Onboarding i njegov razvoj kroz povijest

Mnogi poslodavci smatraju da je selekcija jedini važan dio zapošljavanja. Jednom kada odaberete pravog kandidata, vaš posao je dovršen zar ne? Da bi taj pravi kandidat postao i pravi zaposlenik, potrebno je uložiti ipak malo više truda u tranzicijskom razdoblju prilagodbe zaposlenika na novo radno mjesto. Bez obzira koliko kvalitetnog kandidata zaposlite, ako mu se ne pruži pomoć u snalaženju na poslu, svi vaši napori mogu pasti u vodu. Takvi kandidati mogu lakše odustati od angažiranog obavljanja posla, prije dati otkaz, zabušavati i biti nemotivirani za rad.

Pomaganje novim zaposlenicima da se prilagode na novu poziciju je ključno za njihovo zadovoljstvo na radnom mjestu i uspjeh u daljnjoj karijeri. Upravo zbog toga je onboarding proces toliko važan. Pomoću njega osiguravamo da svaki zaposlenik ima adekvatnu potporu, mentorstvo i da je upoznat sa svim najvažnijim aspektima organizacije.

Da bismo pobliže mogli razumjeti korisnost onboardinga, potrebno je i sagledati što je zapravo onboarding i kako se razvijao kroz povijest. Kada znamo razliku između početnog i sadašnjeg onboardinga, možemo uvidjeti koje su to bile ključne promjene, zašto se sve više organizacija odlučuje za onboarding te kako ga prilagođavaju svojim potrebama. Nije svaki onboarding proces isti, već ovisi o strukturi organizacije, što se želi postići i u kojem opsegu se zapošljavaju novi zaposlenici. Sve te činjenice su relevantne za to kako organizirati onboarding.

Onboarding proces kroz povijest

Koncept onboardinga se može najranije pratiti još u antičkim civilizacijama. Tada su se osobe uključivale u različite uloge i odgovornosti unutar svojeg društva. Međutim, tek se tijekom industrijske revolucije bilježi prvi moderni onboarding proces. S porastom broja sve većih poduzeća i tvornica sve se više javljala potreba za zapošljavanjem radnika. Naravno, uz to se javljala i potreba da se nove zaposlenike što brže i lakše integrira u organizaciju. U ranom dvadesetom stoljeću, onboarding proces je izgledao tako da se najviše sastojao od mnogo papirologije, obuke i orijentacije te upoznavanja s osnovnim protokolima i pravilima u organizaciji.

Drugim riječima, to je bio potpuno pojednostavljena verzija onboarding procesa kakvog poznajemo danas. Naravno, s vremenom su rasle potrebe poslodavaca da zapošljavaju kvalitetne radnike, a s time se javila i potreba da se takve radnike što duže zadrži u organizaciji. Stoga se počelo više pažnje pridodavati zadovoljstvu zaposlenika. Samim time je i onboarding proces dobivao na popularnosti jer se njime postiže dobar dojam o organizaciji i lakša prilagodba zaposlenika.

Kao što se vidi iz priloženog, već od davnina se primijetila značajnost onboardinga. Što su uloge postajale složenije, to je bila i veća potreba da se objašnjava posao novopečenim zaposlenicima. Jednako tako, i samo poslovno tržište i svijet je postajao eksponencijalno kompleksniji, a zbog toga poslodavci nisu mogli priuštiti da se zaposlenici sami uvježbavaju u posao. Već tada je prepoznata dobit koju donosi onboarding proces. Ne samo da pospješuje prilagodbu pojedinca na rad, već i omogućava organizacijama da glatko obavljaju sav posao bez zastoja zbog novih zaposlenika.

Ključni dijelovi razvoja onboardinga

Kroz cijelo dvadeseto stoljeće, onboarding proces je počeo razlikovati pojedine faze pa je stoga prošao i kroz brojne preinake. Tijekom 1920-ih godina se počela pridodavati pozornost psihološkim i socijalnim aspektima onboarding procesa. Tada se krenula naglašavati važnost društvene integracije i individualnih potreba svih zaposlenika. To shvaćanje da onboarding može imati velike psihološke prednosti i dobrobiti je dovelo do razvoja mnogo različitih programa unutar onboardinga. Jedno takvo jest program mentorstva ili buddy sistema.

U zadnje vrijeme se dvoji oko uloge softvera i osobnog kontakta u onboardingu, ali je ipak mentorstvo prepoznato kao ključ koji može unaprijediti cijeli onboarding proces. Naime, dodjeljivanje posebne, iskusne osobe svakom od novih zaposlenika ima ogromne prednosti za sve uključene u proces. Primarno, novi zaposlenici imaju uz sebe osobu na koju se mogu osloniti, koju mogu pitati što god im padne na pamet i s kojom mogu razriješiti sve nedoumice koje imaju.  S druge strane, mentorstvo odgovara i starijim te iskusnijim članovima, jer time dobivaju na važnosti, mogu prenijeti svoje znanje i vještine, a ujedno uz sebe imati sposobnog i kvalitetnog radnika. Osim toga, ovakav sustav može osloboditi ostale kolege od pretrpanosti njihovim zadacima i zadacima novih zaposlenika. Ako im se ne dodijeli mentor, novi zaposlenici će možda sami tražiti pomoć od drugih kolega. Iako se to ne čini kao loša stvar, time mogu opteretiti nespremne kolege, a kolege mogu zbog manjka iskustva dati krive savjete.

Takav pristup nam ne garantira da je novi zaposlenik naučio pravilno obavljati svoje radne zadatke. Kroz mentorstvo ili buddy sistem, možemo biti mirni jer znamo da smo mi ti koji smo pomno odabrali najkvalitetniju osobu za pružanje pomoći. Jednom kada se prepoznala važnost mentorstva, ono je postalo ključni dio onboardinga upravo zbog rezultata koje je donosio.

Promjena je prvi korak ka napretku

Kako su se mijenjala radna mjesta u sve složenija, tako je postojala i potreba za obukom novih članova organizacije. Druga polovica dvadesetog stoljeća obilježena je promjenom fokusa sa obuke na sveobuhvatnu integraciju zaposlenika. Organizacije su napokon počele primjećivati da uspješan onboarding proces ne označava samo zadatke vezane uz posao koji radnik treba obavljati, već da je radnika potrebno upoznati s brojnim detaljim kako bi se osoba uspješno uklopila u organizaciju. Neki od faktora koji su se prepoznali kao važni za onboarding su prilagodba organizacijskoj kulturi i razvoj vještina.

Prilagodba organizacijskoj kulturu postala je jedan od glavnih fokusa baš zbog toga što je donijela i najviše rezultata. Zaposlenici kojima nije dana prilika da se uključe i asimiliraju u kulturu unutar organizacije su imali poteškoće s prilagodbom. Često je patila suradnja s drugim kolegama, ustručavali su se pitati za pomoć, nisu se držali ponašanja i pravila koja su svi drugi s vremenom naučili. Postojala je opasnost da će biti izolirani i naposljetku nezadovoljni.

Osim toga, prepoznala se i važnost usklađivanja vizije i ciljeva novog zaposlenika s onima koje ima organizacija kao cjelina. To je dovelo do stvaranja strukturiranih onboarding programa koji su počeli sve češće uključivati nove elemente. Neki od tih novih elemenata bili su primjerice praćenje starijih kolega na radu, team-building aktivnosti i opsežna obuka. Tek kada su se počele primjenjivati ove metode je onboarding proces postao značajan za organizacije. Uvidjela se potreba za zadovoljnim radnicima, a jedan od načina kako se to moglo postići je bilo putem uvođenja radnika u organizacijsku kulturu uz uvođenje u posao. Zadovoljan radnik predstavljao je motiviranog i dobrog radnika, stoga se pozornost preusmjerila s proizvoda i usluga na zaposlenike na organizacijsku kulturu.

Tehnološki napreci koji su doveli do onboarding napredaka

Razvoj tehnologije krajem dvadesetog i početkom dvadeset i prvog stoljeća obilježilo je cijeli svijet. Utjecaj tehnologije vidi se sve više i danas. Online platforme, e-učenje i simulacije virtualne realnosti su nudile su nove mogućnosti i organizacijama. Odnosno, počeo se uviđati potencijal korištenja tehnologija za poboljšanje onboarding procesa. Umjesto da se onboarding proces odvija uživo, pojavila se mogućnost da se novi zaposlenici uvedu i angažiraju drugim vidovima komunikacije i učenja. Primjerice telefonom, videopozivima, emailom i slično. Osim toga, tehnologija je dovela i do mogućnosti standardiziranih materijala obuke.

Zašto nam je važna standardizacija u onboarding procesu? Standardizirana obuka omogućila je praćenje napretka i razvoja pojedinih zaposlenika tijekom onboardinga. Mogli su se jednostavnije bilježiti rezultati te vidjeti postoje li pomaci u ponašanju pojedinaca. Ukoliko su zabilježeni padovi, moglo se doći do točnog uzroka unutar onboarding procesa koji je doveo do pada. Dakle, tehnologija je otvorila potpuno nova vrata za onboarding proces. Ono što je nekada bilo nezamislivo, sada je postalo moguće. Primjerice, umjesto da se dočeka zaposlenika s pažljivo napisanim pismom dobrodošlice i čestitkama, sada je postojala mogućnost da se pošalje vrlo lijepo sročen e-mail kojim će se prenijeti jednaka poruka. Iako tehnologija ima svoje prednosti, valja naglasiti da s njom uvijek treba biti oprezan.

Iako možemo poslati e-mail i videopozivom objasniti novim zaposlenicima sve vezano uz njihovo radno mjesto, ponekad je ljudski faktor taj koji najviše doprinosi onboarding procesu. Za integraciju ljudi na radno mjesto potrebno je više od pukog davanja informacija. Ponekad je potreban iskren osmijeh, opuštena neverbalna komunikacija koja daje zaposleniku do znanja da je dobrodošao u organizaciju.

Moderni svijet i moderna rješenja

Tijekom posljednjih par desetljeća, organizacije su prihvatile takozvani holistički način gledanja na onboarding. Umjesto da se fokusiraju samo na jednu stvar, primjerice na to da zaposlenik razvije potrebno znanje i vještine za rad, sada se fokusiraju na mnogo bitnih aspekata. Pa tako se prepoznaje potreba da se zaposlenika integrira u tim i radno mjesto, među kolege i nadređene, da se rade team-building aktivnosti kako bi se članovi povezali u timove, da je potrebno dodijeliti buddyja ili mentora kako bi se zaposlenik imao kome obratiti. Sve to u modernom svijetu obuhvaća onboarding proces.

Druga stvar koja se prepoznala jest individualnost svakog zaposlenika. Upravo zbog toga se i shvatilo da je potreban personalizirani pristup onboardingu kako bi on odgovaralo svakoj osobi. Svaki zaposlenik ima svoje specifične zahtjeve koji mu pomažu da se uklopi i ostvari uspjeh. Isto tako, svako radno mjesto se razlikuje po vještinama i kompetencijama potrebnim da se posao obavi uspješno. Organizacije trebaju biti svjesne ovih činjenica i osmisliti onboarding proces koji će biti jednako uspješan za sva radna mjesta i sve nove zaposlenike. Moderni onboarding uključuje i pre-boarding aktivnosti, odnosno pakete dobrodošlice, davanje svih potrebnih informacija i resursa. I to sve prije prvog radnog dana. Sve više se prepoznaje značajnost prilagodbe na radno mjesto, stoga se vrednuje sustav mentoriranja i buddy programi. Isto tako, prepoznala se i potreba za davanjem povratnih informacija kako bi se onboarding proces konstantno poboljšavao i razvijao.

Iako je onboarding proces započeo kao nužnost, s vremenom se pretvorio u sveobuhvatni i personalizirani pristup koji pomaže novim zaposlenicima da stanu na noge i započnu karijere na novom radnom mjestu. Ključni čimbenik koji mora uvijek ostati na umu poslodavaca jest stvaranje okruženja u kojem novi zaposlenici mogu rasti i napredovati.