Organizacijska kultura

Organizacijska kultura – osobnost organizacije

Organizacije se, kao i ljudi, razlikuju prema svojim osobnostima. Neke su fleksibilnije i otvorenije razvoju dok su druge tradicionalnije i poštuju jasnu hijerarhiju. Malo čimbenika pridonosi uspjehu organizacije te njenoj sposobnosti da privuče i zadrži najbolje zaposlenike kao što su to temeljne vrijednosti i organizacijska kultura. Organizacijska kultura obuhvaća elemente koji se primjećuju čim dođete u kontakt s njom. To su objave u medijima, način na koji komuniciraju, odijevaju se i ponašaju vaši zaposlenici, stil kojim je uređen vaš prostor, boje koje koristite u promotivnim materijalima pa i organizacijski dizajn. To su rituali koji se odvijaju unutar poduzeća, temeljna uvjerenja (o sebi, drugima, korisnicima, međuljudskim odnosima…) norme i vrijednosti koje njegujete (što je važno, koji su kriteriji uspjeha, što je dopušteno...).

Vrijednosti poduzeća sinonim su za organizacijsku kulturu i ono su po čemu se neka organizacija razlikuje od drugih. Kada ih pravilno koristimo one su ključni vodič za sve odluke koje se donose unutar poduzeća poput onih koje kandidate zaposliti, kako koristiti intelektualno vlasništvo, kako organizirati prodaju ili druge dijelove poslovanja i sl.

Stoga je za svaku organizaciju važno imati temeljne vrijednosti koje će ju usmjeravati, davati snagu i odgovore na pitanja u zahtjevnim situacijama. Vrijednosti organizacije su skup bitnih, trajnih načela koja definiraju organizacijsku kulturu. One održavaju usmjerenost ka ostvarenju vizije te zajednički rad menadžmenta i zaposlenika prema zajedničkom cilju.

Organizacijska kultura se temelji na vrijednostima

Može se reći da se organizacijska kultura više osjeća nego što ju svjesno analiziramo. Osjećaj nastoji odgovoriti na pitanje je li sve u redu u toj organizaciji, ulijeva li nam ona dovoljno povjerenja da s njom možemo sigurno poslovati. Za našu kvalitetu života važno je znati odabrati od koga ćemo kupiti neki proizvod ili zatražiti određenu uslugu. Za svoj novac želimo dobiti kvalitetu, sigurnost i osjećaj da se naše potrebe tretiraju s poštovanjem.

Da bi se puno ljudi moglo ponašati na slično kvalitetan način potrebno je da ih vežu slične temeljne vrijednosti. Npr. da je važno poštivati dogovore i rokove, da treba brinuti o čistoći i urednosti radnih mjesta, da sa svima uvijek treba konstruktivno komunicirati, da se treba usavršavati u struci i sl. S obzirom na to da ljudi imaju različite vrijednosti teško je očekivati da će se spontano usuglasiti oko toga koje su najvažnije i njima prilagoditi svoje ponašanje. Kao i svaki čovjek, i organizacija treba postaviti svoje vrijednosti na kojima se temelji organizacijska kultura.

Vrijednosti organizacije smanjuju šum u komunikacijskim kanalima i u fokus stavljaju odluke i ponašanja koja iz temelja brane ono za što se organizacija zalaže i način na koji želi ostvariti svoju poslovnu viziju. Uz pomoć temeljnih vrijednosti se nekim prilikama s lakoćom može izići u susret, a u drugim situacijama nam pokazuju što trebamo izbjegavati. One usklađuju procese unutar organizacije osiguravajući da su u skladu s onim u što organizacija vjeruje.

Organizacijska kultura se vidi kroz ponašanje

Organizacijska kultura usko je povezana s osjećajem pripadnosti zaposlenika vašem poduzeću. Ona direktno utječe na njihovu poslovnu učinkovitost, spremnost na prihvaćanje i upravljanje promjenama, proaktivnost te preuzimanje odgovornosti za vlastito djelovanje te razvoj organizacije. Sve navedeno važne su odrednice uspješnog poslovanja, pogotovo u današnje vrijeme visokih zahtjeva i stalnih promjena.

Zbog toga ima smisla i jako je važno definirati ponašanja kojima će se vrijednosti organizacije vidjeti u svakodnevnom operativnom poslovanju, u radnim procesima i odnosima među zaposlenicima, kako na istim tako i na različitim hijerarhijskim razinama. Nije moguće očekivati da će bilo koji zaposlenik razumjeti i prihvatiti vrijednosti organizacije ako u svakodnevnom radu i nošenju s poslovnim izazovima ne vidi da su one preslikane u određena ponašanja kojih se pridržavaju svi – od najviše razine menadžmenta do njih samih. Ta ponašanja pomažu u razvijanju osjećaja svrhe, kohezije među članovima tima te osjećaju predanosti ispunjenju organizacijskih ciljeva.

Na taj način organizacija šalje poruku svojim sadašnjim i budućim zaposlenicima što mogu očekivati od nje, ali i kako se trebaju ponašati da bi bili u skladu s tim temeljnim vrijednostima. Ako je organizaciji temeljna vrijednost izrada proizvoda vrhunske kvalitete, onda će za proizvodni proces odabrati zaposlenike koji se maksimalno mogu usredotočiti da tu kvalitetu standardno i isporučuju. Isto je i s vrhunskom uslugom. Također će svakog novog zaposlenika nastojati odmah upoznati s elementima koje organizacijska kultura ima kako bi ih što prije usvojio i njima prilagodio svoje ponašanje.

Povezanost temeljnih vrijednosti i ciljeva organizacije

Zajednički cilj je ono što tima razlikuje od grupe ljudi, bez obzira na njegovu veličinu. Prihvaćanje zajedničkog cilja je lakše za sve sudionike ako su vrijednosti organizacije implementirane u sve njene segmente i svi se ponašaju u skladu s njima. Vrlo često je za upoznavanje sa zajedničkim ciljem dovoljan team building, a ponekad je potreban i timski coaching. Poduzeća koja imaju jasno izražene vrijednosti i primjenjuju ih sustavno, lakše i brže dolaze do cilja, bio on povećanje broja zaposlenih, prodaje ili profita.

U organizaciji koja živi svoje vrijednosti organizacijska kultura se prihvaća brzo i lako. Novi zaposlenik može vidjeti određene jedinstvene obrasce ponašanja među svojim kolegama. Prilikom bilo kakvih nedoumica svaki mu zaposlenik može dati smjernice. Problem može nastati ako je organizacijska kultura postavljena na nekim vrijednostima samo zato da bi izgradila svoj imidž prema korisnicima, a da zaposlenicima nije postavila jasne smjernice o njihovom ponašanju. Rješavanje konflikata koji nastaju na ovaj način iznimno je kompleksno i komplicirano.

Zaposlenicima je u takvim slučajevima lako pomisliti da su temeljne vrijednosti organizacije i njeni ciljevi nešto čime se treba baviti samo menadžment. To je potpuno pogrešno razmišljanje, a zaposlenicima treba objasniti i zašto. Usklađujući ciljeve s vrijednostima, zaposlenicima se daje do znanja da svatko ima svoju ulogu u postizanju ciljeva i da su mala, svakodnevna ponašanja jednako važna kao i veliko, strateško planiranje i donošenje odluka.

Usklađivanje zaposlenika oko ciljeva organizacije i temeljnih vrijednosti pokazuje da je njihov doprinos važan te im pomaže da budu ponosni na posao koji obavljaju. Ako vide vezu između svog ponašanja i poslovne uspješnosti, to ih potiče da ih sustavno pokazuju.

Budite iskreni prema korisnicima

Međutim, vrijednosti ne djeluju samo unutar poduzeća, već i izvan njega. Postavljajući vrijednosti koje dobro podržavaju viziju organizacije te zahtijevajući od zaposlenika da se ponašaju u skladu s njima, vrijednosti i organizacijska kultura se šire i izvan poduzeća. One imaju odjeka među kupcima, dobavljačima, partnerima, konkurentima, kao i ostalim dionicima.

Tada se događa da se korisnik, privučen reklamom, u kontaktu s vašim zaposlenicima, uslugama ili proizvodima razočara jer ne dobije ono što je očekivao. Npr. ako je slogan organizacije: „Mi čuvamo vaše vrijeme“, a korisnik proizvod ili uslugu treba satima čekati u redu, suočiti se s kompleksnim procedurama, kašnjenjima u isporuci i sl., vrlo je vjerojatno da će odustati od kupovine ili će kupovina koju je upravo stoički otrpio ujedno biti i zadnja. U ovakvim situacijama je važno imati postavljen krizni menadžment kako bi se vrijednosti poduzeća što prije uskladile s ponašanjima zaposlenika.

Definiranje i održavanje jasnog skupa vrijednosti govori da organizacija ima jedinstveni identitet čijim dijelom i oni žele biti. Dionici imaju uvid u to što je prioritet organizacije i što mogu očekivati od nje u poslovanju, kvaliteti proizvoda, društveno odgovornom ponašanju i mnogim drugim aspektima kojima organizacija djeluje na svoju okolinu.

Na taj način, uz pomoć vrijednosti i ponašanja koja iz njih proizlaze, organizacija educira svoju okolinu o svojim uslugama, proizvodima te načinima na koje će zadovoljiti njihove potrebe. Kada se organizacijska kultura može prepoznati na takav način i kada ju, u svakodnevnom poslovanju, vide dionici, oni donose informiranije odluke o tome žele li poslovati s vašom organizacijom ili ne.

Vaši zaposlenici su ambasadori vaše kulture

Jedan dio dionika su svakako i potencijalni zaposlenici čija su današnja razmišljanja pri zapošljavanju često usmjerena na procjenu odgovaraju li vrijednosti poduzeća njihovim vlastitim vrijednostima. Prema istraživanjima koje je 2021. proveo Deloitte gotovo 50% članova mlade generacije zaposlenika, a oni već sad čine 50% radne snage u mnogim zemljama, odluku o izboru poslodavca donosi na temelju poklapanja osobnih i organizacijskih vrijednosti, a česta promjena radnog mjesta je jedna od posljedica takvog razmišljanja.

Zato organizacija svoje vrijednosti prvenstveno treba predstaviti svojim zaposlenicima i dati im jasna objašnjenja što točno od njih očekuje kako bi se znali adekvatno ponašati. Također, rukovoditelji trebaju biti predvodnici takvog ponašanja i svojim zaposlenicima davati konstantnu povratnu informaciju o njihovom ponašanju kako bi se što prije približili zadanim standardima. Organizacija će znati da je na pravom putu kada se zaposlenici počnu međusobno korigirati, jer će tako pokazati stvarnu vjeru u organizacijske vrijednosti i osobnu odgovornost za njen uspjeh.

Kada su zaposlenici i organizacija sjedinjeni unutar takvog zajedničkom sustava vrijednosti, mogu prepoznati, poštivati i prihvatiti međusobne individualne doprinose te više cijene jedni druge. Temeljne vrijednosti organizacije su standardi koji određuju kako se njeni zaposlenici ponašaju na radnom mjestu i kako međusobno komuniciraju. Ako se zaposlenici dijele ista uvjerenja i ponašaju se u skladu s njima onda je zajednički rad lakši i lakše je ostvariti ciljeve koje je organizacija postavila.

Kako promijeniti organizacijsku kulturu

Kulturu poduzeća najčešće kreiraju utemeljitelji organizacije, prošla praksa ili način funkcioniranja organizacije te ponašanje rukovoditelja. Održava se kroz zapošljavanje istomišljenika i proces prilagodbe novih zaposlenika na postojeće načine rada. Promjena organizacijske kulture je proces koji obuhvaća nekoliko skupina glavnih alata: upravljanje ljudskim resursima, vodstvo, jačanje zajedništva kroz slična iskustva i prijenos smisla. 

Čak i ako organizacija ima temeljne vrijednosti potrebno je, s vremena na vrijeme, preispitati jesu li one u skladu s onim što organizacija želi predstavljati na tržištu. U definiranje vrijednosti treba uložiti puno truda, a jednako tako i u njihovo održavanje i provjeru smislenosti. Možda se od trenutka definiranja vrijednosti promijenio strateški smjer organizacije pa je vrijeme za definiciju novih vrijednosti ili, barem, njihovu prilagodbu novom smjeru ili poziciji na tržištu.

Jedan od najvećih izazova za stvaranje i prihvaćanje temeljnih vrijednosti je dobivanje podrške zaposlenika i drugih dionika za njihovu implementaciju. Za uspješno rješavanje tog izazova najbolje je od samog početka u proces njihovog stvaranja, ili preispitivanja, uključiti ključne dionike. Različita mišljenja i viđenja koje vrijednosti je potrebno isticati kako bi se ostvarili vizija i ciljevi poduzeća su očekivani, posebno kod različitih dionika pa tako dioničari ili viši menadžment mogu isticati vrijednosti usmjerene npr. prema rezultatu, a zaposlenici prema npr. sigurnosti.

Zajednički rad na definiranju vrijednosti dovodi do boljeg međusobnog razumijevanja kako vizije poduzeća, strateških ciljeva tako i postojanja drugih dionika i njihovog viđenja situacije. Tako koncipiran proces stvaranja ili izmjene vrijednosti dovodi i do prihvaćanja odgovornosti za njihovo provođenje pa svakako treba inzistirati na takvom načinu rada.

U promjenu organizacijske kulture uključite sve dionike

Kada se ideje generiraju na ovaj način rezultat je iznimno dugačak popis koje vrijednosti zastupa organizacija. Kombinacijom i spajanjem različitih ideja sigurno će se pronaći vrijednosti kojih se organizacija želi pridržavati. Pritom je važno da su vrijednosti pisane jednostavnim, lako razumljivim jezikom kako bi i oni koji nisu sudjelovali u njihovoj izradi već na prvi pogled i u većini slučajeva bez dodatnih objašnjenja razumjeli njihovo značenje.

Za svaku vrijednost je potrebno raspisati objašnjenja kako bi se spriječilo različito tumačenje njihovog značenja i tako otežalo prihvaćanje. Ako su vrijednosti definirane i objašnjene na ovaj način ljudi će ih lako zapamtiti i pozivati se na njih u situacijama kada će to biti potrebno te će se povećati vjerojatnost da će ih u svojim ponašanjima zaista i živjeti.

Vrijednosti poduzeća, naposljetku, povezujemo i s ciljevima poduzeća i ponašanjima zaposlenika. Organizacije su stalno pod pritiskom dionika vezanom za ispunjavanja ciljeva. Vlasnici žele veći profit, menadžment povećanje tržišnog udjela, radnici veće plaće, okolina bolje zbrinjavanje otpada, itd. Baš zato što su ti ciljevi toliko različiti organizacija se u većini slučajeva usmjerava na jedan od njih i to obično na cilj onog dionika koji ima najveći utjecaj na menadžment poduzeća.

U tome nema ničeg spornog dok se ne ustanovi, ili od početka zna, da odabrani cilj ima malo ili nikakve veze s proklamiranim vrijednostima. Sva ponašanja koja se nagrađuju usmjerena su na ispunjenje cilja, a ona koja bi trebala paziti na vrijednosti se zanemaruju pa se tako zanemaruju i vrijednosti organizacije.

Promjena ovisi o rukovoditeljima

Takav stav organizacije prema vrijednostima je kratkoročno održiv jer se npr. ostvaruje profit za vlasnika, ali dugoročno podriva same temelje organizacije pa, zbog širenja jaza između vrijednosti s kojima bi se zaposlenici trebali identificirati i ponašanja koja su potrebna da bi se ostvario cilj, zaposlenici odlaze, pada produktivnost, pogoršava se organizacijska klima itd.

Ozbiljna implementacija vrijednosti u poduzeću podrazumijeva definiranja ciljeva i ponašanja za zaposlenike svih hijerarhijskih razina od menadžmenta naniže. Vrijednosti, ciljevi i ponašanja moraju biti usklađeni ili će organizacija stalno nailaziti na situacije koje će se morati rješavati ad-hoc i pritom kršiti odnos ili prema vrijednostima ili prema ciljevima.

Rukovoditelji su ključni za promjenu kulture jer su upravo njihova komunikacija, ponašanje i odluke ono što zaposlenici prate i na temelju čega zaključuju što je poželjno, a što ne. Drugim riječima, važno je na što rukovoditelji obraćaju pozornost, na temelju kojih kriterija pohvaljuju i kritiziraju, kako se nose s kritičnim situacijama te koje vrijednosti izražavaju svojim ponašanjem i neverbalnom komunikacijom.

Stvaranje i prijenos smisla zaposlenicima je jedan od zadataka rukovoditelja. Pritom je važno smisao prenositi kroz njegovo opisivanje, definiranje i objašnjavanje u dvosmislenim situacijama. Također, bitno je vrednovati i učiniti legitimnim one akcije i odluke koje su u skladu s temeljnim smislom tima ili organizacije.

Organizacija treba biti odlučna u propagiranju svojih vrijednosti

Organizacija često nije odlučna u propagiranju svojih vrijednosti i postavljanju mehanizama da one stvarno i zažive u svakodnevnom poslovanju. Tada će se u njoj teško osjetiti jedinstvena organizacijska kultura, toliko važna za njenu vjerodostojnost i, posljedično, uspješno poslovanje. Organizacijska kultura će tada biti nasumični skup pojedinačnih vrijednosti svakog njezinog zaposlenika, od kojih mnoge neće raditi u njenu korist. U tom slučaju korisnici će joj brzo okrenuti leđa, isto tako i kvalitetni zaposlenici, a onda će se bez posla naći i oni čije su pojedinačne destruktivne vrijednosti i dovele do njenog sloma.

Zato je važno ujediniti zaposlenike oko istih vrijednosti i objasniti im da je svatko od njih ponaosob odgovoran za opstanak čitave organizacije, jer bez organizacije neće biti niti njihovog radnog mjesta. Kada se organizacijska kultura gradi na čvrstim temeljima pravih vrijednosti, time osigurava dugoročno postizanje vrhunskih rezultata i trajni interes najvrsnijih zaposlenika da rade u njoj. To je cilj koji svakako vrijedi ostvariti.