Razumijevanje svoje uloge u organizaciji posla osnovna zadaća je kvalitetnog menadžera

Upravo zbog toga važno je razumijevanje svoje uloge kod menadžera. Menadžer treba znati razlikovati posao kojeg treba obavljati on od posla kojeg trebaju obavljati članovi tima te u skladu s time treba i postupati. Na taj način će profitirati svi – ponajviše sam menadžer, ali i članovi tima.

Menadžer ima posebnu ulogu u organizaciji. Razumijevanje svoje uloge ključno je za kvalitetno obavljanje posla. Kada menadžer ne razumije svoju ulogu, dovodi se u opasnost da ne doprinosi ili čak i usporava razvoj organizacije. Stoga je prvi korak upoznavanje sa zahtjevima posla. Ponekad je neophodno da menadžeri obavljajaju i poslove koji se ne nalaze u njihovom opisu posla. To je uglavnom slučaj kod manjih organizacija u kojima ne postoji jasna specifikacija posla, nego zaposlenici većinom obavljaju sve poslove. Naravno, i u manjim organizacijama menadžer ima posebnu ulogu i odgovornosti te se po svojim zahtjevima posla treba razlikovati od ostalih zaposlenika. Međutim, u takvom okruženju te razlike, odnosno specifikacije posla, su manje izražene.

O tome što su glavni zadaci menadžera govori i glavna zadaća leadershipa – utjecaj na druge ljude. Menadžer se nalazi na svojoj poziciji kako bi usmjeravao zaposlenike te na taj način zajedno s njima ostvario ciljeve organizacije. Primarne funkcije menadžmenta su planiranje, vođenje, organiziranje i kontrola. Ako niste s njima upoznati svakako se pridružite Ramiro Menadžment Leadership Akademiji baziranoj na, između ostalog, i NLP tehnikama.

Zašto je menadžer važan?

Iz toga vidimo da nije na menadžeru da obavlja rutinske poslove za koje su zaduženi ostali članovi tima. Njegov posao je prvenstveno nadgledanje i upravljanje zaposlenicima i zadacima kako bi sve funkcioniralo u najboljem redu. Važnost menadžera se ogleda u brojnim aspektima. Članovi grupe su često vrlo zauzeti obavljanjem operativnih zadataka i rokovima koje trebaju ispoštovati da bi razmišljali o smjeru u kojem trebaju ići. Stoga su tu menadžeri koji razmišljaju proaktivno, neprestano rade na stvaranju načina za ostvarenje ciljeva te se brinu o tome da organizacija napreduje.

Također, menadžeri su ti koji motiviraju članove tima, podsjećaju ih na misiju i viziju organizacije te postavljaju načine za djelovanje u skladu s time. Svima, pa čak i zaposlenicima s velikim iskustvom, je potrebno vođenje od strane menadžera koji dobro poznaje svoj posao. Iako članovi tima ponekad mogu biti uključeni u strateško planiranje i motiviranje sebe i ostalih članova tima, puno je učinkovitije imati jednu osobu čija će to biti primarna zadaća.

Poznavanje ovlasti i odgovornosti

Razumijevanje svoje uloge kao menadžera je neophodno. Naime, svaki menadžer treba dobro znati koje su njegove ovlasti i odgovornosti te se u skladu s time i ponašati. Jedan od važnih aspekata posla menadžera je prikupljanje važnih informacija koje su potrebne za provođenje posla i funkcioniranje organizacije. U suradnji sa članovima svog tima stvaraju poslovnu strategiju organizacije, osmišljaju poslovne planove te ih primjenjuju u praksi. Menadžeri su ti koji su zaduženi za planiranje ciljeva koje treba ostvariti u određenom roku te u skladu s time postavljaju zadatke. Kako bi ostvarili određene ciljeve, oni postavljaju organizacijski dizajn za koji smatraju da će najviše doprinjeti ostvarenju postavljenih ciljeva. Drugim riječima, odabiru ljudske resurse koji će raditi određeni dio posla. Vrlo važan aspekt njihovog posla je i rukovođenje cijelim procesom i nadgledanje svakog pojedinog zadatka te članova tima koji rade na njima. S obzirom na sve navedene odgovornosti menadžera, preuzimanje dodatnih poslova koji izvorno nisu namijenjeni njemu dovodi do preopterećenosti menadžera. Menadžeri tada ne mogu kvalitetno obavljati posao za koji su zaduženi.

Što čini dobar menadžer?

Dobar menadžer zapošljava prave ljude te ono što je možda još važnije – dopušta im raditi njihov posao. Potiče ih na samostalnost, ističe njihove jake strane te je uz njih kada se pojavi prepreka na putu do ostvarenja cilja. Dijeli svoje znanje i iskustvo te kao pravi vođa, predlaže ideje i nove načine rada. Međutim, ne obavlja posao umjesto njih. Točno zna što su njihovi zadaci i odgovornosti te im to jasno prenosi.

Kvaliteta dobrog menadžera je i uspješno komuniciranje koje je neophodno kako bi tim ostvario ono što je određeno ciljevima. Upravo su teškoće u komunikaciji jedan od razloga zašto menadžeri ponekad obavljaju posao koji ne spada pod njihove odgovornosti.

Uzmimo primjer menadžera koji želi uvesti promjene u načinu poslovanja, a da pritom nije prošao sve faze preobrazbe iz stručnjaka u rukovoditelja. Moguće je da ima izvrsne ideje, konkretne načine kako unaprijediti poslovanje  te resurse za ostvarenje tog cilja. Međutim, recimo da to ne zna iskomunicirati sa svojim timom. Članovi tima nisu uspjeli shvatiti što on točno želi od njih te su krenuli u krivom smjeru. Najizglednije je da će tada sam menadžer preuzeti njihov posao kako bi izbjegao dodatno objašnjavanje jer ga tim prvotno nije dobro razumio.

Razumijevanje svoje uloge

Kako bi menadžer uopće mogao kvalitetno obavljati posao, prvi korak je razumijevanje svoje uloge te ovlasti i odgovornosti. Pokazalo se kako mnogi menadžeri nisu spremni jer su loše upućeni u to što je točno njihov posao. Granice između odgovornosti menadžera i ostalih zaposlenika ponekad znaju biti pomalo nejasne, stoga je važno razjasniti što je čija odgovornost.

Kada se razjasne odgovornosti i podjela posla, potrebno je to provesti u praksi. Naime, važno je pokušati se usmjeriti isključivo na svoje odgovornosti jer će na taj način svatko biti učinkovitiji u obavljanju svog posla. Menadžer će imati više vremena posvetiti se rukovođenju i nadgledanju zadataka u svrhu ostvarenja ciljeva. Isto tako, ostali zaposlenici će se više posvetiti poslu jer će znati da je taj dio posla isključivo na njima. Baš kao i za menadžere, za zaposlenike je također neophodno razumijevanje svoje uloge. Oni moraju točno znati koji je njihov posao – što se od njih očekuje i u kojem vremenskom roku. Za to je odgovoran menadžer. Naime, on je osoba koja članovima tima treba detaljno objasniti njihove odgovornosti. Stoga je razumijevanje svoje uloge ključan aspekt  dobre organizacije posla te ostvarenja ciljeva koji doprinose napretku organizacije.

Radite svoj posao jer vas inače neće trebati

Ako nakon pola godine menadžer pokazuje da ne zna koje su njegove nove ovlasti i odgovornosti, onda se dovodi u opasnost da postane trajno neuspješan. Da bi menadžer mogao obavljati svoj vrlo zahtjevan posao jedna od njegovih prvih i najvažnijih zadaća je razumjeti od čega se on sastoji. Treba biti siguran za koja područja je odgovoran, što konkretno u svakom području treba i želi postići, kako isplanirati vrijeme da se tome uistinu i posveti te kako se dovoljno dosljedno pridržavati vremenskog plana. Na ova četiri pitanja treba odgovoriti upravo redoslijedom. Odgovaranjem na prvo pitanje menadžer dobiva osnovnu, da se slikovito izrazim, panoramsku mapu područja kojima upravlja.

U njoj se ne bi smjeli vidjeti detalji, ali bi se morala vidjeti osnovna obilježja svih područja odgovornosti, koliko su velika i od kojih se glavnih zadataka sastoje. U navedenoj podjeli redoslijed nije bitan. Svako od ovih područja strateški je jednako važno, bez obzira na količinu vremena koje zahtijeva. Također, kontakti s direktorom, odnosno Upravom, zahtijevaju puno manje vremena nego kontakti s kolegama ili, posebice, rad s ljudima u odjelu. Mnogi menadžeri, posebice oni tek postavljeni na novu poziciju, nisu napravili ovaj prvi korak, pa im se lako događa da neko od ovih područja sustavno zanemaruju. Naime, lako je previdjeti neko područje ako ga menadžer nema ucrtanog u svojoj mapi. Za njega ono zapravo i ne postoji. S druge strane, kod novopostavljenih menadžera se često događa i da ostave istu mapu aktivnosti koju su imali kao zaposlenici – članovi tima, kada je područje njihove odgovornosti bilo potpuno drugačije.

Uspješnost menadžera se procjenjuje po tome je li obavio svoj posao

Sasvim je sigurno da se jednom dijelu operativnog posla, posebice onog zahtjevnijeg, moraju i dalje posvećivati. Međutim, njihova se uspješnost na menadžerskoj poziciji u pravilu procjenjuje u tome koliko su efikasno organizirali odjel. Njih se procjenjuje s obzirom na to  jesu li dobro podijelili ovlasti i odgovornosti za operativne poslove među djelatnicima kojima rukovode i znaju li koliko im je kompetentan svaki djelatnik. Procjenjuje ih se prema tome znaju li kako povećati kompetentnost organizacije, imaju li mehanizme motiviranja i zadržavanja kvalitetnih djelatnika, znaju li se koordinirati s voditeljima drugih odjela. Mnogi menadžeri se jako iznenade kada dobiju lošu ocjenu svog rada od strane svog rukovoditelja, premda imaju osobnu percepciju da izuzetno puno rade. Stvar je u tome što takvi menadžeri imaju najviše povjerenja u vlastite sposobnosti te se plaše prepustiti svojim podređenima neka područja operativne odgovornosti. Tako dolaze do situacije da sami rade većinu operativnog posla, te da se tako dovode u tzv. burn-out stanje.

S druge strane njihovi djelatnici postaju sve više nezadovoljni jer nemaju što raditi ili rade nezahtjevne poslove te ne ostvaruju svoj puni potencijal, što dovodi do toga da oni najkvalitetniji odlučuju napustiti organizaciju. Onima manje kvalitetnima ovakva situacija ionako odlično odgovara, jer se od njih ne traži ništa, a imaju siguran posao i redovitu plaću. Početna slabija uspješnost se i očekuje, te tolerira, ali ako i nakon pola godine ili godinu menadžer svojim ponašanjem pokazuje da nije napravio novu mapu te ne zna koje su njegove nove ovlasti i odgovornosti, onda se dovodi u opasnost da postane trajno neuspješan.

Prevenirajte burnout

Odrađivanje većine operativnog posla koji izvorno nije namijenjen menadžeru može dovesti do burnouta, odnosno simptoma izgaranja. Preplavljenost poslom, emocionalna iscrpljenost te nemogućnost ispunjenja zahtjeva iz okoline neki su od glavnih simptoma burnouta. To je stanje koje negativno utječe na tjelesno i mentalno zdravlje. Ako osjećate da gubite motivaciju, smatrate da ste neuspješni u svom poslu te primjećujete da su vaša produktivnost i radna učinkovitost smanjene, moguće je da ste se našli u burnout stanju. Kada se osoba nalazi u ovom stanju, ona ne može učinkovito obavljati svoj posao. Za prevenciju burnouta važno je uspostaviti ravnotežu između privatnog i poslovnog života, međutim u kontekstu o kojem sada govorimo najvažnije je razumijevanje svoje uloge kao menadžera.

Ako menadžer ne preuzima poslove članova tima, to mu ostavlja puno prostora za posvećivanje svome poslu. Kada posveti više vremena svojim odgovornostima, povećava se njegova učinkovitost i napredovanje ka cilju što dovodi do ugodnih emocija koje djeluju kao zaštita od burnouta. Stoga možemo reći da razumijevanje svoje uloge ne dovodi samo do poboljšanja učinkovitosti i napredovanja u poslu, već posljedično dovodi i do koristi za menadžera osobno.

Osnovna zadaća menadžera

Uzevši u obzir sve navedeno, možemo reći da iako menadžer ima brojne ovlasti i odgovornosti, njegova najvažnija zadaća je razumijevanje svoje uloge. Stoga menadžer ima važan, možda naizgled jednostavan, ali zapravo prilično težak zadatak. Osim nadgledanja i upravljanja drugim ljudima, njegova zadaća je i baviti se samim sobom. Jedna od teškoća u njegovom poslu je to što je sam odgovoran za svoje postupke. Sam određuje što će se, kada i kako raditi, ali iako je to prednost, može biti i otežavajuća okolnost ako menadžer nije u potpunosti upoznat sa svojom ulogom.

Dopuštanje članovima tima da rade sami svoj posao pomaže stvaranju angažiranog tima. Ako zaposlenici uvide da su sami odgovorni za operativni dio posla, više će se truditi i uključivati u posao. Suprotno tome, obavljanjem njihovog posla menadžer im čini medvjeđu uslugu. Iako im možda trenutno olakšava posao i pomaže, dugoročno to nije dobro niti za samog menadžera, niti za članove tima, a u konačnici niti za organizaciju.