Učinkovita komunikacija važna je u svim aspektima života. Kada je komunikacija učinkovita, sve uključene strane su zadovoljne i osjećaju se ispunjenima. Ako postoje problemi u komunikaciji na radnom mjestu, veća je vjerojatnost da će zaposlenici biti nezadovoljni svojim poslom. Čak do te mjere da će ga napustiti kako bi pronašli novo radno mjesto. Zaposlenici se mogu osjećati frustriranima i podcijenjenima ako ne dobivaju informacije koje su im potrebne za obavljanje posla.
Jasnom isporukom poruka smanjujemo mogućnost nesporazuma ili mijenjanje poruka, što smanjuje mogućnost sukoba. Ako do sukoba ipak dođe, učinkovita komunikacija ključni je čimbenik koji osigurava da se situacija riješi s poštovanjem. Način na koji netko komunicira može biti odlučujući faktor u osiguravanju posla, održavanju zdrave veze i zdravog samoizražavanja. S obzirom na navedeno, zamislite koliko je komunikacija važna na radnom mjestu. Tamo gdje se svi moraju žuriti, odgovarati na telefonske pozive, iznositi ideje i podržavati jedni druge komunikacija može biti izazovnija. U procesu upravljanja, komunikacija ima ključnu ulogu jer u nedostatku učinkovite komunikacije neće uspjeti odnos nadređeni-podređeni. Također, učinkovita komunikacija utječe i na predanost zaposlenika organizacije.
Iako različiti faktori mogu utjecati na zadovoljstvo zaposlenika (plaća, beneficije i politika rada na daljinu) komunikacija se često podcjenjuje. Prema jednoj anketi, 4 od 5 osoba osjeća stres zbog nedostatka kvalitetne komunikacije na radnom mjestu. Također, 17% zaposlenika je preporučilo smjenu glavnog direktora zbog načina na koji komunicira s njima. Stoga, korisno je proširiti znanje o komunikaciji, njenom utjecaju na zadovoljstvo zaposlenika te najboljim praksama učinkovitog komuniciranja unutar organizacije.
Utjecaj na produktivnost
Interni komunikacijski kanali igraju ključnu ulogu u održavanju zaposlenika dobro informiranima i povezanima s misijom, vizijom, vrijednostima i ciljevima organizacije. Jasno definiranjem zadataka i objašnjavanjem njihovog doprinosa organizacijskim ciljevima, zaposlenici su u mogućnosti donositi brže i bolje odluke, što rezultira uspjehom organizacije. Ovakva otvorena komunikacija potiče produktivnost i učinkovitost zaposlenika, što u konačnici doprinosi prosperitetu organizacije i zadovoljstvu zaposlenika.
Ako ste optimizirali način internog komuniciranja u svom timu, to znači da svaki član ima lakoću pristupa svim potrebnim informacijama. Pokazalo se da prosječni radnik gubi čak oko 2,5 sata svakog radnog dana tražeći nužne resurse. Razmislite o tome. Ljudi koji rade standardnih 8 sati dnevno troše više od četvrtine vremena samo na traženje informacija nužnih za obavljanje poslova! Dakle, učinkovitom internom komunikacijom ovo potrošeno vrijeme na traženje informacija zamijenit će se produktivnim obavljanjem radnih zadataka.
Baratanje djelotvornim strategijama interne komunikacije izuzetno je koristan način za izbjegavanje nesporazuma i razjašnjavanje potencijalnih nedoumica. Kada zaposlenici imaju jasne upute za projekte, precizne smjernice i nedvosmislene rokove, imaju uvid u očekivanja prema kojima trebaju postupati. Učinkovita interna komunikacija pridonosi tome da zaposlenici uspješno završe dodijeljene projekte i zadatke. Time se štedi vrijeme koje bi inače izgubili radeći na slabo definiranim zadacima zbog nedostatka jasnih informacija. Osim toga, poticanjem zaposlenika na dijeljenje svojih uspješnih iskustava i važnih saznanja s kolegama povećava produktivnost. Točnije, takvim načinom komuniciranja omogućava se identificiranje nedostataka znanja te zatim i njihovo popunjavanje - znanjem.
Utjecaj na osjećaj pripadanja
Do sada ste već mogli zaključiti da interna komunikacija ima brojne prednosti za zadovoljstvo zaposlenika i njihovu produktivnost te sprečavanje krize. Osim navedenog, zadovoljstvo zaposlenika očituje se u njihovom osjećaju pripadnosti organizaciji u kojoj rade na što također utječe interna komunikacija. Efikasna interna komunikacija potiče osjećaj zajedništva među zaposlenicima omogućujući im dijeljenje ideja, stajališta i iskustava. Ovo pridonosi razvijanju povjerenja između zaposlenika i poslodavca, što rezultira naprednim odlučivanjem te motivacijom za suradničko rješavanje izazova.
Kada unutar organizacije postoji atmosfera otvorene, slobodne komunikacije stvara se okruženje povjerenja i podrške koje potiče kreativnost i povećava zadovoljstvo. Suprotno tomu, nedostatak komunikacije izaziva sumnje i nepovjerenje na radnom mjestu i gubitak vremena zbog provjeravanja rada jedni drugima. Također, kada komunikacija nije otvorena zaposlenici često izbjegavaju delegiranje zadataka i dijeljenje zadataka.
Da bi se potakao osjećaj zadovoljstva i pripadanja zaposlenika putem komunikacije važno je uzimati u obzir njihova mišljenja, kritike, pohvale i prijedloge. Interna komunikacija omogućava priliku da zaposlenici pružaju povratne informacije koje mogu varirati od ideja za nove proizvode i usluge do prijedloga za poboljšanje postojećeg procesa unutar organizacije. Interna komunikacija također pruža platformu za zaposlenike da izraze svoje brige, omogućujući im da se osjećaju vrijednima i cijenjenima. Samim time povećava se njihov osjećaj pripadanja, a onda i lojalnosti prema organizaciji.
Razgovarajte sa zaposlenicima
Redovito stupanje u kontakt sa zaposlenicima ključno je za poboljšanje komunikacije zaposlenika. Odličan način za početak takvog kontakta je planiranje sastanaka svakih nekoliko tjedana. Na sastancima se zatim može otvoreno raspravljati o projektima, osobnim problemima ili organizaciji. Dok komunicirate sa zaposlenicima iskoristite priliku da ih potaknete da podijele svoja razmišljanja i mišljenja. Pitajte ih imaju li neke preporuke ili pritužbe? Što misle o organizaciji i poslu koji im je povjeren?
Ako primijetite da nisu dovoljno hrabri otvoreno dijeliti svoja mišljenja, pokušajte postaviti "kutiju ideja" za anonimno dijeljenje prijedloga i poboljšanja. Ako zaposlenici vide da poštujete i cijenite njihovo mišljenje, poboljšat ćete internu komunikaciju. Samim time, moguće je da ćete uočiti velika poboljšanja organizacijske kulture.
Kada vam razgovor sa zaposlenicima postane navika, pokušajte saznati više o njima. Ne postoje dvije potpuno iste osobe u svijetu pa tako ni na radnom mjestu. Smislen razgovor može imati različiti značaj za različite ljude u organizaciji. Jedan od najvažnijih načina da se vaš tim osjeća cijenjenim je da im se osobno obratite i utvrdite njihove potrebe, a djelovanje u skladu s tim potrebama uvijek predstavlja plus za angažman i moral zaposlenika.
Osim toga, zapitajte se kako vaši zaposlenici preferiraju komunicirati. Vole li više razgovarati putem svojih pametnih telefona, primati ankete i kratka izvješća organizacije ili ipak komunicirati licem u lice? U svakom slučaju, lijepo je cijeniti raznolikost komunikacije! Ako upoznate sve načine na koje zaposlenici komuniciraju, značajno ćete poboljšati internu komunikaciju te zadržati zaposlenike angažiranima i informiranima.
Slavite osobne proslave i prigode
Dobro posložena interna komunikacija potiče zaposlenike da se osjećaju ugodno te slobodno skrenu vašu pažnju na probleme kada je potrebno. Kada zaposlenici lako komuniciraju jedni s drugima interna komunikacija je uspješnija. Da bi se ugodnost postigla, ključno je postupati sa zaposlenicima kao sa stvarnim ljudima, a ne samo ljudskim resursom koji je potreban da se obavi neki zadatak.
Najava nadolazećih rođendana ili radnih obljetnica predstavlja jednostavan čin koji ujedinjuje zajednice, potiče osjećaj vrijednosti i poštovanja prema svakom pojedincu. Stoga, kao dio vašeg internog komunikacijskog plana, pokušajte zakazati komunikacije o radnim godišnjicama i rođendanima zaposlenika. Također, sjajno je poticati zaposlenike da podijele osobno postignuće, poput novog doma, vjenčanja, rođenja djeteta ili nekog drugog postignuća. Osigurajte da je zaposlenik taj koji dijeli svoju novost o postignuću! Ipak, neki zaposlenici možda ne žele svako osobno postignuće dijeliti s timom i to je u redu.
Neki ne žele dijeliti informacije zbog svoje privatnosti, međutim neki su suzdržaniji jer su općenito povučeni. Za takve je ljude manje vjerojatno da će govoriti na sastancima ili pokazivati svoju osobnost u društvenim okruženjima. Oni su jednako vrijedni kao i njihove otvorene kolege. Pokušajte doprijeti i do takvih zaposlenika te im dati priliku da podijele svoje ideje ili osobna postignuća. Osim toga, kao dio internog komunikacijskog plana, svaki bi zaposlenik trebao proći onboarding proces. Tako bi se bolje upoznao sa svim članovima tima. Također, to im pomaže da probiju led sa svima i osjećaju se ugodnije u svojoj ulozi i u svom timu.
Kakvo je trenutno stanje interne komunikacije u organizaciji?
Prije nego što odlučite poraditi na internoj komunikaciji i koristiti određene strategije komunikacije, procijenite trenutnu situaciju. Postavite i procijenite svoje interne ciljeve. Za početak, pokušajte navesti snage i slabosti u vašem prethodnom internom komunikacijskom planiranju. U slučaju da prethodno niste imali strategiju ili plan, počnite određivanjem ciljeva koje želite postići u budućnosti.
Zatim, kao što se već moglo zaključiti korisno je provesti anketu u organizaciji. Anketiranje zaposlenika učinkovit je i izravan način prikupljanja njihovih povratnih informacija. Važno je naći pitanja koja će odražavati ono što želite provjeriti. To ne bi trebao biti problem budući da su na raznim mjestima dostupne različite ankete korisne za provjeru mišljenja zaposlenika.
Osim anketa, da biste provjerili kakva je situacija interne komunikacije u organizaciji možete provesti i grupne intervjue. Često je teško porazgovarati sa svim zaposlenicima u velikoj organizaciji. Upravo iz tog razloga, u svrhu prikupljanja kvalitetnih informacija grupni intervjui mogu biti učinkoviti. Isto tako, ako razgovarate s predstavnikom grupe svakoga tima ili odjela, dobit ćete objektivniji pogled na stanje organizacije. Podaci o internoj komunikaciji bi trebali biti mjerljivi da biste znali kako napredujete. Stoga, razmislite imate li alate pomoću kojih se prati interna komunikacija? Ako nemate, morate pronaći alat koji će vam pružiti ono što je potrebno. To može biti od metrike društvene interakcije (pregledi, komentari, lajkovi) do izvješća o rezultatima anketa. Usporedite rezultate na temelju vremenskih okvira. To je moguće kada posjedujete informativan i jasno definiran opis svoje trenutne situacije. Stoga, usporedite rezultate interne komunikacije iz prethodnih godina s vašom trenutnom situacijom.
Izgradnja otvorene, učinkovite i povezujuće radne atmosfere
Interna komunikacija predstavlja temelj organizacijske dinamike. Njezina kvaliteta izravno utječe na zadovoljstvo zaposlenika, što je ključni čimbenik za postizanje uspjeha u organizaciji. Nedostatak učinkovite interne komunikacije može dovesti do nezadovoljstva, smanjene produktivnosti i smanjenja povjerenja unutar timova. Razmjena jasnih informacija, otvoreni dijalozi i redoviti sastanci ključni su elementi u stvaranju uspješne interne komunikacije. Pružanje prostora za izražavanje ideja i potreba zaposlenika te osiguravanje transparentnosti informacija povećava zadovoljstvo i angažman zaposlenika.
Važno je stalno procjenjivati stanje interne komunikacije kroz različite metode poput anketa ili grupnih razgovora kako bi se pratili napredak i identificirale prilike za poboljšanje. Isto tako, prepoznavanje i obilježavanje osobnih postignuća te proslavljanje radnih obljetnica jača osjećaj zajedništva i podrške unutar tima. Stvaranje okruženja koje podržava dijeljenje kako poslovnih tako i osobnih uspjeha gradi pozitivnu atmosferu i potiče timski duh.
Interna komunikacija predstavlja temelj zadovoljstva zaposlenika. Njezino poboljšanje donosi mnoge prednosti, ne samo za zaposlenike već i za samu organizaciju, te je ključni čimbenik uspjeha u modernom poslovanju.
