Faze donošenja odluka

Iz iskustva znate koju ćete košulju obući ujutro za posao, ne stojite pred ormarom s bilježnicom u rukama popisujući sve moguće alternative, sve dok iscrpite moguće kombinacije i uz to zakasnite na posao.

Međutim, odlučivanje ponekad uključuje to dvosatno stajanje s bilježnicom i zapisivanje svih mogućih kombinacija. Kada govorimo o odlučivanju, riječ je o podosta dinamičnom, složenom i sekvencijalnom procesu razmišljanja i prosuđivanja. Odlučivanje jasno poznaje tijek i pravila, a u konačnici donošenje odluka je rezultat izbora između nekoliko mogućih pravaca djelovanja orijentiranih k ostvarenju određenog cilja.

Donošenje odluka može biti individualno ili pak grupno. Tko odlučuje kako se donose odluke kada će odlučivanje biti individualno ili grupno? To ovisi o vrsti odluke, znanju i sposobnosti donositelja odluke, vremenskom roku kada odluka treba biti donesena. Bez brige! Na prvu pomisao izgleda kompleksno, ali donošenje odluka ne mora biti kvantna fizika. Uspješno donošenje odluka vještina je koja se usavršava s vremenom i iskustvom. Svi možete postati mali genijalci u odlučivanju ako slijedite sljedećih sedam koraka kako donositi bolje odluke.

Identificirajte odluku koju treba donijeti

Prvi korak kod donošenja odluka prilično je logičan, a to je identifikacija o čemu odluku treba donijeti. Bilo to kupnja novih računala ili otpuštanje zaposlenika prilikom donošenja odluka, postavite si nekoliko pitanja:

• Koji je problem koji treba riješiti?
• Koji je cilj koji planirate postići provedbom ove odluke?
• Kako ćete mjeriti uspjeh?

Ova pitanja također služe za postavljanje ciljeva koje će vam pomoći pri rješavanju problema. Kada je problem jasno definiran, onda menadžer ima solidnu podlogu za rješavanje problema i donošenje odluka. Identificiranje odluke nije reći: „Moram otpustiti zaposlenika“. To je suviše širok pojam i ne vodi k dobrom donošenju odluka. Kakvog zaposlenika trebam otpustiti? Kada je krajnji rok za otpuštanje zaposlenika? Zašto ga trebam otpustiti? Stoga, ispravno identificiranje problema bilo bi: Pandemija nam je, započevši 2020., donijela velik ekonomski problem te smanjene narudžbe. Stoga nam nije potreban trenutan broj zaposlenih. Do sljedećeg mjeseca treba otpustiti petero ljudi. Kriteriji za otpuštanje je najmanja radna uspješnost.

Prikupite relevantne informacije

​Prikupljanje informacija glede identificiranog problema važno je za kvalitetno donošenje odluka. Zašto? Jer neke informacije mogu presuditi pri donošenju važnih odluka. Ako ste novozaposlena u kadru za ljudske potencijale te ne znate odakle uopće početi, dobro se upitati kako su se drugi nosili s tom situacijom? Jesu li vaši kolege bili zaduženi za taj proces prije? Postoji li pravilnik ili određeni kodeks prema kojem se analizira slučaj i prikupljaju informacije?

Također je važno potražiti informacije izvan svog tima ili poduzeća. Učinkovito donošenje odluka u timu zahtijeva informacije iz mnogo različitih izvora. Pronađite vanjske resurse, bilo da se radi o istraživanju tržišta, radu sa konzultantom ili razgovoru s kolegama iz druge organizacije koji imaju relevantno iskustvo. Prikupljanje informacija pomaže vašem timu da identificira različita rješenja vašeg problema.

Identificirajte alternativna rješenja

Ovaj korak zahtijeva povećalo i istragu te racionalno zaključivanje. Na vama je da dođete do što više različitih rješenja za problem koji imate. Pronalaženje više od jedne moguće alternative važno je kada se radi o donošenju poslovnih odluka jer različiti dionici mogu imati različite potrebe ovisno o njihovoj ulozi. Na primjer, ako organizacija traži alat za upravljanje učinkom, dizajnerski tim može imati drugačije potrebe od razvojnog tima. Odabir rješenja koje uzima u obzir samo jednu stranu možda nije ispravan postupak.

Izvažite dokaze

Sada je vrijeme za pomno sagledavanje svih izabranih opcija. Sva osmišljena rješenja zahtijevaju analizu jesu li podobna za konačno rješenje vašeg problema. Kreće analiza prednosti i nedostataka na temelju kojih se eliminiraju alternative. Postoji nekoliko uobičajenih načina na koje vi i vaš tim možete analizirati i odvagnuti mogućnosti. Metode analize potencijalnih alternativa su: pisanje prednosti i nedostataka, matrica odlučivanja te poznata SWOT analiza koja će biti predstavljena ovdje.

SWOT analiza

Najjednostavnija metoda za analizu alternativa je SWOT analiza. Zasluga za SWOT pripisuje se istraživačkom timu na uglednom Sveučilištu Stanford. Sedamdesetih, Humphrey, Dosher, Benepe i Lie su se upitali: “Koje su snage, a koje slabosti u organizaciji?” Od tuda potiče i ime. Ono što je dobro u organizaciji nazvali su Strength. Slabosti ideje nazvali su Weakness. Prilike nazvali su Opportunities, a potencijalne opasnosti Threats. Danas, ova analiza predstavlja jednu od najpoznatijih tehnika strateške analize u poslovnom svijetu.

Ni prvi ni zadnji put čujem o ovoj metodi… pomislite si. Da, svi smo čuli o SWOT analizi. Ništa novo. Međutim, mnogi je poduzetnici ne shvaćaju ozbiljno te ju ne koriste na ispravan način. Jednostavna i smislena, kvalitetna SWOT analiza zahtijeva strpljenje. Pri tome podrazumijeva konkretnost i relevantnost.

Kako bismo bolje razumjeli model, prvo trebamo razlikovati unutarnje i vanjske čimbenike. Unutarnji čimbenici su oni na koje možemo utjecati; možemo ih prilagoditi, razvijati te djelovati na njih. Unutarnji čimbenici su snage i slabosti. Suprotno tomu, na vanjske čimbenike ne možemo značajno utjecati, no možemo ih identificirati kako bismo se u budućnosti uspješnije nosili s time. Vanjski čimbenici su prilike i potencijalne opasnosti.

Snage

Snage su unutarnji čimbenici za koje imamo ekspertize, znanje, iskustva i bolji smo od konkurencije. Ako vas kvaliteta i brzina usluge ili proizvodnje nekog proizvoda razlikuje od ostalih, to definitivno predstavlja prednost o kojoj govori SWOT analiza. Ostale prednosti bile bi vještine, tehničko znanje, tehnologija, kanali distribucije, kvaliteta. SWOT analiza za vas je nov primjer te ne znate kako ustanoviti koji se prednosti? Mi vam donosimo pitanja koja se trebate upitati kako biste uvidjeli snage:

• koje vrijednosti pokreću vašu organizaciju?
• u čemu se ističete od drugih?
• zašto potrošači uzimaju baš vaše proizvode ili pak usluge?
• na koji način je tehnički opremljena vaša organizacija? Posjedujete li napredniju tehnologiju od konkurencije?
• imate li pristup nekim važnim resursima?
• odražavaju li kadrovi vaše organizacije stručnost, efikasnost i motiviranost?
• kakva je kvaliteta vaše ponude?
• kakav je vaš odnos s kupcima?

Slabosti

Slabosti su unutarnji čimbenici koji poduzeću nedostaju, one su nešto u čemu je poduzeće neuspješno u usporedbi s konkurencijom. Pri definiranju slabosti, važno je uočiti one koje utječu na dugoročne uspjehe. Primjeri slabosti bili bi: nedostatak vještina, ugleda organizacije, loša kvaliteta proizvoda, organizacijska klima i kultura, loša financijska sredstva, itd. Ovdje se određuju slabe točke, ne samo sa stajališta organizacije, već i sa stajališta potrošača. Pri uočavanju slabosti važno je razmotriti:

• u čemu je konkurencija bolja?
• koji aspekt treba poboljšati?
• imate li lošu reputaciju među potrošačima?
• kakva je vaša marketinška strategija?
• postoji li izbjegavanje tržišta ili problema?

Prilike

Prilike su vanjski čimbenici koje imaju pozitivan učinak na vaš učinak. Primjer prilika bili bi određeni trendovi, velike promjene, paradigme. Prilike služe za povećavanje prednosti. Pri uočavanju prilika važno je razmotriti:

• postoje li prilike na tržištu?
• postoji li nezadovoljena potreba potrošača?
• koji su aktualni trendovi?
• koje nove prilike je moguće predvidjeti u skoroj budućnosti?
• je li moguća diferencijacija proizvoda?
• možete li ući u nova tržišta?

Prijetnje

Prijetnje su vanjski čimbenici koji imaju negativan utjecaj na učinak organizacije. One služe za ranije uvođenje strategija ako do tih prijetnja dođe. Pri uočavanju prijetnji važno je razmotriti:

• čime se trenutno bavi vaša konkurencija?
• postoje li potezi konkurencije koje utječu na naše poslovanje?
• postoje li promjene u potražnji i potrebama potrošača?
• treba li mijenjati liniju trenutnih proizvoda?
• raste li pregovaračka moć potrošača?
• štete li uvedene promjene vašem položaju na tržištu?

SWOT analiza je jednostavna i ne zahtjeva veliku formalnost. Možete ju izraditi na papiru u obliku tablice. Ona vam prije svega olakšava odabir najbolje alternative za vaš problem zbog jednostavnog prikaza snaga, slabosti, prilika i prijetnji. Drugo, potencijalne prijetnje i slabosti pružaju informacije o mogućem unapređenju strategije poduzeća.

Odaberite rješenje, donošenje odluka je tu

Sljedeći korak je donošenje konačne odluke. Razmotrite sve informacije koje ste prikupili i kako ova odluka može utjecati na svakog dionika. Ponekad prava odluka nije jedna od alternativa, već mješavina njih nekoliko. Učinkovito donošenje odluka uključuje kreativno rješavanje problema i razmišljanje izvan okvira, stoga nemojte ograničavati sebe ili svoj tim čvrstim okvirima.

Odabir samo jedne odluke može značiti probleme u rješavanju drugih problema. Ako možete, pokušajte pronaći opcije koje nadilaze rješavanje samo jednog problema jer ćete tako unaprijediti više područja u kojima ste angažirani.

Donošenje odluka se zapravo vrti oko vrijednosti koje u tom trenutku trebate zadovoljiti. Vrijednosti mogu biti financijske, emocionalne, socijalne te intelektualne. Donošenje odluka trebalo bi se sastojati od svih vrijednosti na kratkoročnom i dugoročnom planu. Analiziranje vrijednosti nije lak posao jer nam je ponekad teško vidjeti kakva je situacija. To je posebno problem kada se upetljaju emocije. Nije rijetko da se vodimo kratkoročnim i trenutnim zadovoljstvima pa nam emocije otežavaju proces.

Biste li radije uzeli jedan kolačić sada ili dva nakon pola sata? Austrijski psiholog i dobitnik Grawemeyereve nagrade u psihologiji 2011., Walter Mitsel, zapitao se isto. U svom eksperimentu također provedenom na sveučilištu Stanford, otkrio je kako su djeca, koja su trenutno spremna obuzdati se mirisima sočnog kolača, postala puno uspješnija u svojoj odrasloj dobi. Ovo otkriće revolucionarno u području psihologije uspjeha. Sposobnost odgađanja trenutnog zadovoljstva u ime nekog vremenski udaljenijeg, ali vrijednog cilja, jedan od značajnih pokazatelja budućeg uspjeha. Svakodnevno se susrećemo s istom dilemom – raditi za buduće zadovoljstvo uspjehom ili pokleknuti pred izazovom trenutačnog zadovoljstva

Poduzmite akciju

Nakon što donositelj konačne odluke da zeleno svjetlo, vrijeme je da se rješenje provede u djelo. Odvojite vrijeme za izradu plana implementacije kako bi vaš tim bio informiran o tome što se od njega očekuje i zajednički radio na njegovom rješavanju. Tada je vrijeme da svoj plan provedete u djelo i pratite napredak kako biste utvrdili je li ova odluka bila dobra ili nije.

Analizirajte svoju odluku i njezin učinak

Nakon što donesete odluku, pratite zadovoljava li ona mjerilo uspjeha koje ste zacrtali u prvom koraku. Ovo je način na koji utvrđujete ispunjava li ovo rješenje kriterije uspjeha vašeg tima ili ne. Pred vama se nalaze izabrana pitanja koja trebate uzeti u obzir kada preispitujete svoju odluku:

• je li riješen problem koji je vaš tim identificirao u 1. koraku?
• kako je odluka utjecala na vas ili vaš tim?
• koji su dionici imali koristi od ove odluke? Na koje je dionike odluka negativno utjecala?

Ako analizom ustanovite da odabrano rješenje ne rješava problem s kojim ste se susreli, možda se rješenje treba podvrgnuti ponovnoj analizi te nadići određene nedostatke. Donošenje odluka ne možemo izbjeći. Vremena kada su nam mame birale što ćemo obući u školu davno su iza nas. Posebice, u poslovnom svijetu. Danas se susrećemo s mnogim dilemama, a donošenje odluka je sastavni dio našeg dana. Zato je važno taj proces olakšati kako bi donošenje odluka izazivalo što manji stres. Donošenje odluka je proces od sedam koraka koje nas uspješno vode kroz oluje nedoumica i zbunjenosti.