5 elemenata učinkovitog strateškog plana

Uobičajena je praksa i greška koju vidimo u mnogim poduzećima je da poduzeća poduzimaju inicijative bez prethodnog promišljanja gdje žele stići. Često se to svodi na ad hoc strategije za ekonomsko preživljavanje. Druga, koja o tome i promišljaju zaboravljaju misli pretvoriti u konkretne korake. Treća propuštaju komunicirati svojim dionicima što žele postići pa dolazi do kolizije u usklađivanju ciljeva. Sve tri prakse ostavljaju poduzeće bez smjera što u gotovo svim slučajevima osuđuje poduzeće na stagnaciju iako ima sve preduvjete za snažan i brz rast.

Upravo ovdje strateški plan dolazi do izražaja jer njegovo stvaranje sprečava pojavu upravo tih grešaka. Dobar strateški plan se razlikuje od poduzeća do poduzeća no općenito govoreći ima 6 elemenata.

Vizija i misija

Vizija poduzeća je opis onoga što želi postići u budućnosti. Ovaj dokument služi kao jasan vodič za odabir sadašnjih i budućih pravaca djelovanja. On je definicija gdje želite da vaše poduzeće bude dugoročno pozicionirano. Postavlja ton i zvijezda je vodilja svima dionicima vašeg poduzeća.

U jednoj ili nekoliko rečenica vizija govori što točno poduzeće želi postići. Iako poduzeća ne bi trebala biti previše ambiciozna u definiranju svojih dugoročnih ciljeva, ključno je postaviti veći i dugoročniji cilj koji prenosi težnje poduzeća i motivira publiku. Iako je vizija sročena vrlo kratko ima nekoliko važnih elemenata:

• Gleda prema budućnosti
• Motivirajuća i inspirativna
• Odražava kulturu i temeljne vrijednosti poduzeća
• Cilj je donijeti poduzeću korist i unaprijediti poslovanje budućnosti
• Definira razlog postojanja poduzeća i kuda želi stići

Snažna i dobro formulirana vizija pomaže zaposlenicima poduzeća usmjeriti njihov rad u pravom smjeru. Stoga treba stalno provjeravati kako bi se osiguralo da je i dalje usklađena s načinom na koji vidite svoje poduzeće.

Misija

Misija govori zašto organizacija postoji, koji joj je opći cilj, naglašava cilj svog poslovanja, kakvu vrstu proizvoda ili usluge pruža, tko su joj ciljani kupci te na kojem zemljopisnom području djeluje. Misija opisuje ono što trenutačno radite. Svakodnevno fokusiranje na misiju poduzeća trebalo bi vam omogućiti da dosegnete – viziju poduzeća.

Misija nije samo opis poduzeća kako ono izgleda drugima već način kako menadžment trenutačno vodi poduzeće. Smisao misije je prenijeti svrhu poduzeća svojim zaposlenicima, kupcima, dobavljačima i drugim dionicima. Ona stvara osjećaj identiteta kod zaposlenika, a bez nje vašem poduzeću nedostaje zašto postoji i kako to ostvaruje.

Misija ima veliku ulogu u donošenju boljih odluka koje unapređuju rad poduzeća. Loše postavljena misija izaziva nedoumice kada donosimo odluke jer nam nije jasno koja je odluka ispravna za poduzeće u danom trenutku.

Jasna naglašena svrha uklanja potencijalne nejasnoće koje drugi mogu imati oko svrhe postojanja poduzeća. To je važno za sve dionike kako one unutar, tako i za one izvan poduzeća. Poduzeću to olakšava zapošljavanje novih ljudi, zadržavanje dobrih koji su već uključeni u rad ili privlačenje financijskih sredstava koja će omogućiti nastavak poslovanja i ostvarenje vizije.

Misija je i motivacijski alat jer omogućava zaposlenicima rad ka zajedničkom cilju. Bez misije zajednički cilj svatko definira za sebe, a to gotovo uvijek dovodi do tenzija i rasipanja resursa. Pravilno definirana misija potiče zadovoljstvo zaposlenika i produktivnost. Važno je da zaposlenici imaju osjećaj svrhe. Dajući im osjećaj svrhe omogućit ćete im da se više usredotoče na svoje svakodnevne zadatke i pomoći im da shvate ciljeve organizacije i svoju ulogu u njihovom ostvarenju.

Analiza

Strateško planiranje odnosi se na što učinkovitije pozicioniranje vašeg poduzeća na tržištu. Stoga morate biti sigurni da ste proveli temeljitu analizu vašeg poslovanja i vašeg tržišta te napravili poslovni plan. Postoji niz strateških modela koji vam mogu pomoći da strukturirate svoju analizu, a u nastavku ćemo spomenuti one najkorištenije i najpoznatije

SWOT analiza identificira unutarnje i vanjske čimbenike koji mogu pomoći i ometati postizanje poslovnog cilja:

• Snage – unutarnji čimbenici koji mogu pomoći u postizanju cilja
• Slabosti - unutarnji čimbenici koji bi mogli ometati postizanje cilja
• Prilike - vanjski čimbenici koji bi mogli pomoći u postizanju cilja
• Prijetnje - vanjski čimbenici koji mogu ometati postizanje cilja

Alat PESTLE razlaže poslovno okruženje na sljedeće komponente:

• Politički - npr. promjene u oporezivanju, trgovačkim odnosima ili potporama za poduzeća
• Ekonomski - npr. kamatne stope, inflacija i promjene u ponašanju potrošača
• Društveni - npr. demografske trendove ili promjenu životnih obrazaca
• Tehnološki - npr. pojava konkurentnih tehnologija ili opreme za poboljšanje produktivnosti za vaše poslovanje
• Pravni - npr. izmjene zakona o zapošljavanju ili načina na koji je uređen vaš sektor
• Ekološki - npr. promjenjiva očekivanja kupaca, regulatora i zaposlenika o održivom razvoju

Model Pet sila ima za cilj pomoći poduzećima u procjeni zahtjevnosti tržišta. Model gleda:

• pregovaračku moć kupaca – to je situacija u kojoj postoji mali broj velikih kupaca za određeni proizvod ili uslugu. U takvoj situaciji kupci osjećaju moć i mogu tražiti smanjenje cijena ili druge povlastice.
• pregovaračku moć vaših dobavljača – to je situacija u kojoj ovisite o jednom ili manjem broju dobavljača. U takvoj situaciji dobavljači su u iskušenju da povećaju cijene što može značajno utjecati na troškove i profitabilnost
• ulazak novih konkurenata na tržište - više konkurentskih poduzeća otežava zadržavanje tržišnog udjela i održavanje razina cijena
• prelazak kupaca na novije proizvode i usluge
• stupanj konkurencije na tržištu – promatra se broj i relativna snaga konkurenata te troškovi koje kupci mogu iskusiti pri prelasku od jednog dobavljača drugom.

Ciljevi

Svaki strateški plan nužno mora imati i ciljeve kako bismo mogli mjeriti je li plan ostvaren ili ne. Ciljevi su specifični rezultati koje osoba ili sustav nastoje postići u određenom roku.

Ciljevima definiramo što za poduzeće znači uspjeh, a usporedba ciljeva sa strateškim planom daje nam do znanja jesmo li na putu ostvarenja misije i vizije poduzeća. Jasno artikuliranje ciljeva stvara okruženje pomoću kojih poduzeće može mjeriti situaciju u kojoj se nalazi te utjecaj strateškog plana na njegovo poslovanje. Općenito, dobri ciljevi trebaju biti jasni, mjerljivi i podržani brojnim strateškim inicijativama u cijelom poduzeću.

Postoji nekoliko općeprihvaćenih alata pomoću kojih se ciljevi postavljaju od koji su najpoznatiji

• SMART
• KPI ili
• OKR,

a svako poduzeće ovisno o svojim preferencijama odabire alat koji će koristiti i način na koji će postavljati ciljeve temeljem tog alata. Čak i ako vodite obiteljsko poduzeće važno je da poznajete neki od ovih alata kojima ćete pratiti ispunjenje svojih ciljeva. Ciljevi imaju i svoju vremensku dimenziju posebno kad znamo da strateški plan usmjerava dugoročni razvoj poduzeća. Zato razlikujemo dugoročne i kratkoročne ciljeve.

Dugoročni ciljevi govore o razvoju poduzeća u razdoblju između tri i pet godina čime dopunjavamo strateški plan i direktno usklađujemo s misijom i vizijom poduzeća. Dugoročni ciljevi su međaši koje poduzeće postavlja kako bi usmjerilo poslovanje prema ostvarenju strateškog plana. Neki primjeri dugoročnog cilja mogli bi biti jačanje položaja na određenom tržištu, povećanje profita ili širenje poslovanja, povećanje prodaje ili prijenos poslovanja na članove obitelji ili potpuno nove vlasnike.

Aktivnosti

Svaki dugoročni cilj trebao bi imati nekoliko jednogodišnjih ili tromjesečnih ciljeva koji ih detaljnije razrađuju. Takvi ciljevi su temelji za aktivnosti koje ćete poduzeti, a koje često nazivamo i akcijskim planovima. Akcijski plan detaljno opisuje kako će se određeni cilj postići. Količina detalja ovisi o količini fleksibilnosti koju želite da vaši menadžeri i tim imaju. Što je više detalja, manja je fleksibilnost za one koje operativno trebaju dostići ciljeve. Fokus na osobni kontakt s menadžerima je ovdje iznimno važan kako bi bili što bolje upoznati što se od njih očekuje.

Aktivnosti koje je je potrebno provesti da bi strateški plan uspio trebaju biti temeljene na učinku. Tako postavljene mogu biti izazovne za zaposlenike ako nisu navikli na takav način rada. U tom slučaju pobrinite se da od početka razumiju što se od njih traži i kako će biti ocijenjeni. Primjeri i modeli mogu pomoći, ali je važnije pružiti detaljne kriterije koji će se koristiti za procjenu procjene temeljene na učinku. Svi kriteriji trebaju biti obrađeni u rubrici bodovanja.

Zapažanja koja skupite tijekom vremena su važna komponenta i mogu se koristiti za pružanje povratnih informacija za poboljšanje učinka i ispunjenja strateškog plana. Zapažanja su korisna kako menadžerima tako i zaposlenicima, a ako imate jednostavan sustav praćenja možete uvesti i kontrolni popis za njihovo bilježenje.

Praćenje izvršenja plana

Za učinkovito praćenje i izvješćivanje postoje dvije ključne komponente. Prvo, morate osigurati da svi u poduzeću redovito ažuriraju napredak u ostvarenju svojih ciljeva. Proces evidencije ne smije biti naporan ili dugotrajan. Potrudite se da im je za tu aktivnost dovoljno nekoliko minuta mjesečno. Ažuriranja bi trebala uključivati ​​kvantitativnu mjeru napretka u odnosu na cilj, kao i kratki komentar koji će objasniti brojke i zaokružiti sliku napretka.

Drugo, trebate biti svjesni da se ciljeve ne smije gledati kao na statične. Sigurno je da će se ponekad morati izmijeniti rok za dovršetak cilja ili sam cilj čak potpuno otpisati. Sve to ovisi o brzini, načinu i smjeru u kojem se poduzeće razvija. Izmjena ciljeva je moguća i sve dok su promjene smislene, usmjerene na ostvarenje ukupnog plana i nisu učestale.

Učinkovito praćenje postavlja temelje za učinkovito izvještavanje. Ono što trebate paziti je da ne upadnete u zamku pretjeranog izvještavanja. To je čest slučaj jer mnogi misle da izvještaj treba izraditi za svaku aktivnost. Izvještaji se rade na strateškoj, općenitoj razini, a ne na razini cilja ili aktivnosti. Na razini cilja i aktivnosti se radi kontrola! Trebali biste osigurati da unutar poduzeća postoji duboko razumijevanje važnosti praćenja upravo zbog izvještaja koji služe za donošenje odluka.

Vještine planiranja i organiziranja pomažu vam upravljati vremenom, alatima i resursima za postizanje cilja kako biste, u konačnici, ostvarili strateški plan. Pomažu da shvatite što treba uraditi da biste ispunili strateški plan. On je od vitalnog značaja na svim razinama u poduzeću, jer svaki pojedinac mora planirati svoje zadatke i vrijeme. Menadžer mora planirati radno opterećenje, resurse i vrijeme potrebno za tim, menadžment na razini odjela odnosno poduzeća.