Povratna informacija – ima li bez nje uspješnog tima?

Iva Maksimović

Jedan od najvećih izazova s kojima ćete susresti kao vooditelj je kako izbjeći zamku da 80 posto svog vremena posvetitee članovima tima koji odrađuju svega 20 posto posla i tako samo 20 posto svog vremena posvetite najvrijednijim članovima tima – onima koji odrađuju čak 80 posto posla!

Kako izbjeći ovu vrlo učestalu voditeljsku zamku, pročitajte u nastavku.

Primjer iz prakse

Nedavno sam kao organizacijski psiholog pomagala unaprijediti funkcioniranje jednog tima u organizaciji. Tim se sastojao od sedam ljudi, vrlo sličnih po stručnim znanjima i sposobnostima, ali dosta različitih po pristupu poslu. Cilj mu je bio izrada kompleksnog softvera za upravljanje proizvodnjom. Svaki član tima je imao svoj zadatak, a pri njihovom raspoređivanju pazilo se da svi budu jednakomjerno opterećeni. Naime, ako bi bilo koji član tima izašao iz vremenskog okvira koji je imao na raspolaganju, čitav tim bi imao zastoj u radu i, posljedično, kašnjenje u isporuci. Poduzeće bi zbog toga imalo velike financijske gubitke i reputacijsku štetu.

Voditelj tima je također bio vrlo stručna osoba te je osobno preuzimao rješavanje svih operativnih problema koje pojedini članovi tima nisu znali samostalno riješiti. Prema timu je bio vrlo prijateljski orijentiran, pokušavao je svima izaći u susret kod svih njihovih želja i potreba te je nastojao sve sukobe zataškati, kako se ne bi narušila pozitivna atmosfera. Četiri člana tima su to znala cijeniti i radila su kvalitetno i odgovorno. Međutim, preostala tri člana tima su imala malo ležerniji pristup poslu, pa su koristili prijateljski stav voditelja kako bi organizirali radni dan na što lagodniji način. Kasnili bi na posao, sve zahtjevnije zadatke bi prebacivali na voditelja, umjesto da ih sami pokušaju riješiti, te su po učinku stalno bili iza svojih kolega. Voditelj bi to nastojao zataškati, odrađivao bi njihove dijelove posla ili bi igrao na kartu timskog rada, prebacujući njihove zadatke kolegama koji stižu odraditi svoj posao na vrijeme, kako bi tim mogao predati gotov proizvod u zadanom roku.

Posljedice izbjegavanja suočavanja s problemom

Takva politika vođenja tima je funkcionirala određeno vrijeme, jer su radišni članovi tima osjećali  odgovornost za dodijeljen posao, kao i pripadnost timu i prijateljskom voditelju, pa su dali sve od sebe kako bi posao bio isporučen na vrijeme. Osim toga, smatrali su da voditelj ima neke važne razloge zbog kojih ležernoj trojki izlazi u susret te da će ti razlozi vremenom nestati, pa će im on tada ukazati na propuste u radu. Međutim, to se nije događalo. Ležerna trojka se ponašala sve ležernije, a radišna četvorka sve napetije. Voditelj je vidio da su se pojačale tenzije u timu, pa je nastojao još više posla odraditi sam, kako bi na neki način izgladio situaciju. Naime, plašio se ukazati ležernoj trojki na ponašanje, jer je smatrao da će oni iz protesta otići ili da će situacija postati još gora. Dogodilo se to da su, pritisnuti radom i nezadovoljstvom zbog neodlučnosti voditelja, odlučila otići dvojica od radišne četvorke, što je rukovoditelja potpuno šokiralo, jer to nije očekivao. Oni se nikad nisu bunili, uvijek su sve napravili što im je zadao i s njima se nije posebno bavio. S druge strane, svo njegovo vrijeme je okupirala upravo ležerna trojka.

Najvažnija odgovornost voditelja je aktivno upravljanje timom

Kao voditelj trebate organizirati rad tima kako bi se ostvarili zadani ciljevi. Organizacija rada podrazumijeva jasno definiranje što se treba raditi i na koji način te kako treba izgledati kvalitetan rezultat rada, a tih se pravila trebaju svi jednako pridržavati. Uloga vas kao voditelja je upravo u praćenju ostvaruju li se zadani ciljevi kvalitetno i na vrijeme, kako grupno, tako i individualno. Ukoliko neki član tima ne ostvaruje zadane ciljeve ili se ne ponaša sukladno standardima profesionalnog ponašanja (npr. stalno kasni, ponaša se destruktivno i sl.), on može u značajnoj mjeri ugroziti kako ispunjavanje ciljeva tima, tako i atmosferu u timu. U takvom slučaju imate pravo i obavezu reagirati i dati mu povratnu informaciju o neprimjerenosti njegovog ponašanja, u odnosu na definirane stadarde. Ukoliko to propustite učiniti, na prešutan način postavljate nova pravila tima, prema kojima se svatko može ponašati kako hoće, te ne cijenite i ne promičete kvalitetan rad i profesionalno ponašanje. U takvoj sredini će odgovorni članovi tima raditi najbolje što mogu i „vući“ one manje odgovorne određeno vrijeme, zbog osobne savjesnosti. Međutim, kada uvide da što odgovornije pristupaju poslu to su više kažnjeni, jer dobivaju i zadatke onih koje nije briga za posao i rezultat, onda postaju nezadovoljni i demotivirani. Ako vi kao njihov voditelj i ne pokušavate održavati poželjnu razinu standarda rada u timu i tolerirate prekršitelje, onda većina odgovornih članova jedini izlaz vidi u odlasku iz organizacije. Zbog svojih stručnih i profesionalnih kvaliteta visoko su zapošljivi i lako pronalaze novi posao. S druge strane, u timu počinju prevladavati loši djelatnici, što znatno smanjuje njegovu učinkovitost, pa tako organizacija i vas voditelja može vrlo brzo proglasiti neučinkovitim.

Rad s ljudima zahtijeva dosljednost kako bi doveo do željenih rezultata

Zato svaki voditelj treba stalno pratiti rad svakog svog djelatnika na redovitoj bazi i odmah reagirati na njegovu slabu kvalitetu ili na kršenje standarda profesionalnog ponašanja. Na redovitim (tjednim ili dvotjednim) individualnim sastancima svakom djelatniku trebate reći što dobro radi, ali i u čemu ne dostiže propisane standarde. Najbolje je ovo praćenje rada redovito pisano dokumentirati, kako bi se mogao pratiti napredak. Tako će kvalitetni djelatnici imati priliku redovito dobivati pohvale i priznanja za dobar rad, a oni manje kvalitetni priliku za popravak svoje radne učinkovitosti i ponašanja (što se događa češće) ili će biti suočeni sa stalnim opomenama, koje mogu rezultirati i premještajem na neko drugo radno mjesto, odnosno otkazom. Samo takvo ponašanje osigurava da u timu imate kvalitetne i motivirane djelatnike, odnosno one koji se trude da to što prije postanu.

Da uspješno usvajate nove obrasce ponašanja i razvijete odličan tim, u ime Ramiro tima želi vam

Iva

Da bi ova web-stranica mogla pravilno funkcionirati i da bismo unaprijedili vaše korisničko iskustvo, koristimo kolačiće. Više informacija potražite u našoj Politici Kolačića.

  • Nužni kolačići omogućuju osnovne funkcionalnosti. Bez ovih kolačića, web-stranica ne može pravilno funkcionirati, a isključiti ih možete mijenjanjem postavki u svome web-pregledniku.