavi s koliko je to moguće pozitivnim poslovanjem. Na poduzećima je velika odgovornost pa interna komunikacija mora biti promišljena i strateška. Isto tako, komunikacija mora biti jasna, direktna i brza.
Ako poduzeće kasni s informacijama ili ne daje odgovore na pitanja koja su zaposlenicima važna, velika je mogućnost da će zaposlenici koristiti neformalne kanale informiranja. To je neizbježno čak i kada interna komunikacija funkcionira besprijekorno, ali ima puno manji utjecaj na frustraciju, angažiranost i motivaciju zaposlenih. Kada formalni kanali komuniciranja zakažu, neformalni kanali postaju pogubni za moral i produktivnost radnika. Neformalni kanali često služe i za smanjivanje uzbune i panike među zaposlenicima. No, to je moguće i na formalan način ako je interna komunikacija dobro uspostavljena. Shvatljivo vam je da će zaposlenici uvijek imati poseban kanal za informacije koje ne uključuju vas. Neki zaposlenici su u kontaktu i privatno, tj. izvan radnoga mjesta. Ono na što možete utjecati je da zaposlenici osjećaju da su dio kruga širenja obavijesti koje se tiču organizacije i njihovih uloga.
Šaljite jasne i motivirajuće poruke
Interna komunikacija ključna je za stvaranje osjećaja psihološke sigurnosti zaposlenika. Psihološka sigurnost je jedna od temeljnih potreba svakog čovjeka, pogotovo u vrijeme krize i nakon nje. Važno je da zaposlenici osjete snažno vodstvo menadžmenta i dobiju jasnoću koje aktivnosti poduzeće poduzima s ciljem očuvanja poslovanja i osiguranja njihove psihofizičke zaštite. Važno je za zaposlenike da se osjećaju sigurno na svome radnom mjestu. Poduzimanje tih mjera može pomoći u smanjivanju vaše, ali i njihove razine stresa.
Zato je potrebno kvalitetno planirati i sustavno provoditi internu komunikaciju s ciljem informiranja, motiviranja i angažiranja zaposlenika. Samo razina interne komunikacije s jasno definiranim porukama i motivirajućim tonom komunikacije dovodi do međusobnog povezivanja zaposlenih. Osim toga, ona omogućuje usklađeni nastavak poslovanja sa znatno smanjenim osobnim i organizacijskim stresom.
Dakle, da bi smanjili razinu napetosti i stresa kod svojih zaposlenika, morate im pružiti određene informacije. Zbog toga interna komunikacija mora biti stalno prisutna te se informacije trebaju podijeliti sa zaposlenicima prije same krize, ako je to moguće. Brze i nedvosmislene poruke važne su za opstanak vaše organizacije. A sve to vam može osigurati da se radna učinkovitost vaših zaposlenika ne naruši. Kao što ste već uvidjeli, motivacija je vrlo važan faktor u poduzeću. Tijekom kriznih perioda važno je da vaši zaposlenici ne klonu te da se osjećaju dovoljno sigurnima u svom radnome okruženju.
Komunikacija kao kanal do uspjeha
Sada kada je jasnije što interna komunikacija predstavlja, važno je osvijestiti koje koristi vam pruža. Bez komunikacije tj. davanja i primanja točnih informacija, neke aktivnosti nije moguće provesti. Dobro korištena interna komunikacija osnažuje i razvija vaše zaposlenike. Kada zaposlenici osjećaju da ih se čuje i vidi, tada se osjećaju sigurnije na svome radnom mjestu. Isto tako, tada su spremniji uložiti više truda jer su svjesni da će njihov rad netko prepoznati i uvažiti.
To nas dovodi do sljedeće stavka na koju interna komunikacija utječe, a to je motivacija zaposlenika. Kada se tok informacija događa pravovremeno i uz što manje grešaka, tada se i tijekom radnih zadataka događa manje grešaka. Osim prijenosa informacija od nadređenih do zaposlenika, interna komunikacija može imati i drugu svrhu. Veliki utjecaj na motivaciju zaposlenika mogu imati i pohvale od nadređenih. To može pozitivno utjecati i na količinu posla koje obavljaju zaposlenici te na uspješnost ispunjavanja radnih zadataka.
Osim silaznog načina komuniciranja, od koristi može biti i uzlazna komunikacija. Drugim riječima, tok informacija može teći od zaposlenika prema nadređenima. Takva komunikacija vam može poslužiti za dobivanje povratnih informacija o, primjerice vremenu tijekom kojeg će neki zadatak biti izvršen. Isto tako, ako se zaposlenici osjećaju sigurno i prihvaćeno, neće imati teškoća u izražavanju primjedbi i prijedloga za poboljšanje radnih procesa ili pokušaja rješavanja konflikata. Na taj način će se stvoriti još čvršća interna komunikacija, a vaša organizacija može mirno ploviti bez obzira na krizu u okruženju.
Što ako nestaje komunikacijski signal?
Poznato vam je da je za komunikacijski kanal potreban pošiljatelj poruke te njen primatelj. Isto tako, poznato vam je da se ponekad prijenos informacija ne dogodi, da ode u drugom smjeru ili „veza“ bude prekinuta. Vjerojatno ste nekada tijekom razgovora imali osjećaj da vas vaš sugovornik ne sluša ili ne razumije sasvim o čemu pričate. To se može dogoditi i na radnome mjestu. Ponekad pošiljatelj poruke (nadređeni) „pošalje“ jasnu i brzu poruku, ali interna komunikacija zakaže. To jest, informacija, primjerice ne dođe na vrijeme do primatelja poruke ili dođe iskrivljena. Isto tako, ponekad poruka do primatelja dođe u prvotnom obliku, ali je primatelj modelira. To bi značilo da, primjerice zaposlenik ne shvati u potpunosti poruku ili ju shvati na krivi način.
Naravno, to automatski nepovoljno utječe na izvršavanje nekog zadatka, njegov vremenski rok i krajnji produkt. No, greške se događaju. Tada ne treba upirati prstom i tražiti krivca, već pružiti određene informacije kako se greška ne bi ponovila. Važno je dati do znanja da je u redu provjeriti pojedine pa i sve informacije čak i ako vam se čine potpuno jasne. U trenutku nesigurnosti bolje nešto preispitati i upitati za pomoć. Na taj način će zaposlenici uvidjeti da su vam važni i da želite da budu uspješni u svome poslu.
Što ako postoji otpor?
Još jedan način gubljenja signala je ako primatelj odbija poruku. Drugim riječima, osoba izabire ignorirati dobivene informacije. Tada je potencijalno riječ o otporu. Za organizacije je to vrlo nepovoljan i neugodan položaj jer sa sobom nosi brojne posljedice. Razlog za otpor može biti nezadovoljstvo zaposlenika na radnome mjestu. Smatraju, možda, da se njihov rad i uloženo vrijeme u dostizanje rezultata ne cijene ili se pak ne osjećaju dovoljno sigurno. Na to pogotovo mogu utjecati krizne situacije tijekom kojih su zaposlenici bili iznimno uzrujani i zabrinuti za svoju budućnost.
Tada je važno što prije intervenirati. Sam proces može biti zahtjevan, ali je potrebno ustrajati. Važno je konstantno raditi na tome da se poboljša interna komunikacija. Važno je raditi i na poboljšanju drugih čimbenika unutar organizacije poboljšaju kako biste vratili povjerenje svojih zaposlenika te izbjegli njihov odlazak. Interna komunikacija je tada od iznimnog značaja jer se njome može pokazati da se zaposlenike poštuje i čuje. Tada u većem fokusu trebaju biti pohvale i nagrade za njihov dotadašnji rad te traženje informacija od zaposlenika kako bi čuli njihove zahtjeve. Ispunjavanjem nekih njihovih zahtjeva, a koji se tiču poboljšanja radnih uvjeta, smanjuje se otpor, povećava motivacija i pozitivno utječe na njihov radni učinak. Samim time, oni bi bili zadovoljniji i motiviraniji za rad, odnosno smanjila bi im se razina stresa.
Interna komunikacija je povezana sa nizom drugih stvari koje su međuovisne. Kako se poboljšava jedan aspekt organizacije, tako se paralelno može poboljšati i drugi. Komuniciranjem možete otkriti brojne probleme za koje niste znali, ali i niz tih problema komunikacijom možete razriješiti. Važno je što jasnije i preciznije prenositi informacije, ali je i jako važno znati te informacije primati i slušati druge.
