Upravljanje promjenama zahtijeva što više osoba koje prihvaćaju promjenu kako bismo imali saveznike u njihovom provođenju! I prije samog početka uvođenja promjena želja nam je imati što više osoba koje prihvaćaju upravljanje promjenama.
Ako želimo da se promjene prihvate zdušno i od što većeg broja osoba onda moramo znati zašto planiramo i uvodimo tako nešto! Timovi i čitava poduzeća, u nastojanju da ostvare svoje ciljeve, neprestano uvode promjene. Upravljanje promjenama može biti usmjereno na procese koji se odvijaju unutar organizacije. Ponekad promjene više zadiru u ljudske resurse neovisno radi li se o broju ljudi koji su potrebni za izvršavanje zadatka ili rasporeda ljudi. Mijenjati se mogu i ciljevi organizacije općenito i struktura poduzeća. Također se u današnje vrijeme vrlo brzo može mijenjati tehnologija kako bi organizacija opstala na visoko konkurentnom tržištu. Konkurencija nam je poticaj i mogućnost napretka. Promjene mogu biti vezane i za kulturu organizacije. Ali, kako bi se bilo kakva promjena integrirala i zaživjela u organizaciji, moramo uvjeriti ljude u važnost promjene!
Iako sam upotrijebio riječ "promjena" nekoliko puta samo u gornjem dijelu teksta, iz iskustva mi se čini da ta riječ ima vrlo malen utjecaj. Sav svijet oko nas se mijenja takvom brzinom i takvim razmjerima da promjenu gotovo niti ne zapažamo ili osjećamo. Uz to smo u potrošačkoj dimenziji našeg svijeta navikli na privid da se sve oko nas prilagođava nama! No, što se dogodi kada se mi moramo prilagoditi na promjenu? Zašto samo rijetki od nas upravljaju promjenom u svom životu?
Suprotstavljanje kao očekivan odgovor na promjenu
Kao odgovor na promjenu najčešće se javlja suprotstavljanje. Čak i kad se pripremamo za odmor nailazimo na otpor kod samih sebe! Kako u takvim uvjetima uopće provesti upravljanje promjenama koje bi trebale održati poduzeće konkurentnim? Kolika je hrabrost potrebna na osobnoj razini da bi smo pokrenuli promjene? Ako postavimo to pitanje svakom voditelju koji želi provesti promjenu, dobit ćemo dva osnovna odgovora. S jedne strane tu je spremnost koja nam govori jesu li ljudi koji će biti obuhvaćeni promjenom pripremljeni za promjene koje dolaze ili nisu. Oni moraju znati da će kroz upravljanje promjenama na organizacijskoj razini uslijediti i osobna promjena kojom će unaprijediti svoje sposobnosti. Odnosno, bilo kakva promjena u organizaciji utjecat će i na zaposlenike.
Moguće je da će morati raditi na svojim vještinama i kompetentnosti za obavljanje posla. S druge strane tu je suprotstavljanje. Suprotstavljanje se javlja kao pretpostavka da će mnogi ljudi ignorirati napore za provođenje promjene te će im se otvoreno suprotstavljati. Zaposlenici mogu iskazati suprotstavljanje promjeni na različite načine. Neki od njih uključuju izbjegavanje zadatka, nedovoljnu produktivnost, odsustvo s posla, sabotažu rada pa čak i ostavku. Sva ova ponašanja organizaciji stvaraju nepotrebne troškove te koče uspješno obavljanje posla, stoga je poduzeti upravljanje promjenama koja će osigurati prilagodbu zaposlenika na promjenu. Promjene u organizaciji podrazumijevaju uvođenje novih obaveza i mijenjanje rutine zaposlenima, nameću neka očekivanja i standarde koji se moraju ispuniti. Mnogi osjećaju strah od izlaska iz komfor zone, tjeskobu zbog novih obveza te ne žele mijenjati nešto što funkcionira.
Zašto se događa otpor promjenama u organizaciji?
Nijedna promjena se u organizaciju ne uvodi bez razloga. Bilo da se organizacija želi osuvremeniti, udovoljiti zahtjevima tržišta ili restrukturirati poslovne procese, promjena je većinom poželjna i potrebna. Kako onda te promjene uvesti što bezbolnije? Naravno da nam je prilikom uvođenja promjena želja imati što više privola, odnosno osoba koje pokazuju spremnost i što manje članova tima koji se suprotstavljaju promjenama. Onih koji će se suprotstaviti promjenama je više ako ne razumiju zašto se promjene dešavaju i ne odobravaju razloge zbog koji se dešavaju. Dakle, za prihvaćanje promjena važno je da su obje osnove za spremnost prisutne, dakle da ljudi znaju zašto se promjene dešavaju i da odobravaju te razloge. Realizacija promjene u organizaciji nije moguća ako tu promjenu ne prihvate ljudi koji su sastavni dio svake organizacije. Svaka promjena zahtijeva od ljudi mijenjanje ponašanja i načina razmišljanja.
Do otpora od promjena dolazi zato što ljudi više vole rutinu i navike, te se u takvom okruženju osjećaju sigurno. Promjene donose nešto novo i nepoznato, pa se javlja strah od nepoznatog. Izlazak iz zone udobnosti zna biti zastrašujuć! Ljudi osjećaju tjeskobu zato što ne znaju kako će promjene utjecati na njihovo obavljanje posla, odnos s kolegama i općenito klimu u organizaciji. Kako bi se smanjio taj strah od nepoznatog, važno je kroz upravljanje promjenama uključiti direktno zaposlenike u kreiranju i realiziranju organizacijskih promjena. Ako se promjene odnose na poboljšanja ili sitne izmjene moguće je uključiti zaposlenike. Oni će tako osjećati da upravljanje promjenama funkcionira i da imaju kontrolu nad procesom promjena. Osjećat će se djelomično odgovorno (i ponosno!) ako te promjene donesu uspjeh organizaciji.
Promjena, razlog je važan!
Osim sudjelovanja zaposlenika u procesu promjena, za lakše prihvaćanje je ključna komunikacija i edukacija. Ljudska priroda zahtjeva poznavanje razloga zbog kojih se uvode promjene. Ti razlozi trebaju biti prihvatljivi i opravdani. Dokle god niste uvjerljivo odgovorili na pitanje "Zašto?" nemojte niti pokušavati odgovoriti na pitanja "Što?" i "Kako?". Odnosno, prije uvođenja same promjene bilo bi poželjno organizirati edukaciju ili seminar za zaposlenike u kojem ćete detaljno objasniti sve aspekte promjene. Osim odgovaranja na pitanje zašto su promjene potrebne, trebate objasniti i kako će se točno provesti i kako će utjecati na zaposlenike. Ako dolazi do veće promjene u tehnologiji ili načinu obavljanja posla, trebate osigurati trening za zaposlene.
Ako su promjene drastičnije, kao što je izmjena cjelokupnog načina poslovanja, posebno je ključna uloga menadžera, a često su na tim mjestima osobe koje nisu sposobne za posao menadžera. Velik broj menadžera će se složiti da se organizacija mora mijenjati ako želi uspješno odgovoriti na zahtjeve okoline i tržišta. Menadžer je taj koji je odgovoran za upravljanje promjenama i koji će se susresti s otporom zaposlenika koji su minimalno ili nimalo uključeni u proces promjene. Postoji puno razloga zašto oni ne uzimaju stvari u svoje ruke iako su gladni promjene. Mogu se osjećati nesigurno i nepovjerljivo, a zbog manjka kontrole čak i ugroženo. Čak 70% promjena koje se pokušaju implementirati u organizaciju završi neuspješno zbog negativnog stava, emocija i nesigurnosti zaposlenih. Stoga menadžment mora suzbiti otpor promjenama i osigurati prihvaćanje zaposlenika. U takvim situacijama važno je utjecati na stavove zaposlenih o novopečenim promjenama u organizaciji. Upravo o stavu zaposlenika ovisi hoće li prihvatiti promjene ili će pružiti otpor.
Kako utjecati na stavove zaposlenih?
Odgovor leži u organizacijskoj kulturi! Promjena je neizbježna, a sposobnost organizacije da se prilagodi i promijeni ovisit će o njezinoj kulturi. Organizacijska kultura se odnosi na skup zajedničkih vrijednosti, vjerovanja i pretpostavki koje oblikuju ponašanje i stav članova organizacije. U organizacijskoj kulturi trebali bi prevladati elementi koji pozitivno gledaju na promjene kako bi njihovo uvođenje bilo što lakše. Ako to nije slučaj, menadžer je taj koji treba potaknuti mijenjanje dominantnih vrijednosti i naglašavati pozitivan stav prema promjeni. Odnosno, menadžer bi trebao biti okrenut budućnosti i motivirati zaposlene na osobni rast i razvoj jer je to lakši put do cilja.
Ako organizacija ostane na statusu quo, s vremenom može samo nazadovati. Kultura organizacije je ključna i za organizacijsko učenje, odnosno spremnost ljudi da uče kada se dogode promjene. Promjena će negativno utjecati na učenje ako u organizaciji nema povjerenja i psihološke sigurnosti. Psihološka sigurnost se odnosi na atmosferu u kojoj se ljudi osjećaju ugodno razgovarati o svojim greškama bez negativnih posljedica. Dakle, uloga menadžera je osigurati da se u organizaciji može otvoreno razgovarati, poticati solidarnost, društvenost i povjerenje. Ovi čimbenici će značajno smanjiti otpor od promjena u organizaciji.
Uspješno upravljanje promjenama
Kad promjene dolaze s više instance u poduzeću, budite sigurni da znate odgovor na pitanje zašto se uvode promjene. Budite sasvim zadovoljni s argumentima kojima vas uvjeravaju u te promjene. Samo ako ste duboko uvjereni u razloge uvođenja promjena, moći ćete među članovima svog tima probuditi zanos. On je nužan da bi se promjene uvele i da bi pokazale korist i pokazao vas u svjetlu – pravog voditelja! Kako ćete kao voditelj biti sigurni da upravljanje promjenama ide dobrim putem? Tako što ćete pratiti faze uspješnog provođenja promjene u organizaciji!
Prva faza provođenja promjene je faza planiranja. U ovoj fazi se stvara potreba za promjenom i određuje se na čemu će se točno raditi. Ova faza uključuje i pripremu organizacije na promjene stoga je važna u cjelokupnom procesu. Zatim slijedi faza upravljanje promjenama u koju je potrebno uključiti članove organizacije i jasno ih upoznati s njihovim novim zadacima. U ovoj fazi se radi na stvaranju povoljnije organizacijske klime kako bi se što više moguće smanjio otpor od promjena u organizaciji. Otpor od promjena treba nadjačati. U ovoj fazi upravljanja promjenama osobni razvoj poduzetnika je priprema budućnost. Vi dajete zaposlenicima jasnu predodžbu o tome kako zamišljate napredak organizacije. Konačno dolazi faza stabilizacije u kojoj se događa prilagodba zaposlenika na novi način rada. U ovoj fazi trebao bi se koristiti sustav nagrađivanja kako bi motivirali zaposlenike.
Nagrade mogu nadjačati otpor promjenama
Svi znamo koliko su nagrade važne za motivaciju zaposlenih. Budući da su ljudski resursi živi faktor organizacije koji najviše doprinosi uspjehu, ključno je razviti sustav nagrađivanja zaposlenika. Sustav nagrađivanja se treba sastojati od onoga što zaposlenici smatraju vrijednim i za što će biti spremni uložiti trud. Važno je paziti što nagrađujemo, kada i kako nagrađujemo te tko je zadužen za nagrađivanje. Također, zaposlenici će bolje razumjeti sustav nagrađivanja ako su uključeni u proces njegova kreiranja.
Temelj sustava nagrađivanja je u pozitivnim poticajima koji će potaknuti zaposlene da rade što učinkovitije. Dakle, ključ uspjeha sustava nagrađivanja je u motivaciji, a ne u samoj nagradi. Najčešće se koriste bonusi ili jednokratne nagrade te posebne pogodnosti, a mnoge organizacije uvode i varijabilni dio plaće. Posebne pogodnosti uključuju slobodne dane, skraćeno ili fleksibilno radno vrijeme ako priroda posla to dozvoljava i prilike za profesionalni razvoj.
Najčešće nagrade su pojedinačni poticaji, odnosno bonusi koji se dodjeljuju na temelju radnog učinka. No, ako ne postoji mogućnost stalnog praćenja pojedinačnog radnog učinka mogu se uvesti i grupni poticaji. Oni su posebno poželjni ako, kao menadžer, upravljate timovima i želite povećati njihov zajednički radni učinak. Grupni poticaji doprinose jačanju timskog rada i razvijaju lojalnost prema organizaciji koja će zatim smanjiti otpor od promjena u organizaciji. Dakle, možete dati grupni poticaj timu ako uspješno usvoje novonastalu promjenu.
Promjene u organizaciji su neophodne i potrebne
Osim materijalnih poticaja, način na koji možete smanjiti otpor od promjena u organizaciji je organiziranje teambuildinga za zaposlene. Kao vrlo popularan način povećanja grupne povezanosti i timskog rada, teambuilding je pravo osvježenje u poslovnom svijetu. Mogućnosti je bezbroj, iako organizacije češće organiziraju team bonding, odnosno grupne izlete, zabavne igre u kojima je jedna komponenta i timski rad kao što je paintball, skupove i druženja. Zasigurno će zaposlenici puno lakše prihvatiti promjene ako znaju da vam je stalo do grupne povezanosti i svakog pojedinog člana tima!
Dakle, promjene u organizaciji su neophodne i potrebne. Kako se cijeli svijet mijenja, moramo se i mi mijenjati s njim kako bi opstali. Iako promjene mogu izazvati strah i zabrinutost kod zaposlenih, neizbježan su dio napretka i budućnosti. Izlazak iz zone udobnosti nikada nije lak, ali je lakši kada ljudi imaju oslonac i vodstvo kroz cijeli proces promjene. Upravo ste vi kao voditelj osoba koja motivira, uči i upravlja kada je najpotrebnije. Čak i kada se susretnete s otporom od promjena u organizaciji, vi to možete nadjačati mudrim vođenjem!
