Kako do veće produktivnosti

S obzirom na to da je svima nama produktivnost važna, Menadžment Leadership Akademija usmjerena je i na to područje. Svatko od nas, kada dolazi na posao i izvršava svoje svakodnevne obveze, tijekom dana, tjedna ili mjeseca, osjeća različite razine energije i motivacije za obavljanje zadataka. Sigurno ste bili u situacijama kada ste s velikom lakoćom obavljali zadatke i rješavali različite probleme. S druge strane, bilo je i situacija u kojima vam se baš i nije dalo izvršiti neku obvezu. Sigurno ste mislili da nemate dovoljno vremena za bavljenje nebitnim zadacima. I onda je upravo ta obaveza, koju ste u jednoj takvoj situaciji proglasili nebitnom postala ogromni požar kojeg ste jedva ugasili. Nakon tog požara ste se vjerojatno osjećali iscrpljeno i kao da vas je vlak pregazio. Kako vam se to ne bi dogodilo, Menadžment Leadership akademija pruža važne činjenice o produktivnosti.

Ponekad nam se nameće pitanje: kako povećati svoju produktivnost, a samim time i zadovoljstvo na poslu. Kako bismo odgovorili na to pitanje, prvo je potrebno definirati pojam produktivnosti. Naime, produktivnost, odnosno produktivno ponašanje definira se kao ponašanje zaposlenika koje pozitivno pridonosi ciljevima organizacije. Pojam koji je usko povezan s produktivnošću, a često se koristi kao sinonim, je učinkovitost. Dakle, učinkovitost se odnosi na razinu učinka koja se može postići u određenom razdoblju. Ako je osoba visoko učinkovita, postiže puno u relativno kratkom vremenu. S obzirom na to da je „vrijeme novac“, učinkovitost se može smatrati oblikom produktivnosti.

Važnost produktivnosti

U današnje vrijeme, kada su poslovi napredovali od jednostavnih, mehaničkih ponavljanja istih operacija do kompleksnih, dinamičnih zadataka, sama priroda poslovnog svijeta zahtijeva od nas da razmišljamo, dajemo i budemo više. Danas organizacije, a i Menadžment Leadership akademija, naglasak stavljaju i na rezultate, i na kvalitetu rada, ali i na odnose s drugima. Osim toga, u proteklih deset godina, uredski rad se pomjera s ponavljajućih zadataka na zadatke temeljene na znanju, fleksibilne i prilagodljive zadatke. Dokazano je da zaposlenici gube znatno manje vremena i resursa organizacije kada imaju pristup pravim informacijama u pravo vrijeme i radeći u skladu s produktivnim radnim praksama. Stoga povećanje produktivnosti vezano uz informacije treba biti u središtu pozornosti modernih organizacija, jednako kao što je to bila automatizacija industrije u prošlim desetljećima. Često se upravo u našem trudu kojeg ulažemo u ostvarivanje ciljeva uočava naša dodana vrijednost.

Produktivnost ima iznimnu važnost u radnom okruženju, stoga Menadžment Leadership Akademija kroz svoj program osvještava važnost produktivnosti. Povećanje produktivnosti nije bitno samo za ukupni gospodarski rast, ono također određuje blagostanje pojedinca. Naime, kada su zaposlenici produktivni, mogu učinkovito dovršiti svoje radne zadatke, a samim time i uživati u više slobodnog vremena. Produktivnost može pomoći u održavanju zdrave ravnoteže između posla i privatnog života. Zanimljiva je činjenica da neki ljudi čak više uživaju u svom poslu i osjećaju se da su manje pod stresom kada su produktivni. Prednosti, odnosno koristi koji proizlaze iz povećane produktivnosti su: učinkovito korištenje resursa, smanjeni troškovi proizvodnje, povećane plaće radnicima i veći profiti za organizacije.

Što sve može smanjiti produktivnost zaposlenika?

Iako već znamo koliko je produktivnost važna, čini nam se da nismo uvijek produktivni koliko želimo (i možemo) biti. Upravo tu postoji nešto što poslodavci i zaposlenici nerijetko zaboravljaju – ljudi nisu strojevi koji neprestano rade. Zato je Menadžment Leadership Akademija usmjerena kroz svoj program na produktivnost. Naime, nije lagan zadatak, kako za poslodavca tako i za samog zaposlenika, da potiče i održava produktivnost konstantnom uz minimalne fluktuacije. Naša produktivnost nužno raste, ali i nužno pada u trenutku zasićenja. Kada se zaposlenik ne osjeća produktivno i uspješno, gubi samopouzdanje, energiju i entuzijazam za obavljanjem radnih zadataka.

Razlozi zašto zaposlenici imaju nisku produktivnost mogu biti multitasking, odnosno kada je zaposlenik na više projekata ili ima više radnih zadataka u isto vrijeme. Takva strategija je pogrešna i potrebno ju je prilagoditi kako bi bila jamac uspjeha. Zaposlenik neće moći dati sve od sebe ni na jednom projektu ili radnom zadatku, što može dovesti do površnog obavljanja. Također, to stvara osjećaj preopterećenosti kod zaposlenika, smanjuje produktivnost i dovodi do raznih pogrešaka tijekom obavljanja radnih zadataka. Također jedan od razloga je stres. Kada razina stresa prijeđe granicu, zaposleniku postaje teško koncentrirati se na zadatak koji mu treba. Stres ga ometa u radu, što rezultira neispunjavanjem zadataka.

Toksično ponašanje zaposlenika donosi nižu produktivnost. Ponekad se događa situacija da zaposlenik pokuša sabotirati i manipulirati radnom okolinom, što može negativno utjecati na produktivnost drugih zaposlenika. I naposlijetku tu je loš menadžer. Još uvijek ima mnogo menadžera u organizacijama koji teže mikroupravljanju svojim podređenima i preuzimaju oblik šefova čiji je jedini posao zahtijevati sve više i više. U današnjem svijetu ova taktika više ne funkcionira. Današnja poduzeća ne zahtijevaju šefove, već lidere koji pokreću promjene i vode svoje organizacije naprijed.

Priče iz svakodnevice, ali i davnina

Tako je jednom bio jedan drvosječa koji je došao raditi u šumariju. Plaća je bila odlična, posao zadovoljavajući i drvosječa je odlučio dati sve od sebe kako bi se svom nadređenom pokazao kao uzoran i produktivan radnik. Prvoga dana uzeo je svoju novu sjekiru, otišao u šumu i pun elana počeo sjeći drva. U jednom danu posjekao je čak dvadeset stabala. Njegov nadređeni bio je sav ponosan te mu je s uzbuđenjem čestitao, uz želju za još mnogo takvih uspješnih dana na poslu. Drvosječa je bio sav sretan zbog dojma kojeg je ostavio i, šepureći se kao paun, odlučio je da će idući dan posjeći još više stabala. Legao je rano, ustao u cik zore te pojeo hranjiv doručak, znajući da ga čeka mnogo rada. No unatoč tome, nije posjekao niti pola od svog jučerašnjeg rekorda. Međutim, idući dan posjekao je još manje.

Bivao je sve nezadovoljniji sobom i svojim radom i činilo se da su mu sve lađe potonule. Od onog ponosnog pauna, ubrzo je postao manji od makova zrna. Kako više nije mogao u jednom danu posjeći niti dva, a kamoli dvadeset stabala, odlučio je da mora otići do šefa i priznati mu što se događa. Iako ga je bilo strah njegove reakcije, skrušeno je priznao da više ne može sjeći stabla kao prvi dan, unatoč tome što se trudi do svojih krajnjih granica. Uto ga je šef pitao: „Pa dobro, kad si posljednji put naoštrio sjekiru?“. „Naoštrio?“ – zbunjeno upita drvosječa. „Nisam imao vremena za to bio sam previše zauzet sječom stabala!“

Poanta ove priče jest da ponekad svi moramo naoštriti svoje oštrice. Naime, odmarati se, mijenjati aktivnosti, raditi druge stvari često znači da oštrimo svoje oruđe. Uporno raditi nešto na silu, naprotiv, uzaludan je pokušaj pojedinca da voljom nadoknadi nesposobnost u određenom trenutku.

Važnost uzimanja pauze

Psihološka istraživanja jasno pokazuju da su učenje i rad koji neprekinuto traju više sati mnogo neproduktivniji od rada koji ima pauze između pojedinih aktivnosti. Dr. William S. Helton, profesor na Sveučilištu George Mason, proveo je studiju u kojoj je od studenata zahtijevao da mapiraju rute vlakova na ekranu. Jedna je grupa nastavila s radom 45 minuta, dok je druga grupa uzela petominutnu pauzu kako bi uživala u slobodnom vremenu, slušala glazbu ili gledala video. Grupa s pauzom bila je bolja (bez obzira koju su aktivnost odabrali) od skupine bez pauze. Kratka razdoblja prekida rada tijekom dana pomažu vam da se opustite i omogućite svom mozgu odmor. Kada se vratite zadatku koji je pred vama, to je svježih očiju i revitaliziranog mentaliteta. S druge strane, ako gurate kada vam je potreban odmor, vjerojatnije je da ćete biti ometeni ili se loše pojaviti, što će rezultirati nejasnim ishodom. Menadžment Leadership Akademija ukazuje na važnost uzimanja pauze kako bi se postigla veća produktivnost.

U stankama se naš mozak, koji ima ograničene kapacitete i energiju – odmara (i „oštri“). Radili u ovom trenutku 8, 10 ili 12 sati, vrlo je važno planirati povremeni adekvatan odmor, jer samo 10 minuta opuštajućih aktivnosti čini razliku u efikasnosti kojom obavljate zadatke. Ako mislite: „Pa nemam ja vremena stalno raditi pauze!“, sjetite se samo koliko ste minuta ili sati proveli pred ekranom računala, a da niste napravili apsolutno ništa, već se samo osjećali iscrpljeno i bez ideja. Upravo ovih 10 minuta pauze može činiti veliku razliku – već sljedeći trenutak nakon nje može nam sinuti ideja kako nešto napraviti. Osim toga, možemo se osjećati odmornije i početi umjesto problema uviđati rješenja, osjećajući nalet energije, jer radimo nešto konstruktivno i korisno.

Kako povećati produktivnost u radnom okruženju?

Uz adekvatne pauze za oštrenje, Menadžment Leadership Akademija donosi još nekoliko savjeta kako sami kod sebe možete upaliti iskru produktivnosti (i boljeg osjećaja koji uz to ide):

• Razlikujte zauzetost od produktivnosti

Visoko produktivni ljudi nerijetko su manje zauzeti od onih koji su prezaposleni. Drugim riječima, i mravi su zauzeti, ali pitanje je čime? Iznimno je važno razlikovati zadatke koji su hitni i one zadatke koji su nam bitni. Često smo u praksi svjedoci događaja kada nam neki zadatak „uleti“ u zadnji čas, a mi ostavljamo sve što smo do tada radili kako bismo ga riješili, ne pitajući se zapravo je li on u ovom trenutku važan za naš cilj i rezultat. Da bismo tome doskočili i kako bismo iskoristiti maksimum svog vremena, moramo znati što su nam u nekom danu prioriteti i onda im se u potpunosti posvetiti.

• Pravilo 80/20

Ovo pravilo govori nam da se 80% rezultata stvaramo s 20% aktivnosti koje obavljamo. Dakle, ako usmjerimo svoju pažnju i trud na tih 20% najvažnijih zadataka, bit ćemo produktivniji i zadovoljniji na kraju dana. Drugim riječima „Jedan čovjek može postići samo tjedan dana vrijednosti kroz rad tijekom cijele godine, dok drugi čovjek može postići vrijednost rada cijele godine kroz samo tjedan dana.“ Charles Richards

• Uživajte u onome što radite

Ako volimo ono što radimo, prirodno smo usmjereni na postizanje rezultata, jer se osjećamo poletnije i produktivnije. Nerijetko želimo obavljati još takvog posla i stjecati znanja koja ga prate. Nađite svrhu zbog koje nešto radite, dajte svojim zadacima na važnosti i usmjerite svoju energiju u njihovo izvršavanje.

Uloga rukovoditelja u povećanju produktivnosti

Menadžment Leadership Akademija pruža vam smjernice o tome kako vi kao rukovoditelj možete utjecati na produktivnost zaposlenika koji su vam podređeni. Dakle, kao rukovoditelj morate znati da postoji izravna veza između motivacije i radnog učinka zaposlenika. Donosimo tri važna čimbenika koja treba uzeti u obzir kada se radi o povezivanju motivacije vaših ljudi s višim razinama učinka i produktivnosti:

1. Znajte kakav utjecaj imate na ljude: Svi menadžeri povremeno osjećaju da imaju mali ili nikakav utjecaj na motivaciju svojih zaposlenika. Suočimo se s tim: ne možete uvijek promijeniti ili kontrolirati određene čimbenike koji utječu na entuzijazam vaših zaposlenika za njihov posao. Možete utjecati na neke stvari, kao što su: radni uvjeti, specifični zadaci, plaće i beneficije koje možete pružiti. Međutim, drugi čimbenici jednostavno mogu biti izvan vaše kontrole. Ipak, kao menadžer imate izravan utjecaj na povezivanje motivacije zaposlenika s učinkom. Naučite neke od učinkovitih tehnika, a zatim ih isprobajte kada vam se čine prikladnima za vaše zaposlenike.
2. Pobrinite se da zaposlenici znaju što je radni učinak. Nikada nemojte pretpostaviti da će vaši zaposlenici automatski znati što mislite pod „učinkom“. Vaša je odgovornost jasno definirati standarde izvedbe za njih. Morate razmišljati o učinku u vlastitom smislu, a zatim jasno i precizno objasniti što to znači vašim zaposlenicima. Tek tada ćete moći uspješno povezati učinak s motivacijom.
3. Recite zaposlenicima što se od njih očekuje i budite konkretni: Evo pitanja na koja svaki menadžer mora znati odgovoriti svakom zaposleniku: „Što se očekuje od mene?“ „Koja je moja uloga kao dio grupe i organizacije?“ „Što se smatra neprihvatljivom izvedbom?“ „Što moram učiniti da dostignem vaše standarde izvedbe?“ Budite eksplicitni! Što su očekivanja detaljnija i eksplicitnija, veća je vjerojatnost da će ih zaposlenik ispuniti ili premašiti.

Menadžment Leadership Akademija i unutarnje prepreke produktivnosti

Da biste razumjeli unutarnje prepreke produktivnosti, pomaže razmisliti o sljedećem scenariju. Marljiv i motiviran zaposlenik osjeća da se njihov naporan rad ne prepoznaje u svakodnevnom radu. Menadžeri su pod stresom i prezaposleni, a organizacija zanemaruje redovitu otvorenu i iskrenu komunikaciju. Kao rezultat toga, zaposleni menadžeri odvoje vrijeme za priznanja samo tijekom formalnih evaluacija, nekoliko puta godišnje. Ovaj zaposlenik želi čuti od rukovoditelja iskreno „hvala“ ili „dobar posao“ na kraju dugog tjedna. Tjedni prolaze, a ovaj zaposlenik nastavlja ulagati isti trud, ali nedostatak priznanja se nastavlja. Kako osnovna potreba za uvažavanjem ostaje nezadovoljena, zaposlenik počinje polagano gubiti interes za radnim zadacima i poslom. Obično slijedi izostanak s posla, a produktivnost se smanjuje.

Unutarnje prepreke produktivnosti, kao što su nedostatak komunikacije i potreba za autonomijom i pohvalama, predstavljaju značajan izazov jer su uglavnom nevidljive, a kao rezultat toga, teže ih je identificirati, mjeriti i u konačnici intervenirati. Tu na scenu dolazi Menadžment Leadership Akademija, gdje se uči i vježba vođenje, motiviranje i razvijanje članova tima. Također, Menadžment Leadership Akademija usmjerena je i na izgradnju i vođenje učinkovitog i angažiranog tima, gdje se može naučiti kako dati povratnu informaciju zaposlenicima.

Dakle, važno je da vi kao rukovoditelji osvijestite važnost produktivnosti i što sve može utjecati na smanjivanje ili povećavanje produktivnosti. Također, Menadžment Leadership Akademija pruža vam informacije i znanja koje vježbom možete primijeniti, te time utjecati na svoju i produktivnost zaposlenika. Ne zaboravite na važnost pauze, odnosno često naoštrite toliko nam važnu sjekiru! Za kraj, ostavljamo vas s jednom zanimljivom izrekom: „Loša vijest je da vrijeme leti. Dobra vijest je da ste vi pilot.“ – Michael Altshuler.