Upravljanje promjenama je segment rada kojim menadžer razvija sebe i članove svog tima kako bi zajedno transformirali poduzeće. Upravljanje promjenama je proces kontinuiranog obavljanja posla, odnosno strukturiranost i sposobnost organizacije da iskoristi unutarnje snage kako bi uspjela na tržištu.
To je način na koji organizacija odlučuje kako promijeniti sadašnji način poslovanja u novi. Organizacijska promjena može biti u različitim domenama. Promjene mogu biti u organizacijskoj strukturi, među zaposlenicima, tehnologiji i slično. Samo upravljanje promjenama nije lagano i zahtijeva određene vještine. Upravljanje promjenama igra vitalnu ulogu tim što daje stabilnost organizaciji jer joj omogućava da reagira na vanjske i unutarnje promjene. Konačni cilj upravljanja promjenama je održivost organizacije.
Upravljanje promjenama se može opisati kao putovanje, sa svim svojim pozitivnim i negativnim konotacijama. Samo putovanje nije uvijek jednako ugodno za sve. Nešto što ushićuje neke ljude može isto tako demotivirati druge. Stoga izazov nije predvidjeti sve što se može dogoditi. Potrebno je dopustiti određenu količinu fleksibilnosti koje će osigurati da, ako to bude potrebno, promijenite smjer koji ste zamislili za svoje poduzeće.
Što možemo postići organizacijskim promjenama
Većina organizacija slijedi sličnu proceduru za uspješno upravljanje promjenama pri čemu je važno paziti na redoslijed koraka. Na primjer, viši menadžment može odmah nakon razvoja strateškog plana krenuti u implementaciju bez konzultacija sa zaposlenicima. Sigurna posljedica takvog pristupa je da će se željena dinamika i kvaliteta promjene zaustaviti. Na ciklus organizacijske promjene ne treba gledati kao na savršeni program koji treba primjenjivati doslovno i od početka. Svaka organizacija prolazi kroz različite faze promjene pa je potrebno malo pažnje kako bi se primijenio odgovarajući korak. U suprotnom se lako može izgubiti ili skrenuti s pravoga puta.
Zbog toga je potrebno u upravljanje promjenama ugraditi individualna promišljanja zaposlenika. Provjerite doživljavaju li zaposleni faze u procesu i predložene promjene na isti način kao i vi. Važno je u procesu saznati jesu li se neki koraci preskočili i zašto? Jesu li se neki koraci odvijali nepovoljno? Na što biste se trebali više usmjeriti kako biste se vratili na pravi put?
Stres
Jako je važno znati prepoznati stres i upravljati njime. On zaokuplja pažnju zaposlenicima, zbog onoga što misle da ih očekuje poslije uvođenja promjena. Stres utječe na psihičko i fizičko stanje zaposlenika. Stres izaziva negativne posljedice tijekom uvođenja i trajanja promjenama, jer otežava, a često i onemogućava promjene. Zaposlenik koji proživljava stres neće biti produktivan za poduzeće, te se to odražava i na sam uspjeh poduzeća. Upravljanje promjenama od menadžera zahtijeva da pokuša smanjiti stres zaposlenika na najmanju moguću mjeru. Mnogi od njih nisu za to obučeni pa je pitanje jesu za takvo što sposobni.
Neki od najčešćih uzroka stresa su nesigurnost radnog mjesta, visoki zahtjevi za učinkom, prilagodba kulturi radnog mjesta te osobni i obiteljski problemi. Nesigurnost radnog mjesta u kontekstu upravljanja promjenom proizlazi iz straha da će doći do gubitka posla ili premještanje na neko drugo radno mjesto. U uzroke stresa možemo ubrojiti veći opseg posla i mogućnost promjena u hijerarhijskoj strukturi. Strah od visokih zahtjeva za učinkom izaziva ogromnu količinu stresa. Prilagodba kulturi radnog mjesta može uzrokovati stres u slučaju prilagodbe na nove obrasce ponašanja na radnom mjestu. Kroz ispravno prenošenje vizije te objašnjavanje što promjena donosi, stres kod zaposlenika se smanjuje i oni polako prihvaćaju promjene koje se dešavaju u poduzeću.
Vizija je važna
Vizija je generator vaše životne energije i uspjeha, njome motivirate i nadahnjujete i sebe i druge. Ako se radi o timu ili poduzeću kojeg vodite, onda se pod pojmom „drugi“ podrazumijevaju vaši zaposlenici. Upravo su oni najbolji ambasadori vizije vašeg poduzeća. Naravno, biti ambasadorom, prenositeljem vizije, je velika zadaća. Samo ako uspijete u namjeri da viziju poduzeća prenose zaposlenici, vjerojatnost je da će poduzeće uspjeti njenom u ostvarenju. Iz osobnih vizija pojedinaca proizlazi zajednička vizija organizacije ili zajednice.
Vizija predstavlja idealnu sliku budućnosti kakvu priželjkujete za svoje poduzeće. Vizija treba biti u skladu s dugoročnim ciljevima poslovanja i predstavlja ono čemu se stremi. Često se ističe da vizija označava inspiraciju i smisao onog što treba biti napravljeno. Vizija sama po sebi predstavlja glavnu vodilju. I tu dolazimo do najvećeg problema svih snova i vizija koje neki poduzetnik ili lider ima.
To je upravljanje promjenama s kojom se susreće gotovo svaki dan. Kako nadahnuti zaposlenike da sanjaju isti san, odnosno kako da oni sami žive za tu viziju. Da bi upravljanje promjenama uspjelo poduzeće mora proći kroz tri faze. Prva je priprema za promjenu. Vi morate definirati strategiju za upravljanje promjenama, pripremiti zaposlenike koji će, uz svakodnevne obaveze, obaviti posebne zadatke vezane uz promjenu. Sljedeći korak je osmišljavanje promjena. Drugim riječima potrebno je izraditi plan za smanjenje otpora na promjene. I završna faza je prikupljanje i analiziranje odgovora zaposlenika.
Uključenost i povezanost svih zaposlenika za uspješno ostvarenje vizije
Jeste li osigurali uključenost vaših direktora i voditelja u upravljanje promjenama svog poduzeća ili odjela? Bez njihove uključenosti u življenju vizije i prenošenju na radnike i kupce javljati će se problemi u provođenju svih projekata. Projekti koji nisu uključeni u širu sliku vizije poduzeća na početku izgledaju besmisleni jer nitko ne zna zašto se provode. Takvi projekti žive kratkotrajno, a vi ćete se naprezati do krajnjih granica kako biste barem zainteresirali, kad već ne možete oduševiti, ljude koji bi projekt trebali provesti.
Međutim, jesu li vaši direktori i voditelji međusobno povezani? Ili se ponašaju izolirano i važno im je samo ono što se događa u njihovom dvorištu? Ostale direktore vide samo od sastanka do sastanka ako, naravno, dođu na sastanak. Ako unutar poduzeća postoji razjedinjenost u bilo kojem dijelu ili razini, jedno je sasvim sigurno - zajednička vizija i san će se vrlo brzo početi pretvarati u tisuće malih snova.
Oni će se jednako tako brzo potpuno razlikovati od stvarne vizije koju vi kao lider imate. Na taj način će najprije vaši zaposlenici, a zatim i vaši klijenti, početi sami interpretirati i prezentirati viziju vašeg poduzeća, koji nema nikakve veze s vašom vizijom. Jeste li zajedno s marketinškim odjelom i konzultantima za upravljanje promjenama osmislili pravi način kako će vizija dospjeti do svakog zaposlenika i do svakog klijenta? Ovo je također vrlo važan dio u razumijevanju vizije, jer do njih trebaju doprijeti pisani i drugi oblici interne komunikacije koji će, na njima prilagođen način, prenositi vašu viziju.
Proces upravljanje promjenama
Kako bi se sam proces upravljanjem promjenama formirao potrebno je postaviti određena pitanja - Zašto je poduzeću potrebna promjena? Zašto mislimo da bi ona bila korisna? Koji su očekivani uvjeti? Kako će ostali suradnici i zaposlenici reagirati na promjene? Da bi odgovorili na izazove i promjene u okruženju organizacije planirajte i uvodite određene promjene u okolini. Efikasno upravljanje promjenama zahtijeva da se pripremi odgovarajući model. Model planiranih promjena sadrži četiri faze. Identifikacija sile koja izaziva promjene, uočavanje same potrebe, pokretanje promjene i njeno sprovođenje. Poduzeće samo po sebi mora biti pripremljeno za promjene, što podrazumijeva odmrzavanje ili odvajanje od dotadašnjeg načina rada. Njezin cilj je da se zaposlenici i poduzeće pripreme za sljedeće promjene.
Upravljanje promjenama u kritičnim dijelovima procesa širenja vaše vizije osigurat će da ona bude prenesena ispravno. Upravo onako kako bi izgledala da je vi ispričate svakome od zaposlenika i korisnika osobno! Kada u tome uspijete, vaši će zaposlenici razmišljati sustavnije i smislenije o kvaliteti svoga rada, proizvodima koje nude kupcima i općenito o budućnosti poduzeća. Tada vaši proizvodi neće biti samo obični proizvodi, već dijelovi jedne šire priče. koja će omogućiti kupcima da uz pomoć nje ostvare neke svoje vizije i priče!
Otpor prema uvođenju promjenama
U ljudskoj prirodi je da se čovjek osjeća sigurno na već naviknute rutine, kako privatno, tako i u poslovnom planu. Takva rutina pruža ljudima osjećaj sigurnosti i komfora. To je razlog zašto ne uzimamo stvari u svoje ruke iako smo gladni promjene. Upravljanje promjenama samo po sebi izaziva snažan otpor. Strah od nepoznatog je ono što koči ljude kod prihvaćanja promjena, no bez promjena nema ni razvoja. Kako bi proces promjena bio uspješan potrebno je prihvaćanje od strane zaposlenika. Postoje tri glavna problema s kojima se suočava svaka veća organizacijska promjena. Prvi je problem otpora, odnosno odupiranja promjeni. Do toga najčešće dolazi zato što promjena predstavlja nešto nepoznato. Drugi je problem strah od gubitka moći. Treći problem je iz ideoloških razloga, zaposlenici smatraju da je trenutni način rada najbolji i ne treba mijenjati. Isto tako samo uvođenje promjena kod zaposlenika može izazvati strah i paniku.
Na taj način osoba može sebi postavljati pitanja - Jesam li dorastao zadatku? Mogu li vjerovati sebi i drugima? Hoće li mi biti dozvoljeno raditi greške tijekom procesa? Kako bi sam zaposlenik bio spreman na promjene potrebno je da odbaci strah. To će mu biti lakše ako ima povjerenje u vas i svoje sposobnosti. Pružanje otpora zaposlenika je poznat organizacijski fenomen. Iskusan i uspješan menadžer treba posjedovati vještinu prepoznavanja otpora kod zaposlenika. Taj otpor ogleda se u lošijem izvršavanju zadataka čime se izravno ili neizravno sabotira uspjeh organizacije. Zaposlenik svoj otpor može pružati aktivno ili pasivno. Ako menadžer ima mišljenje da bi određene promjene u organizaciji mogle izazvati otpor, zadatak mu je stvoriti svijest o svrsi promjena koje se uvode u organizaciji. Za to mu je potrebna adekvatna komunikacija koja će olakšati i njemu i zaposlenicima suočavanje s promjenama.
Uklanjanje otpora
Na savladavanje i uklanjanje otpora utječe informiranost zaposlenika o promjenama koje se uvode u organizaciju. Kako bi se svladao i uklonio otpor, promjene moraju biti usmjerene i na zadovoljstvo zaposlenika. Bitan utjecaj u ovom segmentu ima motiviranost zaposlenika. Ako zaposlenik dobije nove radne zadatke s kojima se još nije susreo potrebno ga je uputiti na dodatnu edukaciju. Na taj način stječe potrebno znanje i vještine kako bi nesmetano obavljao posao. Takvim načinom postupanja smanjuje se strah i nesigurnost, a time i otpor prema promjenama. Ako promjene nisu od samog početka provedene kako treba, onda će naknadne intervencije biti manje uspješne. Tada će vam biti potrebni dodatni materijalni i vremenski resursi koje niste planirali što znači da je upravljanje promjenama zakazalo i zapelo na najvažnijem dijelu, otvorenom razgovoru s zaposlenicima.
U tom razgovoru je potrebno objasniti zaposlenicima zašto je uvođenje promjene bilo potrebno. Potrebno je razgovarati o svim poteškoćama s kojima se suočavaju i njihovo aktivno sudjelovanje da se ono otkloni. Isto tako potrebno ih je informirati o uspjesima u svakoj fazi promjene, te ono što se očekuje u sljedećoj fazi. Zaposlenike treba pohvaljivati za njihov trud i nastojati da promjene zažive i jedino tako promjene unutar organizacije biti će bezbolne i lako prihvaćene.
