Rukovoditelji informacije trebaju davati i prikupljati

Rukovoditeljevo dijeljenje informacija sa svojim suradnicima pomaže pri motiviranju i osnaživanju zaposlenika za rad te im pruža širu sliku ciljeva i zahtjeva njihova radna mjesta. Alat koji olakšava navedene zadatke jest otvorena i učinkovita komunikacija između rukovoditelja i njegovih suradnika, ali i između samih zaposlenika.

Zadatak suvremenih rukovoditelja ne leži u samostalnom donošenju svih odluka te rješavanju svih problema na koje nailazi u svom poslovanju. Naprotiv, uspješnog rukovoditelja krasi mogućnost da otvoreno traži pomoć ostalih zaposlenika pri donošenju teških odluka te isto tako rješavanju zahtjevnih problema. Drugim riječima, trebaju se znati osloniti na kreativne suradnike te bez ustručavanja komunicirati s njima o izazovima koji se nalaze pred njima kao poslovnim timom. Svaki rukovoditelj zna da je učinkovita komunikacija najvažniji alat za njegov uspješan rad. Pa zašto onda tako mnogo zaposlenih komunikativnost svojih rukovoditelja ocjenjuje vrlo lošom?

Zaposlenici tvrde da ih rukovoditelji nedovoljno informiraju o poslovnim izazovima i prilikama i da informacije do njih često stižu prekasno. Ponekad o njima čuju tek preko drugih zaposlenika, što je veliki problem jer i sami možete pretpostaviti kako se informacije iz druge/treće/četvrte… ruke mogu iskriviti. S druge strane, rukovoditelji kao najveći problem pri prenošenju informacija navode velike količine posla koje ih sprječavaju da komuniciraju sa svojim suradnicima onoliko često koliko bi željeli. Ipak, mnogi rukovoditelji misle da su jako dobri prenositelji informacija i vrlo su iznenađeni kada zaposlenici loše ocijene njihovu sposobnost komuniciranja. Čini se kako rukovoditelji i zaposlenici imaju različiti pogled na svoje sposobnosti komuniciranja te stav o tome kako treba izgledati vlastita, ali i međusobna komunikacija.

Zašto obrazac komunikacije stare škole nije dobar?

Vjerovalo se kako rukovoditelj zaposlenicima treba prenositi samo nužne informacije i to samo one isključivo vezane za njihov posao. Komunikacija je trebala biti jednostrana, odnosno išla je u smjeru samo odozgo prema dolje. Zaposlenici su bili ti koji su trebali samo slušati naredbe i ne odgovarati rukovoditelju, a rukovoditelji su bili jedini koji su  rješavali sve probleme te donositi sve odluke, a sve je to bilo hijerarhijski opravdano. Nabrojani komunikacijski obrasci u današnjem poslovanju su iznimno zastarjeli! Zašto?

Kako je izgledalo staro rukovođenje? Zašto staro rukovođenje nije dobro i kakve posljedice ima na organizacijski tim.? Temelji učinkovite asertivne komunikacije pomažu većoj motivaciji te boljoj produktivnosti cijele organizacije te najvažnije, kako pravilno postupati kao rukovoditelj unutar svog tima.

Davanje i prikupljanje informacija

Naime, mnogi suvremeni rukovoditelji se i danas drže starih pravila komuniciranja proisteklih iz samih početaka industrijskog doba. Premda se od tada do danas znanje o tome kako treba izgledati učinkovita komunikacija višestruko povećalo te iako su ta nova saznanja pokazala da stara pravila u komunikaciju unose više štete nego koristi, čini se da ih je teško iskorijeniti iz navika starijih, ali ponekad i novonastalih rukovoditelja.

Neka od tih pravila su:

• zaposlenicima treba prenositi samo najnužnije informacije strogo vezane za njihovo radno mjesto
• zaposlenicima treba naređivati i ne slušati njihove povratne informacije, primjedbe ili prijedloge, jer komunikacija treba biti isključivo jednostrana (odozgo prema dolje)
• rukovoditelji trebaju samostalno rješavati sve probleme i donositi sve odluke, bez obzira koliko nevažne bile i koliko osposobljene djelatnike imali, jer samo više hijerarhijske razine imaju pravo na to

Motivatori zbog kojih rukovoditelji zadržavaju i čuvaju informacije od svojih suradnika su mnogi, a kao neke najvažnije ističu sljedeće:

• strah da će povjerljive informacije doći u pogrešne ruke
• zabrinutost da će informacija biti pogrešno interpretirana
• potreba za kontrolom nad radnicima

Vrijednosti koje su dovele do ovih pravila su temeljene na starijim teorijama rukovođenja, u osnovi kojih su pretpostavke da zaposlenici nisu sposobni za odgovorniji rad, da im se ne smije prepustiti nikakvo odlučivanje, da im je cilj nerad i stvaranje nereda, te da ih na posao treba doslovno tjerati. No, nadu u promjenu „starinskog“ načina rukovođenja ulijevaju suvremene teorije rukovođenja koje polaze od pretpostavke da svi ljudi imaju potencijale za uspješan rad te da se ti potencijali najbolje izražavaju u poticajnoj okolini punoj motivacije, u kojoj je dostupnost pravih informacija jedan od najvećih motivatora.

Kako izgleda učinkovita komunikacija?

Upravo zbog prethodno spomenutih pretpostavki suvremenih teorija rukovođenja, osnaživanje vlastitih zaposlenika na kvalitetan rad te stvaranje poticajne okoline u organizaciji gradi temelje za kvalitetno poslovanje, a svemu tome pomaže već spomenuta međusobna učinkovita komunikacija. Pa, kako zapravo izgleda učinkovita komunikacija?

Učinkovita komunikacije najprije podrazumijeva iskrenost informacija koje rukovoditelj i njegovi djelatnici međusobno dijele, bilo da rukovoditelj prenosi informacije radnicima ili obratno. Maskiranost loše obavljenog posla u „lijepe i pozitivne komentare“ nikada nije korisna za poslovni kolektiv. Iako smatrate da na taj način štitite osobu koja je napravila loš posao te ih ne želite povrijediti, takav način komuniciranja samo usporava napredak tvrtke, ali i pojedinca. Nadalje, ključno je da se njeguju dvije vrste komunikacije kako bi poslovna komunikacija bila zapravo učinkovita komunikacija: komunikacija odozgo prema dolje te komunikacija odozdo prema gore. Naime, rukovoditelji trebaju zaposlenicima davati smjernice kako odraditi neki posao, informacije o određenim poslovima i zadacima, kao i pravilima kolektiva. No, moraju i naučiti primati informacije od svojih zaposlenika koje mogu pomoći rukovoditelju da bude upućen u sve što se događa u organizaciji, u efikasnost i uspješnost poslovnog kolektiva i slično.

Na kraju, ključ učinkovite komunikacijske tehnike jest povratna informacija! Kao rukovoditelji, uvijek morate dati povratnu informaciju o odrađenom poslu, bila ona pozitivna ili negativna. Samo takav feedback može pomoći djelatnicima organizacije da napreduju u svojem poslu. No, morate naučiti i kako primiti povratnu informaciju. Upamtite, nikome nije cilj povrijediti drugu osobu, već je zajednički cilj napredak organizacije i zajedništvo poslovnog kolektiva.

Danas nitko ne može znati baš sve

Pristup zadržavanja i doziranja informacija teško se može opravdati u današnjem dobu znanja, iz dva glavna razloga: 

• znanja u nekom području su toliko velika da se teško može očekivati od rukovoditelja da o svemu zna bolje od svih svojih zaposlenika
• u suvremenom svijetu promijene su sve brže u brojnim područjima i jedna ih osoba teško može pratiti, pa se tako teško može očekivati da će rukovoditelj uspješno odgovoriti na njih

Drugim riječima, ako se samo od rukovoditelja očekuje da imaju najbolje rješenje za sve probleme te da o svemu donesu najbolju odluku, pred njih se stavlja zadatak koji jednostavno ne mogu izvršiti. Samim time se poslovanje i legitimitet cijele organizacije dovodi u pitanje. Da bi se mogli uspješno nositi s konkurencijom, potrebno je uključiti cijeli poslovni pogon kojim organizacija raspolaže; svaki radnik mora imati ulogu u organizaciji te doprinijeti napretku svojom radnom ulogom.

Mudrost organizacije nalazi se u glavama zaposlenika, stoga je rukovoditeljeva najveća odgovornost omogućiti zaposlenicima pristup svim informacijama te ih motivirati na predan i kreativan rad. U suprotnom, zaposlenici kojima se ne daju informacije te koji osjete nepovjerenje od strane rukovoditelja, jednostavno neće biti motivirani na iznošenje svojih znanja, ideja i kreativno rješavanje problema. Radit će onoliko koliko moraju, a ne onoliko koliko mogu. Raspon između te dvije krajnosti je jako velik! To je kao da kupite raketu i koristite se njome kao rasvjetnim tijelom u vašem dvorištu umjesto za let na Mjesec. Stoga, razumno je za pretpostaviti kako je spomenuta učinkovita komunikacija ispravno sredstvo za motivaciju zaposlenika na rad.

Temelji učinkovite komunikacije

Do sada ste vjerojatno shvatili kako ponekad vaša komunikacija nije zapravo učinkovita komunikacija, pa ste u potrazi za nekim novim, točnijim smjernicama kako učinkovito komunicirati. Stoga, slijede neke pretpostavke na kojima vaš novi komunikacijski obrazac treba biti utemeljen:

• znanje i kreativnost zaposlenika su najveća vrijednost suvremene organizacije (za razliku od nekadašnjeg gledanja vrijednosti kroz kapital)
• zaposlenici imaju znanja, vještine i iskustvo, pa je stoga jako važno osigurati im otvorenu i poštenu informaciju o organizaciji te njenom tržišnom okruženju jer jedino tako mogu zajedničkim snagama pronaći najbolja rješenja za uspješan rad
• poruke trebaju biti prenošene različitim komunikacijskim sredstvima (sastanci s rukovoditeljem, Internet, e-pošta, oglasna ploča i sl.), kako bi dospjele do svih zaposlenika
• komunikacija mora biti dvostrana, jer radi se o razgovoru, a ne o ukazima i naredbama
• rukovoditelji zaposlenicima trebaju više postavljati pitanja i tražiti od njih odgovore, odnosno da manje sami osmišljavaju odgovore na njihova pitanja u ime svojih zaposlenika
• stvaranje pozitivnog ozračja u organizaciji te poticanje zaposlenika da kažu ono što misle pomaže pri zaposlenikovom zadovoljstvu s rukovoditeljem i tvrtkom

Informacija je moćno oružje

Rukovoditelji u dobu znanja trebaju usvojiti otvoreni komunikacijski stil, što je drugim riječima sama učinkovita komunikacija. Sasvim je u redu da rukovoditelji nemaju sve odgovore. Rukovoditelji bi trebali imati puno više pitanja nego što imaju odgovora te bi se trebali naučiti tražiti mudre savjete čitavog poslovnog tima kako bi zajedno došli do rješenja. Prošli su dani kada su rukovoditelji nasamo donosili odluke i rješavali probleme, a zatim se vraćali zaposlenicima s odgovorima, koji ponekad nisu bili točni. Uspješne organizacije trebaju težište komunikacije staviti upravo na dijalog između rukovoditelja i njegovih zaposlenika.

Mogućnost da rukovoditelji i zaposlenici otvoreno te s jednakih pozicija razgovaraju i razmjenjuju ideje vodit će do povećanog povjerenja, a samim time i boljih ideja. Brojna istraživanja u području organizacijske psihologije pokazuju da timovi donose bolje odluke nego što ih donosi pojedinac. Takvo zajedničko donošenje odluka u konačnici dovodi do povećanja produktivnosti i poboljšanju u samim poslovnim procesima.

Na kraju, svi rukovoditelji mogu se složiti kako je informacija moć. Upravo zbog toga mnogi ju rukovoditelji, ali i zaposlenici, ne prosljeđuju misleći da će biti moćniji ako ju zadrže za sebe. No, istina je zapravo u potpunosti drugačija: zadržana informacija gubi na svojoj moći. Jedino ako rukovoditelj podijeli informaciju s drugima, ona dobiva svoj pravu vrijednost jer se njome osnažuje njihovo povjerenje i omogućuje im učinkovito poslovanje. Tek to je temelj istinske moći, otvorena i učinkovita komunikacija unutar organizacije!