Kada se pripremate na implementiranja sustava za upravljanje učinkom, važno je koristiti se brojnim alatima da vaš novi sustav i zaživi. Najbitnija komponenta za upravljanje učinkom je kako će zaposlenici reagirati na njega. Ako ne dobijete traženu podršku i odobravanje od zaposlenika, vjerojatnost da će sustav patiti postaje sve veća.
Zaposlenici se nalaze u samoj srži upravljanja učinkom. Oni su ti koji će reagirati na zadane procjene, odlučivati o tome hoće li se promijeniti i uložiti više truda ili ne. Iako ne možete direktno utjecati na njihove odluke, možete povećati šansu da ih motivirate tako što ćete napravite dobar sustav za upravljanje učinkom i dobro ga implementirati.
Pa je stoga prvi savjet – komunikacija. Prilikom uvođenja upravljanja učinkom svakako se treba pridržavati načela upravljanja učinkom. Komunikacija i razgovor su ključni da bi učinkovito uveli sve alate koje planirate koristiti za upravljanje učinkom. Vaši zaposlenici prije svega moraju biti obaviješteni o načinu na koji će se njihova izvedba evaluirati. Oni moraju shvatiti zašto uvodite ovakav sistem, na koga se on odnosi, kada će se provoditi i s kojom svrhom. Odgovore na ta pitanja treba prenijeti jasnom i detaljnom komunikacijom. U suprotnom riskirate da vaši zaposlenici, zbog zbunjenosti ili otpora, ne žele sudjelovati u upravljanju učinkom i tako otežaju vaš posao.
Također je bitno napomenuti da se komunikacija treba odvijati tijekom svakog koraka u procesu uvođenja i provođenja. To znači da trebate objasniti zaposlenicima proces prije nego što implementirate pojedini alat te to nastavite raditi tijekom i nakon implementacije. Mora im biti jasno u svakom koraku zašto se nešto provjerava, mjeri ili evaluira. Komunikacije nikad dosta, stoga nemojte posustajati ili pomisliti da jednim mailom možete sve riješiti.
Drugi savjet – trening dovodi do uvježbanosti
Kad god usvajate novu vještinu, prvo ju trebate uvježbati. Tek kada uložite mnogo sati u novu vještinu, možete reći da ste ju usavršili. Jednako tako, ne možete očekivati od vaših zaposlenika da se sami uključuju u novi program i sve konce hvataju sami. Rukovoditelji su ti čiji je zadatak osmisliti kako upoznati timove s novim softverima ili načinima procjene učinka. Voditelji timova mogu tada učinkovito provesti obuku i tako pripremiti članove na nadolazeće promjene. Ako se potrudite detaljno pojasniti svaki dio procesa i ulogu koju zaposlenici imaju u njoj, smanjit ćete rezerviranost i odbojnost zaposlenika prema novom ili izmijenjenom sustavu za upravljanje učinkom.
Kada održite treninge vezane uz tehničke aspekte novog sustava, potrebno je i provesti obuku koja se odnosi na korištenje sustava. Ljudski aspekt u sustavu je iznimno bitan. Učinak ne postoji bez ljudi koji rade. Stoga je od velike važnosti objasniti zaposlenicima kako da izvuku maksimum iz novo implementiranog načina za učinkovito upravljanje učinkom. Poželjna stvar je i naglasiti zaposlenicima da učinkovito korištenje novog softvera ili načina upravljanja je nužno i neizbježno za uspjeh svakog od njih. Tek kada zaposlenici uvide da imaju mogućnost napretka i ostvarenja osobnih rezultata će se više angažirati kako bi naučili koristiti novi sustav.
Dakle, objasnite svrhu da biste dobili angažman koji tražite od zaposlenika. Zaposlenik koji želi napredovati i kojem je bitna gradnja karijere će zasigurno uložiti trud u vaš novi sustav. Kada imate voljne zaposlenike, sljedeći koraci postaju malo lakši. Uz suradnju i komunikaciju možete točno znati koji dio obuke poboljšati i koji dio je ostao nejasan.
Treći savjet – fleksibilnost uma
Nijedan zaposlenik ne voli previše pravila. Ako ste vi odgovorni za uvođenje upravljanja učinkom možemo vam reći da naredbama i pravilima vjerojatno nećete dobiti odaziv zaposlenika kakvom ste se nadali. Zaposlenici cijene fleksibilnost u prilagodbi na nove programe za upravljanje učinkom. Kao i u svakom procesu, kada date priliku zaposlenicima da doprinose novim promjenama, lakše će prihvatiti i prigrliti novitete u organizaciji. Mogu unijeti promjene kakve odgovaraju njihovim osobnostima te prilagoditi program svojim preferencijama. Sudjelovanje će, samim time, postati puno veće kao i angažman svih sudionika.
Ako novi program za upravljanje učinkom ima isključivo pravila kojih se moraju svi pridržavati, pokušajte napraviti analizu sustava. Ako bi sustav za upravljanje učinkom prestao biti učinkovit bez striktnog pridržavanja tih pravila, možda to nije odgovarajući sustav za vašu organizaciju. Sami procijenite gdje smatrate da ima mjesta za fleksibilnost, a gdje je ona nepoželjna. Ne treba ni posebno naglašavati da ne smijete dopustiti zaposlenicima da rade izmijene gdje god oni to žele. Poanta fleksibilnosti jest da sustav prilagodite organizaciji prije same primjene te da se zaposlenici prilagode onim dijelovima sustava za upravljanje učinkom koji su zajednički svima. Tako će sustav biti prihvaćen, a zaposlenici zadovoljniji te imati više povjerenja u sustav, što je iznimno bitno za njegovo prihvaćanje. Na to će se nakalemiti i poteškoće u prihvaćanju rezultata iz novog sustava, a onda i manjak potrebnog poboljšanja.
Stvorite zlatnu sredinu – ni previše ni premalo pravila. Bit je da zaposlenici prihvate implementaciju modernog upravljanja učinkom. Jedan od načina za to jest ako imaju neki utjecaj na njega, a to možete dozvoliti u fazi pripreme. Ako postepeno uvodite program uz mnogo komunikacije i mogućnost promjene gdje je potrebno, zaposlenici će se brže prilagoditi na novu promjenu u organizaciji.
Četvrti savjet – češći sastanci i bolja izvedba
Umjesto klasične godišnje procjene učinka o radu zaposlenika, sve više se primjenjuju češći razgovori sa zaposlenicima. Oni predstavljaju bolji pregled individualne izvedbe za svaku osobu. Kada se potrudite često davati povratne informacije zaposlenici ne doživljavaju vašu analizu kao napad ili kritiku. Čak suprotno, takav pristup ih potiče na kreativnost i rješavanje problema. Motiviraniji su popraviti ona ponašanja na koja im redovno ukazujete te se odgovorno i kreativno uključuju s rješenjima koja dovode do poboljšanja učinka.
Redovite povratne informacije pomažu i s održavanjem produktivnosti na visokoj razini, a smanjuju se i pogreške u radu. Konzistentnost daje zaposlenicima više informacija o njihovom napretku ili nazadovanju i jasnije im je što trebaju raditi kako bi postigli željene ciljeve.
Kada razgovarate sa zaposlenicima o mogućnosti napretka i popravljanja njihovog učinka, od ključne je važnosti kako vodite taj razgovor. Oni će vrlo rado čitati između redaka i zaključiti kako ste ih optužili za nerad ili nedovoljan trud dok vi tek pokušavate prezentirati podatke. Umjesto da koristite izjave kao što je: „Ovo ne radite kako spada“, pokušajte dodati riječi kao što su „Vjerujem da…“, „Ja vidim…“, „Imam osjećaj…“. Time ne napadate direktno zaposlenika, već preuzimate odgovornost za ono što ćete reći. To prenosi suptilnu poruku da želite da vas se poštuje i da stojite iza onog što ste rekli, a ujedno i smanjuje negativan utjecaj na zaposlenika.
Peti savjet – bez iznenađenja
Zaposlenici vole znati kako ste došli do određenih podataka. Vole biti uključeni u sustav za upravljanje učinkom, barem dovoljno da su upoznati s procesom donošenja odluka. Zamislite situaciju u kojoj ste vi vjeran i dugogodišnji zaposlenik u jednoj organizaciji. Kada dođe vrijeme za evaluaciju izvedbe na radu, sve što dobijete od nadređenog jest jednostavna poruka: „Dobro ti ide.“ Ili „ Trebaš se malo popraviti“. Kakva bi vaša reakcija bila? Biste li uopće znali što vam je činiti i odakle krenuti? Vjerojatno je vaš odgovor ne. Zaposlenici ne vole ovakve vrste iznenadnih povratnih informacija koje ne sadrže nikakve vrijedne savjete. Iako je poruka da je osoba na dobrom putu jasna – u smislu da zaposlenik zna da vjerojatno treba nastaviti raditi ono što je i dosad, nije jasan način na koji smo došli do nje.
Zaposlenici traže mjerljiv način za povratnu informaciju kako odrađuju svoj posao. Kada postavite cilj i krajnje rezultate, zaposlenicima je puno lakše pratiti približavaju li se tom cilju.
Iako nije uvijek ugodno, nemojte se ustručavati neplanirano razgovarati sa zaposlenikom koji zaostaje u ispunjenju svojih ciljeva. Naravno, uz to nemojte zaboraviti koristiti dobar pristup. Zaposlenik vam može biti i zahvalan što ste ga na vrijeme upozorili, što niste čekali službeni sastanak biste mu dali povratnu informaciju. Najbolji način kako da izbjegnete povrijeđene osjećaje ili probleme u odnosima jest stavljanjem fokusa na prethodno postavljene ciljeve. Koristite ciljeve koje ste prethodno dogovorili sa zaposlenicima i analizirajte jesu li ti ciljevi postignuti ili ne. Tako zaposlenici neće ostati zbunjeni, već će znati što trebaju raditi i koji cilj moraju ostvariti.
Šesti i sedmi savjet – modeliranje ponašanja i inkorporiranje sustava
Voditelji i rukovoditelji su ti kojima se zaposlenici obraćaju kada im je potrebna pomoć i kada zapnu. Oni bi trebali imati više iskustva u upravljanju ljudima i resursima. Stoga zaposlenici često gledaju na nadređene kao na modele ponašanja. Ako su voditelji ti koji se ponašaju ležerno i zaposlenici će s vremenom zaključiti da je to prihvatljivo ponašanje. Rukovoditelji se moraju ponašati onako kako žele da se u organizaciji ponašaju drugi. Iz tog razloga je dobra ideja da nadređeni zadrže pozitivnu perspektivu vezanu uz sve alate unutar sustava za upravljanje učinkom i povećava produktivnost zaposlenih. Dobra je ideja pokušati uključiti nove alate zajedno sa starim tradicijama i procesima kako bi zaposlenici što lakše prihvatili novosti.
Osim toga, da bi sustav za upravljanje učinkom kao takav mogao zaživjeti, mora biti dio organizacijske kulture. Pokušajte uključiti taj sustav u program onboardinga kako bi i novi zaposlenici već bili upoznati sa procesom za upravljanje učinkom. Kad se neki proces poveže sa organizacijskom kulturom, postaje dio organizacije i ljudi će ga lakše prihvatiti i cijeniti.
Da bi stvorili uspješan sustav za upravljanje učinkom, morate ga prezentirati na pravilan način. To označava mnogo razgovora, provjere tuđih mišljenja o sustavu i obuci za korištenje sustava. Ljudi vole svoje rutine i većinom se opiru promjenama. No, ako slijedite ove savjete i date priliku da i zaposlenici sudjeluju u uvođenju sustava, reakcije na koje ćete naići će biti puno pozitivnije.
Pokušajte biti pristupačni i puni razumijevanja za zaposlenike. Objasnite im u detaljima proces za upravljanje učinkom koji želite uvesti i njegovu svrhu. S vremenom će zaposlenici prepoznati vrijednost sustava i biti zahvalni na njemu.
