U današnjem svijetu gotovo da ne postoji situacija koja se može odviti bez komunikacije. Budući da većina ljudi polovicu svog dana provede na radnom mjestu, nije ni čudo da se velika većina njihove komunikacije odvija upravo tamo.
Kako učinkovita komunikacija rukovoditelja utječe na zaposlenike? Koje je promjena u komunikaciji na radnom mjestu koje je uzrokovala sve veća zastupljenost online komunikacije? Kad se ne razumijemo je li "krivac" iracionalna komunikacija ili iracionalni ljudi?
Vrste komunikacije na radnom mjestu
Vrste i ciljevi komunikacije se razlikuju od situacije do situacije. Rukovoditelji najviše preferiraju formalnu komunikaciju i potiču zaposlenike na njeno korištenje. Formalnom komunikacijom smatra se svaka karakteristična standardizirana i ujednačena komunikacija o definiranim stvarima na poseban način kojeg se zaposlenici trebaju pridržavati. Prema smjeru komunikacije, formalnu komunikaciju možemo podijeliti na vertikalnu i horizontalnu komunikaciju.
Vertikalna komunikacija može se odvijati odozgo prema dolje i odozdo prema gore. Obilježje komunikacije odozgo prema dolje je da se komunikacija hijerarhijski spušta. Najbolji primjer takve komunikacije je komunikacija menadžera sa zaposlenicima. Svrha takve komunikacije je zaposlenicima prenijeti upute za rad, odrediti ciljeve, informirati ih o politikama i procedurama i dati im povratnu informaciju. Bitno je da komunikacija odozgo prema dolje bude učinkovita komunikacija zato što takva komunikacija potiče motivaciju zaposlenih i njihovu odanost. Interna komunikacija odozdo prema gore odnosi se na komunikaciju koja ide u smjeru od podređenih prema nadređenima. Koristi se kada se želi osobama na višim položajima poslati izvještaj o napredovanju prema cilju ili ih upoznati s nekim problemom. Kada zaposlenici imaju priliku razgovarati sa svojim rukovoditeljima, imaju osjećaj sudjelovanja što povećava njihov radni moral. Rukovoditelji često informacije koje dobiju takvom komunikacijom koriste za planiranje poboljšanja unutar organizacije.
Horizontalnom komunikacijom smatra se komunikacija između osoba koje su članovi iste radne grupe ili se nalaze na istim horizontalnim razinama. Najčešće se koristi za ubrzanje protoka informacija, pospješivanje razumijevanja i rješavanje poteškoća. Kada je horizontalna komunikacija unutar organizacije učinkovita komunikacija, zaposlenici će ju doživjeti kao emocionalnu i društvenu potporu.
Funkcije komunikacije na radnom mjestu
Komunikacija na radnom mjestu može imati razne funkcije. Kada kroz asertivnu komunikaciju na radnom mjestu uspijemo ispuniti željenu funkciju, možemo reći da nam je komunikacija bila učinkovita komunikacija. Četiri glavne funkcije komunikacije na radnom mjestu su kontroliranje, motiviranje, emocionalno izražavanje i informiranje. Gotovo svaka interakcija koja se odvija unutar organizacije obavlja barem jednu od tih funkcija.
Kontroliranje možemo prepoznati u tome kada, na primjer, zaposlenici moraju sve žalbe najprije dati svom neposrednom šefu ili kada moraju slijediti politiku organizacije. Nadalje, jedna od funkcija komunikacije na radnom mjestu je i motiviranje. Motivirati nekoga je nemoguće ako komunikacija nije učinkovita komunikacija. Najčešće se za motiviranje zaposlenika koristi to da se zaposlenicima daje povratna informacija o tome koliko dobro obavljaju neki zadatak i daju im se savjeti što mogu učiniti kako bi poboljšali svoju izvedbu. Također im se pokušavaju zadati što specifičniji ciljevi i pružiti potpora. Ako rukovoditelji ili zaposlenici osjete radost ili nezadovoljstvo zbog nečega unutar organizacije, vrlo je vjerojatno da će svoje zadovoljstvo ili pak frustraciju iznijeti kroz komunikaciju.
Zbog toga je funkcija komunikacije unutar organizacije vrlo često i emocionalno izražavanje. Kroz komunikaciju članovi organizacije mogu izraziti svoje osjećaje i ispuniti društvene potrebe. Posljednja funkcija komunikacije na radnom mjestu je informiranje. Cilj informiranja je olakšati donošenje odluka kroz prenošenje podataka nužnih za identificiranje i ocjenjivanje alternativa. Konačno, važno je naglasiti kako je svaka od navedenih funkcija komunikacije jednako bitna za ostvarivanje učinkovite komunikacije. Ispunjavanjem tih funkcija učinjen je veliki korak prema povećanju identiteta, zajedništva, znanja i djelovanja unutar organizacije.
Učinkovita komunikacija rukovoditelja
Svaka organizacija najviše ovisi o svom rukovoditeljima jer je njihov zadatak usmjeravati ostale članove organizacije te kontinuirano poboljšavati aktivnost i odnose u organizaciji. To će najlakše postići ako njihova komunikacija bude učinkovita komunikacija. Poruke koje šalje rukovoditelj trebale bi biti sažete i precizno formulirane kako bi ih se moglo lako i u potpunosti razumjeti, a sam prijenos poruke bi trebao biti brz. Zbog toga postoje određene komunikacijske tehnike koje bi trebao razviti svaki rukovoditelj. To su komunikacija licem u lice, slušanje i vještine prezentiranja.
U istraživanjima koja su se bavila komunikacijom rukovoditelja, većina zaposlenika izjavila je da preferiraju sve važne informacije od rukovoditelja dobiti komunikacijom licem u lice. Vrlo često rukovoditelji zbog širokog opsega posla koji obavljaju, smetnu s uma važnost razgovora uživo sa zaposlenicima te posljedično zaposlenici imaju premalo kontakta s nadređenima. Svaki rukovoditelj bi trebao odvojiti određeno vrijeme za komunikaciju licem u lice jer stalna nedostupnost rukovoditelja bi mogla dovesti do toga da ga se percipira neuspješnim i nekompetentnim.
Rukovoditelji trebaju znati strpljivo i učinkovito slušati
Nažalost, odvajanje vremena za komunikaciju licem u lice ne čini automatski komunikaciju rukovoditelja učinkovitom komunikacijom. Naime, rukovoditelji bi trebali priličnu količinu vremena provesti samo slušajući. Zbog toga moraju naučiti strpljivo i učinkovito slušati. To će najlakše učiniti ako postavljaju pitanja da provjere jesu li dobro razumjeli što je osoba rekla te ne upadaju govorniku u riječ nego ga puste da do kraja kaže što želi. Na taj način mogu lakše shvatiti ideje, stavove i ponašanja osobe te prilagoditi svoju poruku da bude prikladna situaciji.
U opis posla rukovoditelja ulazi i držanje raznih prezentacija. Rukovoditelji prezentacije drže pred svojim zaposlenicima, pred svojim nadređenima i, vrlo često, prezentiraju svoje ideje pred velikim brojem nepoznatih ljudi. Zbog toga je jako bitan prvi dojam koji će ostaviti kroz kvalitetu svoje prezentacije. Bitno je da rukovoditelji znaju svoju javnu komunikaciju prilagoditi različitim situacijama. Najlakši način da rukovoditelj usavrši svoje vještine prezentiranja je da se za svaku prezentaciju detaljno pripremi te da se trudi prezentacije držati što češće kako bi stekao iskustvo. Način prezentiranja svaki puta treba prilagoditi svrsi prezentacije te publici. Prezentacija treba pratiti neki logični slijed te je preporučljivo koristiti audiovizualna pomagala kako bi publici informacije bile preglednije.
Kako učinkovita komunikacija nadređenih pridonosi zadovoljstvu zaposlenika?
Zadovoljstvo zaposlenika definira se kao skup osjećaja koje zaposlenik ima prema iskustvima na svom poslu. Na te osjećaje utjecat će i kako zaposlenik percipira komunikaciju unutar poduzeća u kojem je zaposlen. Najveći utjecaj na zadovoljstvo poslom zaposlenika ima komunikacijska kompetencija nadređenih. Kada zaposlenici od svojih nadređenih dobiju detaljnu povratnu informaciju, to će ih motivirati na bolji rad i dati im osjećaj pripadnosti i vrijednosti u organizaciji. Isto to vrijedi i za mogućnost da jasno izraze svoje mišljenje. To je znak za rukovoditelje. Rukovoditelji informacije trebaju davati i prikupljati!
Također, učinkovita komunikacija nadređenih povećava produktivnost zaposlenika. Do toga će doći ako im njihovi nadređeni detaljno objasne njihove odgovornosti i ciljeve koje bi trebali postići jer onda zaposlenici znaju kako se usredotočiti na zadatak i što se od njih očekuje. Konačno, učinkovita komunikacija nadređenih iznimno je važna u razdobljima krize, kao što je na primjer bila kriza uzrokovana pandemijom COVID-19. Tada je jedino kroz takvu vrstu komunikacije moguće osigurati učinkovito korištenje resursa jer smo bili svjedoci kako je u takvim situacijama opskrba iznimno otežana.
Online komunikacija na radnom mjestu
Pojavom pandemije COVID-19 velik broj poduzeća bio je primoran unijeti neke promjene u načine komuniciranja unutar organizacije. Najčešće je ta promjena uključivala veću zastupljenost online komunikacije. Najviše su se koristile, osim elektroničke pošte i društvenih mreža koje su već duže vrijeme u upotrebi unutar organizacija, videokonferencije. Videokonferencije omogućuju zaposlenicima u organizaciji da imaju sastanke u stvarnom vremenu s ljudima na različitim lokacijama. No, kako bi komunikacija na videokonferencijama bila učinkovita komunikacija, važno je da svi aktivno sudjeluju na istima, odnosno da svi sudionici imaju uključenu kameru i mikrofon.
Glavne prednosti o kojima se govori kada se spomene online komunikacija na radnom mjestu su: lakoća razmjene informacija i brzina. Lakoća izmjene informacija odnosi se na to da zaposlenici mogu surađivati s ljudima koje nikada nisu uživo upoznali i koji se nalaze na mjestima na kojima nisu nikada bili. S druge strane, brzina u slanju informacija omogućuje zaposlenicima da si mogu priuštiti da razmisle prije davanja odgovora te se u svakom trenutku mogu odlučiti prekinuti slanje ili komunikaciju. Nadalje, prednost online komunikacije unutar organizacije je također da su nam dostupni brojni alati koje možemo koristiti kako bi argumentirali, usmjeravali i ubrzali određene procese unutar organizacije. No, navedena prednost online komunikacije ujedno je i zamka. Ako pretjeramo s implementacijom novih alata odjednom, to može imati kontraefekt na zaposlenike te uzrokovati komplikacije te našu komunikaciju učiniti nejasnom. Zbog toga je prije svakog uvođenja neke novine u komunikaciju, potrebno detaljno proučiti hoće li ona pomoći u tome da nam komunikacija bude učinkovita ili će samo uzrokovati zbunjenost i pomutnju.
Online komunikacija ima i svoju lošu stranu
Osim gore navedenih prednosti, online komunikacija na radnom mjestu ima i određene nedostatke. Najčešće spominjana mana elektroničkih medija je mogućnost razvijanja ovisnosti. Odnosno, postoji mogućnost da zaposlenici ili rukovoditelji steknu naviku konstantnog provjeravanja elektroničke pošte i održavanja komunikacije izvan radnog vremena što nikako nije preporučljivo. Nadalje, u zadnje vrijeme se često spominje problem s kojim se susreću rukovoditelji, a to je kada zaposlenici „surfaju” internetom iz svojih osobnih razloga. To nužno ne mora biti loše jer je u istraživanjima dobiveno da takvo ponašanje zna dovesti do toga da se zaposlenici odmore od stresnog zadatka i možda čak dobiju ideju za kreativno rješenje nekog problema. No, bitno je podučiti zaposlenike o odgovornosti kako to ne bi prešlo u prokrastinaciju na radnom mjestu. Nedostatak online komunikacije je da uvođenje takvog načina komuniciranja može postati izvor stresa za zaposlenike jer se zaposlenici odjednom mogu susresti s velikim brojem zadataka koje moraju izvršiti, kao što je na primjer potreba za stalnom dostupnošću.
Iz svega navedenog, može se zaključiti kako učinkovitost komunikacije rukovoditelja i zaposlenika na radnom mjestu ima veliki utjecaj na njihovo zadovoljstvo poslom. Zbog toga je potrebno kontinuirano raditi na razvoju komunikacijskih vještina članova organizacije. Također je bitno, prije uvođenja novih vrsta komunikacije u poduzeće, kao što je na primjer online komunikacija, svima pružiti vrijeme za prilagodbu i osigurati edukaciju o novitetima.
