Organizacijski dizajn

Organizacijski dizajn se stvara zajedničkim radom

Zajedničkim radom pomoći ćemo vam osmisliti organizacijski dizajn poduzeća kako bi svi odjeli djelovali u sinergiji. Njime ćete osigurati snažniju usmjerenost na korisnika i kontinuirano unapređenje kvalitete usluge ili proizvoda koji nudite. Svojim pristupom osiguravamo vam cjelovitu podršku kako bi se kreirala organizacijska kultura usmjerena na procese, razvijamo kompetencije vaših zaposlenika i potičemo osjećaj zajedništva.

Time dobivate maksimalnu korist jer osiguravate da zaposlenici razumiju zbog čega je novi način rada važan za njih, njihove kolege, a time i za cijelu organizaciju. Također, pružate im i kvalitetnu podršku tijekom faze privikavanja na novi način rada koji uvijek nosi i određenu razinu stresa i nezadovoljstva.

Organizacije rastu i postaju složenije baš kao i izazovi u vanjskom okruženju. Poslovni procesi, strukture i sustavi koji su nekad bili primjereni situaciji postaju prepreke učinkovitosti, korisničkoj službi, moralu zaposlenika i financijskoj profitabilnosti.

Jačanjem suradnje do unapređenja kvalitete

Jedna od zapreka s kojima se organizacije često suočavaju jest efekt silosa do kojeg dolazi uslijed snažne usmjerenosti na hijerarhijsku organizaciju poslovanja. Ako vaši zaposlenici primarno gledaju kako povećati utjecaj vlastitog odjela i zaboravljaju da su svi odjeli dio istog poduzeća, vjerojatno se susrećete s efektom silosa. Riječ je o stanju koje otežava međuodjelnu komunikaciju te obično rezultira konfliktnim ciljevima i aktivnostima između odjela paje važno razumjeti potrebu za rješavanje konflikata. Posljedično, razvoj organizacije i rezultati vašeg poduzeća u cjelini mogu biti lošiji od očekivanog.

Organizacije koje zanemare potrebu da organizacijski dizajn prilagode potrebama često pate od simptoma kao što su

• manjak vremena ili volje da se preurede procesi uz, istovremeno, ulaganje puno više vremena i volje više kako bi došle do istog rezultata
• zanemarivanje cjeline kroz nepovezan i rascjepkan rad između timova jer se ne prepoznaje tko su pravi klijenti
• loše rješavanje reklamacija koje dolaze od unutarnjih i vanjskih klijenata jer znanje ostaje zarobljeno u manjim organizacijskim jedinicama ili glavama pojedinaca
• sporo donošenje odluka jer svi izbjegavaju odgovornost za rezultat
• mentalitet silosa i kompetitivnost u odnosu na druge organizacijske cjeline.

Organizacijski dizajn je metodologija usmjerena na poboljšanje tehničke i ljudske strane poslovanja. Njome se korak po korak identificiraju disfunkcionalni aspekti tijeka rada, procedura, struktura i sustava. Nakon identifikacije tih aspekata dizajn se usklađuje i mijenja kako bi odgovarao trenutnim poslovnim ciljevima. Zatim razvija planove za provedbu novih promjena.

Strategija poslovanja je temelj dizajna

Temelji se na strategiji poslovanja organizacije te smjeru i brzini  kojima se želi ići te viziji koju se želi ostvariti. Strategija organizacije određuje optimalni organizacijski dizajn i svaka organizacija zahtijeva svoj specifični organizacijski dizajn. Gotovo je nemoguće preslikati organizacijski dizajn jednog poduzeća i primijeniti ga u drugom i očekivati da će on funkcionirati jednako dobro i u novom okruženju.

Ako radite u velikoj organizaciji vjerojatno koristite jedan od vrlo poznatih ERP (Enterprise Resource Planning) softvera. Pri njegovoj implementaciji sigurno ste se susreli sa situacijom da organizaciju poduzeća trebate prilagoditi tom softveru jer je njegova promjena preskupa da bi si to organizacija mogla priuštiti. Stoga su promjene u softveru samo kozmetičke, ali ne i funkcionalne. To znači da se korištenjem takvog softvera organizacija prisiljava da svoj organizacijski dizajn prilagodi načinu poslovanja koji joj nije namijenjen! Takav pristup će zacementirati razvoj organizacije u jednom vremenu i načinu rada te ju spriječiti da ostvari svoju viziju pa je važno razviti krizni menadžment koji će se moći nositi s takvim izazovima. 

Organizacijski dizajn treba biti određen je strateškim smjerom poduzeća - vizijom, misijom i ciljevima organizacije. To je jedini način da organizacija bude konkurentna i sposobna nositi se sa zahtjevima klijenata i potrebe za upravljanje promjenama.

Recimo da vodite organizaciju koja nastoji zadržati svoju poziciju na tržištu. Strateško planiranje će menadžment dovesti do toga da se usmjerava na učinkovitost. Da bi u tom uspjeli, organizacijski dizajn će biti posložen oko snažne, centralizirane strukture, čvrste kontrole s mnogo standardnih postupaka i procedura. Preuzimanje rizika i izmjene u procesima nisu dozvoljene jer vode entropiji sustava što može izazvati odstupanja od strategije koja preferira učinkovitost nad kreativnošću.

Svaka organizacija ima različit organizacijski dizajn

Na istom tom tržištu djeluje i neko drugo poduzeće koje želi preuzeti dio tržišta zahvaljujući svojim inovativnim proizvodima ili uslugama. Ovo će poduzeće imati fluidniji i fleksibilniji organizacijski dizajn s decentraliziranom strukturom i donositeljima odluka. Kontrola procesa i postupaka je relativno labava, a zaposlenici koji rade s kupcima osnaženi da samostalno donose odluke. Njih se nagrađuje za kreativnost i preuzimanje rizika, a neuspjeh i greške su platforme za učenje kako bi sljedeći projekti bili uspješniji.

Za većinu organizacija proces redizajna organizacije dovodi do učinkovitijeg dizajna. Pritom je važan sveobuhvatan pristup organizacijskom poboljšanju koji dotiče sve aspekte načina rada. Redizajn može biti pokrenut zbog nekog od gore navedenih razloga, a neminovno će utjecati i na ostale aspekte poslovanja. Čak i kada se promjena dizajna pokrene zbog jednog dijela poduzeća nije moguće da promjenu ograničiti samo na taj dio poduzeća.

Postoje dodirne točke u kojima se taj dio poduzeća isprepleće s drugim organizacijskim cjelinama. Nužno je, zbog izmijenjenog načina rada da barem u tim dodirnim točkama ostale organizacijske cjeline promijene svoj način rada. Time će omogućiti da redizajn zaživi i pokaže svoj doprinos ispunjenju strategije. To može biti:

• unaprijeđen rad korisničke službe
• manji otpad u proizvodnji
• povećana protočnost skladišta
• povećana profitabilnost
• smanjeni troškovi

Organizacijska učinkovitost

No, kako je dizajn na dodirnoj točci promijenjen nužno je da se i neki drugi procesi u susjednim odjelima prilagode kako bi dodirne točke funkcionirale na željeni način. Time se mijenja i organizacijski dizajn u onim dijelovima organizacije kojima nije bio izvorno namijenjen. Ustrajnost da se novi dizajn u jednom dijelu organizacije zadrži vodi k tome da se mijenja cijela organizacija i zbog toga na toj ustrajnosti treba ustrajati.

Kao što vidimo dobar organizacijski dizajn, makar se radilo o djelomičnom redizajnu vodi ka učinkovitijoj organizaciji. Učinkovitost organizacije je teško mjerljiva i potrebno je pažljivo odrediti što ćemo mjeriti. Općenito govoreći, tri su pristupa mjerenju organizacijske učinkovitosti:

• pristup temeljen na resursima proučava ulaz resursa u organizaciju i procjenjuje dobiva li organizacija učinkovito resurse potrebne za ostvarenje ciljeva
• pristup temeljen na internim procesima promatra proizvodni proces i procjenjuje njihovu opravdanost i svrhu učinkovitost kroz komunikaciju i interakciju između njenih dijelova
• pristup temeljen na cilju procjenjuje učinkovitost gledajući koliko dobro organizacija postiže svoje ciljeve i usredotočuje se na operativne ciljeve jer ih je lakše odrediti i mjeriti.

Organizacijski dizajn je prilagodljiv veličini, složenosti i potrebama svake organizacije. U većini slučajeva ga možemo provesti slijedom istih koraka u organizacijama svih vrsta i veličina. Vrijeme potrebno za njegov dovršetak varira o prirodi, veličini i resursima organizacije. Veliki i složeni projekti redizajna mogu se završiti u roku od nekoliko mjeseci, a manje organizacije zahtijevaju puno manje vremena i resursa.

Planiranje procesa

Da biste uspješno proveli dizajn organizacije potrebno je isplanirati određene korake prije nego krenete u samu realizaciju. Već smo prije spomenuli da organizacijski dizajn treba odražavati strategiju poduzeća. Stoga je nužno da u fazi planiranja dizajna provjerite što je zapravo strategija poduzeća ili još bolje imate li ju! Slažete li se da je još uvijek ispravna? Jesu li svi članovi uprave složni oko iste strategije?

To su sve jako važna pitanja koja zahtijevaju odgovor koji, kakav god bio znači temelj za planiranje redizajna. Ako nemate strategiju ili se ne slažete s njom ili nemate konsenzus oko toga s ostalim dionicima krenite sa strateškim planiranjem. Tek kad ste sigurni da imate viziju i strategiju kojom biste željeli doći do nje možete krenuti i korak dalje.

Korak dalje je identifikacija ciljeva koji se žele ostvariti poput gore spomenutog unapređenja rada korisničke službe te područja u koja trebaju unijeti promjene kako bi postigli taj cilj. Izbjegavajte postaviti previše ciljeva ili težiti tome da planirate svaki korak u detalje i promišljate o velikom broju mogućnosti i prepreka koje se pritom mogu pojaviti.

Sljedeći korak uključuje izradu jasnog skupa ciljeva i promjena koje treba provesti kako bi se ti ciljevi ostvarili.

Nakon toga slijedi odluka s kojim ljudima želite provesti redizajn organizacije. Svakako im trebate dati dovoljno autonomije za donošenje vlastitih odluka, uz jasnu i pravovremenu komunikaciju s međusobno povezanim odjelima. Vas također trebaju obavještavati o svojim odlukama kako biste ih mogli korigirati ako se pokaže da reorganizacija ide u smjeru različitom od utvrđene strategije.

Procjena trenutnog stanja poslovanja

Ne želite započeti s promjenama dok dobro ne razumijete trenutnu organizaciju. Koristeći naš model transformacije, omogućujemo sveobuhvatnu procjenu vaše organizacije kako bismo razumjeli kako funkcionira, njezine snage i slabosti te usklađivanje s vašom temeljnom ideologijom i poslovnom strategijom.

Procjene poslovne uspješnosti važne su u svakoj fazi poslovanja, a posebno kod organizacijskog dizajna. Dobra poslovna procjena se odnosi na to gdje ste danas, koji su vaši kratkoročni i dugoročni ciljevi. Ona govori što trebate uraditi kako biste bili sigurni da ćete s mjesta na kojem ste sada doći do ciljeva koje ste postavili. Alati koje pritom koristimo mogu vam pomoći da razjasnite stanje u važnim područjima vašeg poslovanja.

Postoji više važnih područja koja procjenjujemo, a oni što bi svakako trebalo ispitati su: procesi, organizacija, tehnologija, financije, konkurencija i klijenti. Kao što vidite ne ispitujemo samo organizaciju već i sve ono što utječe na poslovnu uspješnost i utječe na organizaciju poslovanja.

Proces procjene daje veliku jasnoću vodstvu i članovima organizacije, kako u pogledu načina na koji organizacija trenutno radi, tako i o načinu na koji su različiti dijelovi međusobno povezani, njezinog ukupnog zdravstvenog stanja i, što je najvažnije, što treba učiniti kako bi se poboljšala.

Dizajn nove organizacije

Na temelju sveobuhvatne analize projektni tim zamišlja organizaciju koja će se u budućnosti moći nositi s drugačijim uvjetima na tržištu. Pritom razmišljaju o idealno posloženoj organizaciji i razvijaju skup preporuka za dizajn potrebnih odjela, procesa i načina poslovanja kojima će to postići. Koraci u ovom dijelu obuhvaćaju:

• Definiranje organizacijskog načela odnosno donošenje odluke hoće li se organizacija temeljiti na funkcijama, procesima, vrsti kupaca, tehnologiji, geografskim područjima. itd.
• Pojednostavljenje osnovnih poslovnih procesa na način da rezultiraju prihodom i/ili rezultatima za interne i eksterne klijente
• Dokumentiranje i normiranje postupaka kako bi se procesi standardizirali, a uključene osobe znale što trebaju raditi
• Organiziranje ljudi oko ključnih procesa te definiranje broja zaposlenih potrebnih za obavljanje osnovnog posla
• Organiziranje ljudi oko poslova podrške osnovnom poslu obuhvaća funkcije financija, prodaje, nabave, ljudskih resursa, itd. te definiranje broja zaposlenih za ove poslove
• Definiranje opisa radnih mjesta, zadataka koje zaposlenici trebaju obavljati i vještina koje trebaju imati da bi uspješno obavili te zadatke. Potrebno je odrediti metrike učinka za svako radno mjesto, kako se ocjenjuju te kako se smatraju odgovornima pojedinci i timovi
• Određivanje potreba za prostorom, rasporedom i opremom raznih timova i odjela u cijeloj organizaciji
• Definiranje upravljačke strukture koja pruža stratešku, koordinacijsku i operativnu podršku novoj organizaciji

Implementacija dizajna

U nekom trenutku proces dizajna prelazi u specifične i konkretne aktivnosti za implementaciju novog dizajna. Ljudi su organizirani u radne grupe sukladno novom dizajnu. Za njih su organizirane obuke o novom ustroju organizacije, potrebnim vještinama za obavljanje zadataka, a gdje je potrebno radi se i na team buildingu pri čemu se ističe timski coaching. Uče se nove radne uloge i uspostavljaju novi odnosi unutar i izvan jedinice.

Nešto od ovoga može se postići brzo i važno je da se te aktivnosti brzo i kvalitetno obave. Male pobjede i napredak bit će motivacija kad se dođe u situacije da je dizajn potrebno izmijeniti ili manjka resursa da bi se doveo do potrebne razine. Druge aktivnosti zahtijevaju više promišljanja i resursa pa se implementiraju se tijekom duljeg vremenskog razdoblja. Ako ste pažljivo planirali onda unaprijed znate koje aktivnosti traže više pažnje.

Jedna od njih je praćenje kako novi organizacijski dizajn utječe na ispunjenje postavljenih ciljeva. Naime, koliko god nam se može činiti da je redizajn organizacije nešto čemu treba posvetiti punu pažnju važno je u fokusu zadržati i ono zbog čega organizacija postoji. To su svakodnevne aktivnosti i obaveze prema kupcima. Operativni zadaci se i dalje trebaju obavljati ponekad i paralelno na stari i novi način kako bi se izbjegli prekidi u opskrbi resursima ili isporuke klijentima.

Organizacija je živi organizam koji se mijenja s vremenom

Tijekom vremena će na zapažanjima i procjeni funkcioniranja novog sustava biti potrebno uvesti i neke dodatne promjene. Poboljšanje sustava se može postići izmjenom procesa, zapošljavanjem novih ljudi, obukom postojećih zaposlenika, izmjenom sustava naknada, načinom na koji kolaju informacije, postavljanjem pojedinačnih i timskih ciljeva, itd. Važno je da ste svjesni kako je planirani dizajn podložan promjenama tijekom same implementacije. Organizacija je živi organizam i svakodnevno nešto utječe na nju pa je logično da neke stvari mijenjate tijekom rada.

Ključni dio upravljanja promjenama uključuje komunikaciju napretka među svim članovima organizacije. Zbog toga je paralelno s razvojem dizajna potrebno predvidjeti i komunikacijski plan koji će svim zaposlenima objasniti što se događa u kojem trenutku. Ako vaši zaposlenici znaju što i kako trebaju raditi te koje su njihove uloge u pojedinom procesu, veća je vjerojatnost da će raditi angažirano. Više će se potruditi sagledati kako se njihovi postupci odražavaju na korisnike (unutarnje i vanjske). Time unapređuju samu kvalitetu vašeg proizvoda ili usluge pa organizacija ima priliku sustavno unapređivati svoju konkurentnost. Zajednički osmišljen organizacijski dizajn povećava jasnoću rada, a time i njegovu kvalitetu.

Ovaj pristup redizajnu rezultira dramatičnim poboljšanjima u kvaliteti, korisničkoj službi, smanjenim vremenima ciklusa, nižom fluktuacijom i izostancima, povećanjem produktivnosti. Uz našu pomoć kroz cijeli ćete proces proći puno jednostavnije, brže i učinkovitije.